De tool kijkt vooruit, jij kijkt alleen naar wat nieuw is
Er is een verschil tussen een dashboard vol grafieken en een scherm dat je vertelt wat er vandaag misgaat. OurTimetable begint bij het tweede: een lijst uitzonderingen met de vraag erbij wat je ermee moet. De cijfers voor achteraf staan in een apart rapportagescherm.
Het dagscherm: wat vraagt vandaag aandacht
Bovenaan staan zes tegels met een kleur: de bezetting van vandaag, wie er aanwezig is, wie er ziek is, wat er administratief blijft liggen, hoe ver het rooster vooruit gevuld is en hoeveel uren er deze maand staan. Elke tegel klikt door naar de plek waar je het oplost.
Daaronder de uitzonderingen. Er zijn een kleine twintig soorten, waaronder een vergeten uitklok, een gat in de bezetting, een openstaande verlofaanvraag, een correctie die wacht, een ruilverzoek, een dag die nog niet is afgevinkt, een open dienst die niemand oppakt, een verlopende bekwaamheid, een ongezond roosterpatroon, een dienst zonder cao-dekking, een aflopend contract en een poortwachter-mijlpaal.
Er is ook een naslag van wat er is afgehandeld, zodat je kunt terugkijken wie welk besluit nam.
- Zes tegels met kleur en doorklik
- Ongeveer twintig soorten uitzonderingen, elk met een vervolgstap
- Overzicht van wat er is afgehandeld
- Een daglijst met wie er is en wat er speelt
Vier weken vooruit, en alleen het nieuwe
Met vaste tussenpozen worden de komende vier weken doorgerekend: onderbezetting per dag en dagdeel, harde conflicten, aanvragen die blijven liggen en diensten waarvoor niemand bekwaam is. Wat is opgelost verdwijnt zonder ruis.
De uitkomst wordt gebundeld gemeld, niet per wijziging. Dat is bewust: een melding per mutatie leest niemand meer na de eerste week. Er wordt wekelijks een sober overzicht bewaard van dekking, overtredingen, roostergezondheid, kosten, cao-dekking en bekwaamheid, zodat je kunt zien of het de goede kant op gaat.
- Vier weken vooruit, meerdere keren per dag doorgerekend
- Alleen nieuwe aandachtspunten worden gemeld
- Gebundeld in plaats van een melding per wijziging
- Doorklikken naar precies die dag in het rooster
- Wekelijkse momentopname zonder persoonsgegevens, voor de trend
De cijfers achteraf
Het rapportagescherm bevat onder meer het verzuimpercentage, aanwezigheid, geplande en gewerkte uren met het verschil, onderbezetting en overbezetting in locatiedagen, het aantal niet nagekomen diensten en het aantal keer te laat, en de contractmix van voltijd, deeltijd, oproep en zzp.
Daarnaast zitten er zwaardere analyses in: verliesuren en waar ze ontstaan, hoe stabiel het rooster is na publicatie, hoe verzuim en roostergezondheid samenhangen, hoe nacht- en weekenddiensten over het team verdeeld zijn, en hoeveel er wordt ingehuurd tegenover de benutting van eigen personeel. Meerdere rapporten kun je als CSV meenemen.
- Verzuim, aanwezigheid, geplande tegenover gewerkte uren
- Onder- en overbezetting in locatiedagen
- Niet nagekomen diensten en te-laat-registraties
- Verdeling van nacht- en weekenddiensten over het team
- Inhuur tegenover benutting van eigen personeel
- Stabiliteit van het rooster na publicatie
Per vestiging vooruitkijken
Per vestiging is er een profiel met de minimale bezetting per week en het aantal mensen dat normaal werkt. Daaruit rolt een formatiegat: weken achter elkaar waarin de beschikbare contracturen onder de benodigde uren zakken. Dat is het signaal dat je moet gaan werven, niet inhuren.
Er is ook een verkenning van wat er gebeurt als een specifieke medewerker vertrekt, en een prognose van de loonkosten per vestiging.
- Vestigingsprofiel met minimale bezetting per week
- Formatiegat over meerdere aaneengesloten weken
- Wat gebeurt er als deze medewerker vertrekt
- Loonkostenprognose per vestiging
Waar je het aan merkt
Een scherm dat je wél leest
Alleen wat nieuw is en wat aandacht vraagt, in plaats van alles wat er ooit gebeurde.
Problemen voordat ze problemen zijn
De vooruitblik gaat vier weken ver, dus je hebt nog tijd om te schuiven.
Zicht op eerlijkheid
Je ziet of nacht- en weekenddiensten echt verdeeld zijn of steeds bij dezelfde mensen liggen.
Onderbouwing voor werving
Het formatiegat laat zien waar structureel te weinig contracturen zitten.
Grip op inhuur
Inhuur staat naast de benutting van eigen personeel, met de kosten erbij.
Cijfers die je kunt meenemen
Meerdere rapporten zijn als CSV te downloaden voor je eigen analyse.
Wat men hierover vraagt
Krijg ik voor elke wijziging een melding?
Nee, en dat is bewust. Er wordt gebundeld gemeld, en alleen wat nieuw is. Een probleem dat je hebt opgelost verdwijnt zonder dat je daar een bericht over krijgt. Zo blijft de melding iets waard.
Staan er persoonsgegevens in de wekelijkse momentopnamen?
Nee. De momentopnamen die voor de trend bewaard worden bevatten alleen getallen over dekking, overtredingen, roostergezondheid, kosten, cao-dekking en bekwaamheid. Geen namen.
Kan ik de cijfers exporteren?
Ja, meerdere rapporten hebben een knop om de gegevens als CSV te downloaden, zodat je er in Excel mee verder kunt.
Kijk een week mee met het dagscherm
Zet een gratis omgeving op met een echte week erin en kijk wat het dagscherm je vertelt. Dat zegt meer dan een lijst met functies.