Een tablet instellen als kioskscherm

1. Wat je nodig hebt

• Een apparaat met een moderne browser. Een tablet is het handigst, maar een oude laptop of een pc met een aanraakscherm werkt ook.
• Een plek bij de ingang of bij de tijdregistratie, met stroom in de buurt.
• Netwerkverbinding. Wifi is prima; een tijdelijke onderbreking wordt opgevangen.

Je hoeft niets te installeren. Het kioskscherm is een pagina in dezelfde omgeving, met een eigen weergave zonder zijbalk en zonder de rest van de tool.

2. Het kioskaccount

Een kioskscherm draait op een eigen serviceaccount met de rol kiosk. Dat account mag precies één ding: klokacties uitvoeren. Het kan geen roosters inzien, geen personeelsgegevens openen en geen instellingen wijzigen.

Dat is belangrijk, want zo’n scherm staat de hele dag ingelogd in een openbare ruimte. Zou je daar een gewoon HR-account op zetten, dan zou iedereen die langsloopt bij het hele personeelsbestand kunnen.

3. Pincodes

Elke medewerker zet zijn eigen pincode van vier tot zes cijfers. Dat doet hij in de korte wizard die de medewerker-app bij het eerste gebruik toont; is de pincode gewist, dan komt die wizard vanzelf terug. HR kan een pincode niet uitlezen: hij wordt versleuteld opgeslagen en alleen op de server gecontroleerd, nooit op de tablet zelf.

Is een pincode nog niet ingesteld, dan zegt het scherm dat ook met zoveel woorden in plaats van een algemene foutmelding te geven.

4. Klokken op het scherm

De medewerker doorloopt vier korte stappen:

1. zichzelf opzoeken in de lijst;
2. zijn pincode invoeren;
3. kiezen tussen inklokken en uitklokken;
4. eventueel een notitie meegeven, en bevestigen.

Daarna volgt een bevestiging met de tijd die is vastgelegd. Klopt er iets niet, dan is de melding altijd specifiek: onjuiste pincode, al ingeklokt, pincode nog niet ingesteld, of te veel foute pogingen.

5. De rem op foute pogingen

Vijf foute pincodes binnen een kwartier zetten die medewerker een kwartier op slot. De teller loopt niet in het geheugen van de tablet maar uit het onveranderlijke logboek op de server, dus de tablet opnieuw opstarten helpt niet.

Dat is nodig omdat een korte pincode weinig mogelijkheden heeft: bij vier cijfers zijn het er maar tienduizend. Zonder rem zou iemand die er rustig doorheen kunnen proberen.

6. Als het netwerk wegvalt

Klokacties worden dan lokaal op het apparaat bewaard en later alsnog aan de server aangeboden, met de tijd van het moment zelf. Zo verliest niemand zijn uren doordat de wifi even hikte.

Die meegereisde tijd wordt op de server wel gecontroleerd. Een tijdstip in de toekomst of veel te ver in het verleden wordt vervangen door de tijd van de server. Anders zou een verkeerd ingestelde tabletklok stilletjes de urenadministratie kunnen beïnvloeden.

De pincode wordt nooit lokaal gecontroleerd, ook niet offline. Klokken zonder verbinding betekent dus dat de actie wordt bewaard, niet dat de beveiliging tijdelijk vervalt.

7. Wat er daarna gebeurt

De geklokte tijden komen terecht in het urenoverzicht, naast de geplande diensten, met het verschil erbij. Vergeet iemand uit te klokken, dan volgt er een herinnering en valt de openstaande registratie op. Lees verder bij in- en uitklokken en bij de loonexport.

Kort samengevat

• Een tablet, oude laptop of pc met een browser is genoeg.
• Het kioskaccount mag uitsluitend klokken, verder niets.
• Medewerkers zetten zelf hun pincode; niemand kan hem uitlezen.
• Vijf foute pogingen binnen een kwartier blokkeert een kwartier.
• Netwerkuitval wordt opgevangen; de echte tijd reist mee en wordt gecontroleerd.