De eerste dertig minuten

De stappen

1. 1Minuut 0 tot 3

   Aanmelden en bevestigen

   Je vult drie dingen in: de naam van je organisatie, je eigen naam en je werk-e-mailadres, plus akkoord op de voorwaarden en de privacyverklaring. Er wordt op dat moment nog niets aangemaakt: je krijgt een bevestigingsmail, en die link is vierentwintig uur geldig.

   Klik je op de link, dan wordt pas dán je omgeving gebouwd: een eigen, afgeschermde database voor jouw organisatie, met jouw account als beheerder erin. Je krijgt een tijdelijk wachtwoord waarmee je meteen kunt inloggen. Gaat er onderweg iets mis, dan blijft de omgeving ongebruikt in plaats van half klaar.

   • Geen creditcard en geen verkoopgesprek: je start met 30 dagen waarin alles aanstaat
   • De bevestigingslink werkt één keer en is vierentwintig uur geldig
   • Je krijgt een eigen database, geen rij in een gedeelde tabel
   • Je eigen account is meteen beheerder
2. 2Minuut 3 tot 8

   Vestiging, afdelingen en de eerste medewerkers

   Maak eerst je vestiging aan, met naam en adres, en de afdelingen die je gebruikt. Werk je op één locatie, dan is dat één vestiging en ben je zo klaar.

   Daarna de medewerkers. Voor een handjevol mensen typ je ze in; voor een grotere lijst gebruik je de import. Je uploadt of plakt een CSV, en de tool herkent de kolommen zelf: naam, e-mailadres, functie, contracturen, afdeling, vestiging, telefoon, contractsoort en datum in dienst. Wat hij niet herkent wijs je met de hand toe.

   Voor je iets bevestigt zie je een voorbeeld met kleuren: groen is nieuw, geel wordt overgeslagen omdat het er al staat, rood is een fout met de reden erbij. Pas als het klopt bevestig je. Er gaat tijdens de import geen enkele mail of melding uit, dus je kunt het rustig een paar keer proberen.

   • Medewerkers met de hand of via een CSV-import
   • Automatische kolomherkenning, met handmatige toewijzing als terugval
   • Voorbeeld met groen, geel en rood voordat je bevestigt
   • De import verstuurt niets naar je medewerkers
3. 3Minuut 8 tot 14

   Dienstsoorten en de bezetting die je nodig hebt

   Leg de diensten vast die je vaak gebruikt: een naam, een korte afkorting, een begin- en eindtijd, een vestiging en een kleur. Dat is wat je straks op het bord stempelt in plaats van elke keer tijden in te typen. Een dagdienst, een avonddienst en een nachtdienst is vaak al genoeg om te beginnen.

   Leg daarna vast hoeveel mensen je nodig hebt: per dag, per dagdeel en eventueel per rol. Dat is de norm waar het bord straks tegenaan houdt wat er werkelijk staat. Je kunt dit ook overslaan en later toevoegen; het rooster werkt ook zonder.

   Heb je pauzeregels, zet die er dan meteen in: vanaf hoeveel uur gaat welke pauze eraf. Die wordt automatisch van de gewerkte tijd afgetrokken, dus daar hoeft later niemand meer aan te denken.

   • Dienstsjablonen met tijd, kleur en afkorting
   • Bezettingsnorm per dag, dagdeel en rol
   • Pauzeregels met een duur en een drempel
   • Alles is later nog aan te passen; niets is definitief
4. 4Minuut 14 tot 25

   Je eerste rooster

   Open het rooster en kies de week. Klik op een lege cel bij de juiste medewerker en dag, en er opent een venster waarin je de tijden zet. Of je pakt een sjabloon uit het palet en stempelt hem neer. Een bestaande dienst sleep je naar een andere dag of een andere medewerker.

   Terwijl je bezig bent rekent de tool mee. Overlap met een andere dienst wordt geweigerd. Minder dan elf uur rust tussen twee diensten geeft een waarschuwing, minder dan acht uur is een harde overtreding die niet wordt opgeslagen. Contracturen, bezetting en bekwaamheid komen terug als melding.

   Werk je met een vast patroon, dan hoef je dit maar één keer te doen: sla de week op als weeksjabloon of leg per medewerker een basisrooster vast met een cycluslengte, en rol dat uit over de komende weken.

   • Klikken, slepen of stempelen met een sjabloon
   • Overlap wordt altijd geweigerd, met vermelding van de andere dienst
   • Rusttijd en arbeidstijdgrenzen worden meteen getoetst
   • Ongedaan maken en opnieuw doen op het bord
   • Een week kopiëren naar meerdere volgende weken
5. 5Minuut 25 tot 30

   Controleren en publiceren

   Voor je publiceert draai je de controle vooraf. Die geeft in een lijst terug wat er nog aandacht vraagt: harde en zachte punten, gaten in de bezetting, medewerkers met een ongunstig patroon en de kosten van de week.

   Publiceer je, dan zien je medewerkers het rooster en krijgen de betrokkenen daar bericht van. Tot dat moment ziet niemand iets, dus je kunt rustig sleutelen. Verandert er daarna nog iets, dan laat een apart paneel zien wat er sinds de publicatie is gewijzigd.

   Klaar. Vanaf hier kun je het team uitnodigen voor de app, een tablet neerzetten om te klokken, of gewoon het weekoverzicht afdrukken en ophangen.

   • Controle vooraf met alles wat nog aandacht vraagt
   • Publiceren per week of voor meerdere weken tegelijk
   • Medewerkers krijgen bericht zodra hun week gepubliceerd is
   • Het rooster is af te drukken als weekoverzicht