Roosteren in de zorg, waar de bezetting geen suggestie is
In een kliniek of zorgorganisatie is het rooster geen verdeling van uren maar een veiligheidsafspraak. Er moet een bevoegde kracht staan, er moet rust tussen twee diensten zitten en een ziekmelding om zes uur ’s ochtends mag niet betekenen dat niemand het merkt. OurTimetable rekent die eisen mee terwijl je plant.
De norm staat vast, het rooster praat mee
Je legt per dag, per dagdeel en per rol vast hoeveel mensen er moeten staan. Het bord laat continu zien wat de norm is en wat er werkelijk gepland is, zodat onderbezetting niet pas op de dag zelf opvalt.
Voor dagen met een andere vraag kun je de norm laten meebewegen. Een dienstmutatie die de bezetting onder de ondergrens duwt geeft een waarschuwing; je kunt die bewaking ook op hard zetten, dan wordt zo’n mutatie geweigerd.
- Norm per dag, per dagdeel en per rol, met een aparte factor voor feestdagen
- Ondergrens instelbaar als percentage van de norm, zodat je een marge kunt aanhouden
- Bewaking in drie standen: uit, waarschuwen of hard weigeren
- Ook een verlofgoedkeuring wordt tegen de bezetting gehouden
Bevoegd en bekwaam, met een waarschuwing voor het verloopt
Per medewerker leg je vast welke bekwaamheden hij heeft en tot wanneer die geldig zijn. Denk aan BIG-registratie, reanimatie of een apparaatscholing. Bij een dienst die een bekwaamheid vereist controleert de tool of de ingeplande medewerker die op die datum ook echt heeft.
Een aparte controle kijkt vooruit naar bekwaamheden die binnenkort aflopen en meldt dat bij HR, zodat er wordt bijgeschoold voordat iemand niet meer inzetbaar is.
- Bekwaamheid met een einddatum, gecontroleerd op de datum van de dienst
- Signaal vooraf als een bekwaamheid binnenkort verloopt
- Diensten waarvoor niemand bekwaam is komen als uitzondering naar boven
- Open diensten worden aangeboden aan wie er bekwaam en beschikbaar voor is
Rusttijden waar de tool niet omheen laat lopen
Onregelmatige diensten leveren precies de fouten op die je met de hand niet ziet: een avonddienst gevolgd door een vroege, te veel dagen achter elkaar, een week die stilletjes vol loopt. Elke dienst die je opslaat wordt getoetst aan de Arbeidstijdenwet.
De tool maakt onderscheid tussen een waarschuwing en een echte overtreding. Onder de norm van elf uur rust krijg je een melding waar je bewust langs kunt. Onder het wettelijke minimum van acht uur, of boven de twaalf uur op een dag, wordt de dienst geweigerd zolang het hard weigeren aanstaat, en dat is de standaard.
- Elf uur rust als norm, acht uur als harde ondergrens
- Meer dan twaalf uur op een dag wordt geweigerd
- Boven het weekplafond van zestig uur volgt een waarschuwing
- Overlap met een andere dienst wordt altijd geblokkeerd
Een ziekmelding maakt het gat meteen zichtbaar
Meld je iemand ziek, dan verdwijnen zijn geplande diensten niet stil uit het rooster maar komen ze terug als open dienst met de reden ziekte. Je ziet dus precies wat er nog ingevuld moet worden, en collega’s die ervoor bekwaam zijn kunnen zo’n dienst oppakken.
Staat een open dienst te lang open, dan escaleert hij naar HR in plaats van te blijven liggen. Hoe lang dat is stel je zelf in.
