Filialen plannen zonder per winkel opnieuw te beginnen
Met een paar vestigingen en veel deeltijdcontracten zit de moeite niet in het maken van één rooster, maar in het overzicht over alles bij elkaar. Wie zit boven zijn uren, waar staat er te weinig personeel, en wie kan er nog bij in een andere winkel. OurTimetable laat je die vestigingen naast elkaar plannen en rekent de contracturen mee.
Meerdere vestigingen, één overzicht
Je richt per vestiging in wie er werkt, welke bezetting nodig is en welke roosterregels gelden. Aan een manager wijs je toe welke vestigingen hij beheert; buiten die vestigingen kan hij niets wijzigen. HR en beheerders kijken over het geheel.
Werkt iemand op meerdere locaties, dan kun je de reistijd tussen die locaties vastleggen. De tool controleert dan of het gat tussen twee diensten op verschillende adressen groot genoeg is.
- Per vestiging eigen bezettingsnormen en roosterregels
- Rechten en zichtbaarheid per vestiging
- Reistijdmatrix tussen locaties, met bewaking op opvolgende diensten
- Rapportage per vestiging of over de hele organisatie
Contracturen die je niet hoeft na te tellen
Bij elke medewerker staan de contracturen. Tijdens het plannen zie je hoeveel er al staat en hoeveel er nog bij kan. Loopt iemand structureel over, dan komt dat naar boven als signaal, niet pas als de salarisadministratie erover belt.
Andersom werkt het ook: er is een signaal voor medewerkers die structureel onder hun contracturen blijven, met instelbare drempels voor hoeveel uren en over hoeveel weken je dat structureel noemt.
- Contracturen per medewerker zichtbaar tijdens het plannen
- Signaal bij overschrijding en bij structureel te weinig uren
- Drempels voor aantal uren en aantal weken zelf instelbaar
- Signaal wanneer je inhuurt terwijl eigen personeel nog uren over heeft
Bezetting per dagdeel, ook op koopavond
Je legt per dag en per dagdeel vast hoeveel mensen er nodig zijn, en desgewenst per rol. Zaterdag ziet er anders uit dan dinsdagochtend, en dat mag ook zo in het rooster staan.
Voor feestdagen kun je een aparte factor instellen, zodat je niet elke keer met de hand hoeft te corrigeren.
- Norm per dag, per dagdeel en per rol
- Aparte factor voor feestdagen
- Herbruikbare dienstsoorten en roosterpatronen
- Een week kopiëren naar een volgende week
Uren, toeslagen en de loonaanlevering
Medewerkers klokken in en uit op de telefoon of op een vast scherm in de winkel. Aan het eind van de periode maak je een export per looncode: regulier, meeruren en per toeslagvenster een eigen regel.
Je kiest tussen een CSV voor Excel en een AFAS-importbestand. De geklokte tijd is de bron, dus de aanlevering klopt met wat er werkelijk gewerkt is.
- Klokken via de app of een vast scherm in de winkel
- Export per looncode, als CSV of AFAS-bestand
- Openstaande klokregistraties blokkeren de export tot ze zijn opgelost
- Rapportage over overuren, verdeling van avond- en weekenddiensten en inhuur
Waar je het aan merkt
Overzicht over alle filialen
Eén plek waar je ziet welke winkel nog mensen tekortkomt en welke er te veel heeft.
Minder verrassingen op de loonstrook
Overschrijding van contracturen komt naar boven tijdens het plannen, niet achteraf.
Eigen mensen eerst
Huur je in terwijl een eigen medewerker nog uren over heeft, dan krijg je daar een signaal over.
Rechten die kloppen met de organisatie
Een filiaalmanager ziet zijn eigen winkel, niet het hele personeelsbestand.
Een rooster op de telefoon
Deeltijders zien hun eigen week zonder in te loggen op een computer.
Aanlevering die aansluit
De uren gaan per looncode het salarissysteem in, uit dezelfde bron als het rooster.
Wat men hierover vraagt
Kan een medewerker in twee winkels werken?
Ja. Je kunt iemand op meerdere vestigingen inplannen. Vul je de reistijd tussen die locaties in, dan kan de tool controleren of er genoeg tijd tussen twee diensten op verschillende adressen zit. Die bewaking staat standaard uit en zet je zelf aan.
Hoeveel vestigingen kan ik aanmaken?
Dat hangt af van je pakket. De actuele grenzen staan op de prijzenpagina. Groei je over een grens heen, dan blijft alles wat er al staat gewoon werken; alleen het toevoegen van een nieuwe vestiging wordt dan geweigerd, met uitleg erbij.
Kan ik zien hoe avond- en weekenddiensten verdeeld zijn?
Ja. De rapportage heeft een overzicht van de verdeling van nacht- en weekenddiensten, zodat je kunt zien of die eerlijk over het team liggen in plaats van steeds bij dezelfde mensen.
Hier gaat het verder
Begin met één filiaal
Richt één winkel in, plan een week en kijk of het overzicht klopt. Daarna zet je de andere vestigingen erbij.