Een intekenronde houden

1. Voorbereiden

Voordat je een ronde opent, wil je drie dingen op orde hebben:

• Dienstsjablonen, want de plekken in een ronde verwijzen ernaar. Zie terugkerende patronen vastleggen.
• Een conceptweek, dus een week die je nog niet hebt gepubliceerd. Een gepubliceerde of vergrendelde week is geen startpunt voor een ronde.
• Bekwaamheden, als bepaalde diensten die vereisen. De ronde gebruikt ze om plekken dicht te zetten voor wie ze niet heeft.

2. De ronde openen

Je geeft per dienstsjabloon aan hoeveel plekken er zijn. Zeven keer de vroege dienst, drie keer de late, twee keer de nacht. Daar hangt een deadline aan: tot dat moment kan het team intekenen.

Kies de deadline ruim genoeg dat een parttimer die drie dagen niet werkt hem ook haalt. In de praktijk werkt een week vaak beter dan twee dagen.

3. Wat het team ziet

In de medewerker-app staat de open ronde met alle plekken. Per plek staat er of iemand mag intekenen. Mag het niet, dan staat de reden erbij. Er zijn vier redenen:

• de plek overlapt met een dienst die hij al heeft;
• er zou minder dan elf uur rust tussen twee diensten overblijven;
• er staat goedgekeurd verlof op die dag;
• een harde bekwaamheidseis van het diensttype ontbreekt.

Intekenen kan met een eerste of een tweede keuze. Zolang de ronde open staat kan iemand zijn inschrijving weer intrekken. Na de deadline kan er niets meer bij.

4. Verwerken: hoe de verdeling tot stand komt

De tool loopt bij het verwerken een vaste volgorde af:

1. eerste keuzes gaan vóór tweede keuzes;
2. daarbinnen gaat degene voor die de meeste contracturen nog open heeft staan;
3. is dat gelijk, dan gaat degene voor die minder weekenden heeft gedraaid;
4. is ook dat gelijk, dan beslist een vast kenmerk, zodat toeval geen rol speelt.

Die volgorde is bewust saai. Twee keer verwerken op dezelfde gegevens geeft exact dezelfde uitkomst. Dat is wat je nodig hebt als iemand vraagt waarom hij die zaterdag niet kreeg.

5. Wat eruit komt

De toewijzingen worden aangemaakt als conceptdiensten, langs precies dezelfde weg als een dienst die je met de hand neerzet. Dat betekent dat de arbeidstijdencontrole en de weekvergrendeling ook hier gelden. Kan een toewijzing niet, dan wordt die kandidaat overgeslagen met een reden en loopt de rest gewoon door.

Wat leeg blijft, pak je zelf op. Twee routes:

• je vult de plek zelf in vanaf het bord;
• of je zet hem als open dienst neer, zodat het team hem alsnog kan claimen.

Daarna doorloop je de gewone route: de controle vooraf, publiceren, en eventueel vergrendelen.

6. Praktische tips

• Combineer met beschikbaarheid: laat het team eerst doorgeven wanneer het kan, en open de ronde daarna.
• Zet niet je hele week in een ronde. Begin met de diensten waar de meeste discussie over is, meestal de weekenden en de nachten.
• Vertel vooraf hoe er wordt verdeeld. De volgorde hierboven is de hele uitleg en die past op een A4.
• Elke medewerker kan achteraf zijn eigen uitslag terugzien.

Kort samengevat

• Een ronde opent op een nog niet gepubliceerde week, met een deadline.
• Plekken waar iemand niet op mag, zijn meteen dicht met de reden erbij.
• Eerste keuze, dan resterende contracturen, dan minder weekenden.
• Verwerken kan één keer en levert conceptdiensten op.
• Wat leeg blijft gaat als open dienst het bord op.