- Ziekmelden vanaf de planning of vanaf de medewerker-app
- Vrijgekomen diensten komen terug als open dienst met de reden erbij
- Een open dienst die te lang openstaat escaleert automatisch
- Geen medische gegevens in de tool, alleen wat je nodig hebt om te roosteren
De poortwachter-tijdlijn loopt vanzelf mee
Bij langer verzuim horen wettelijke termijnen. Vanaf de eerste ziektedag rekent OurTimetable de tijdlijn uit: registratie in week 1, probleemanalyse in week 6, plan van aanpak in week 8, de UWV-melding in week 42, de eerstejaarsevaluatie in week 52 en de WIA-aanvraag in week 91.
Een mijlpaal die binnen twee weken valt levert een melding bij HR op. Je kunt een mijlpaal afronden of op niet van toepassing zetten, en dan verdwijnt hij van de radar. Wie dat deed en wanneer wordt vastgelegd.
- Zes wettelijke mijlpalen, berekend vanaf de eerste ziektedag
- Waarschuwing bij HR zodra een mijlpaal binnen veertien dagen valt
- Afronden of op niet van toepassing zetten, met vastlegging van wie en wanneer
- De tijdlijn wordt elke dag opnieuw berekend, dus hij loopt nooit uit de pas
Waar je het aan merkt
Geen onderbezetting die je pas op de dag ziet
De norm en de werkelijke bezetting staan naast elkaar op het bord, en de vooruitblik kijkt vier weken verder.
Geen verlopen bekwaamheid in het rooster
De geldigheidsdatum wordt getoetst op de dag van de dienst, niet op de dag dat je plant.
Een ziekmelding kost geen ochtend bellen
De vrijgekomen diensten staan open en zichtbaar, en escaleren zelf als er niemand op reageert.
Verzuimtermijnen die je niet mist
De poortwachter-mijlpalen melden zich vanzelf, ruim voor de deadline.
Onregelmatigheid netjes op de loonstrook
De export splitst per looncode, met een aparte regel per toeslagvenster, op basis van de geklokte tijd.
Personeelsdata die je durft te bewaren
Eigen database per organisatie, versleutelde opslag, bewaartermijnen en tweefactor-inlog.
Wat men hierover vraagt
Kan ik meerdere locaties of afdelingen naast elkaar plannen?
Ja. Je kunt meerdere vestigingen inrichten, met rechten en zichtbaarheid per vestiging, en filteren op vestiging of afdeling. Er is ook een bewaking op reistijd: plan je iemand achter elkaar op twee locaties, dan kan de tool controleren of het gat tussen de diensten groot genoeg is volgens de reistijdmatrix die je zelf invult.
Staan er medische gegevens in de tool?
Nee. Een ziekmelding legt vast dat iemand ziek is vanaf een datum, en de poortwachter-tijdlijn wordt daaruit berekend. Diagnoses of medische details horen daar niet in en zijn er ook geen veld voor.
Rekent de tool met onze cao?
De tool rekent met toeslagvensters die per periode aan je omgeving hangen: avond, nacht, zaterdag, zondag en feestdag, elk met een eigen percentage, en met regels per diensttype zoals slaapdienst, bereikbaarheid of consignatie. De looncodes waaronder dat wordt geëxporteerd stel je zelf in. Er zit géén cao-bibliotheek in de tool en er zijn geen automatische cao-updates: wijken jullie af van de standaardvensters, leg dat dan bij de inrichting aan ons voor. Valt een dienst buiten elke vastgelegde periode, dan meldt de export dat bovenaan in plaats van er een bedrag bij te verzinnen.
Hier gaat het verder
Roosteren en bezetting
Hoe het bord meerekent terwijl je plant: normen, rusttijden en open diensten.
Lees verderVerzuim en poortwachter
Ziekmelden, vrijgekomen diensten en de wettelijke tijdlijn bij langer verzuim.
Lees verderBekwaamheden en beschikbaarheid
Wie mag wat, wie kan wanneer, en wat er gebeurt als een certificaat verloopt.
Lees verderZet je eerste zorgrooster deze week klaar
Maak een omgeving aan, zet je afdelingen en bezettingsnormen erin en plan een week. Je merkt binnen een uur of het past bij de manier waarop jullie roosteren.