Hoe werkt verlof aanvragen en goedkeuren?

Zo vraagt een medewerker verlof aan

Op de telefoon opent de medewerker de app en gaat naar het tabblad Regelen, blok Verlof. Op een computer kan het ook via Afwezigheid in de zijbalk, met de knop Verlof aanvragen. Invullen doe je met vier velden:

• Type verlof, bijvoorbeeld vakantie of bijzonder verlof.
• Startdatum en Einddatum.
• Opmerking, optioneel, voor een korte toelichting.

Onderin het venster staat het resterende saldo van dit jaar, uitgesplitst naar wettelijk en bovenwettelijk, zodat je vóór het aanvragen ziet wat je nog hebt. Na het versturen staat de aanvraag in de eigen lijst met een status. Zolang die openstaat, kan de medewerker hem zelf intrekken. Wordt hij afgewezen, dan staat de reden erbij.

Zo beoordeelt een leidinggevende de aanvraag

Op Afwezigheid, tab Verlof, staat rechtsboven de schakelaar Openstaande aanvragen met een teller. Elke aanvraag is een kaart met naam, afdeling, verlofsoort, periode, de opmerking en de aanvraagdatum. Daar staan twee signalen bij die het besluit makkelijker maken:

• Bezetting. Een vinkje of een waarschuwingsteken laat zien of goedkeuren de bezetting onder de norm duwt.
• Conflicterende diensten. Staat de medewerker in die periode al ingepland, dan staat er precies op welke dagen. Bij goedkeuren worden die diensten automatisch verwijderd, en de tool meldt hoeveel dat er waren.

Met Goedkeuren is het rond; de aanvrager krijgt automatisch bericht per e-mail. Met Afwijzen vul je desgewenst een reden in, bijvoorbeeld dat de bezetting te laag wordt. Heb je een stapel aanvragen liggen, dan kun je ze selecteren en in één keer goedkeuren. Aanvragen die de bezetting onder de norm duwen, worden dan niet stil doorgezet: die blijven staan met een melding erbij.

Hoe het saldo wordt berekend

Boven de eigen aanvragen staan vier tegels: resterend wettelijk, resterend bovenwettelijk, opgenomen en resterend totaal.

• Wettelijke opbouw is vier keer de contracturen per week, naar rato van het deel van het jaar dat iemand in dienst is.
• Bovenwettelijke opbouw komt uit de cao of de arbeidsvoorwaarden en staat standaard op nul tot je hem instelt.
• Opname gaat eerst van het wettelijke saldo af, want dat vervalt het eerst. Wat er dan nog van af moet, gaat van het bovenwettelijke deel.
• De verlofuren van een periode zijn de eigen werkdagen in die periode maal de contracturen per werkdag. Iemand die vier dagen werkt, verbruikt voor een week vakantie dus vier dagen, niet vijf.
• Alleen vakantie verbruikt saldo. Bijzonder verlof, onbetaald verlof, compensatie en ziekte raken het saldo niet.

De verlofsoorten

Standaard staan klaar: Vakantie, Compensatieverlof, Bijzonder verlof, Onbetaald verlof en Ziek. Bij bijzonder verlof kies je een reden, bijvoorbeeld calamiteitenverlof of kortdurend zorgverlof. Eigen soorten voeg je toe bij Instellingen, onder Verloftypes, met een eigen letter en kleur voor op het rooster.

Automatisch goedkeuren, als je dat wilt

Standaard komt elke aanvraag bij een mens terecht. Zet je automatisch goedkeuren aan, dan gebeurt dat alleen binnen strakke grenzen: de startdatum moet ver genoeg vooruit liggen, het mag geen bijzonder verlof of ziekmelding zijn, en de bezetting moet gedekt blijven. Die bezettingsrem geldt bij automatisch goedkeuren altijd. Alles wat daar niet in past, komt gewoon bij de leidinggevende.

Wat het met het rooster doet

Goedgekeurd verlof is meteen zichtbaar op het roosterbord, zodat je bij het plannen niet per ongeluk over iemands vakantie heen boekt. Diensten die met het verlof botsten, zijn dan al weg. Ontstaat er een gat, dan kun je het opvullen met de voorstellen op het roosterbord of de dienst als open dienst aanbieden aan collega's.

Voor HR staat er bovendien de kaart Verlofprognose (ook wel het verlofstuwmeer): hoeveel wettelijk verlof er aan het eind van het jaar nog openstaat als iedereen doorgaat zoals nu, met het signaal vervalt mogelijk bij wie boven de drempel uitkomt. Handig om op tijd te sturen in plaats van in december te schrikken.