Aanvragen die niet meer zoekraken
Verlof loopt langs een vaste route met een duidelijke status: ingediend, goedgekeurd of afgewezen. De medewerker ziet vooraf wat de aanvraag hem aan saldo kost, de goedkeurder ziet wat het voor de bezetting betekent, en goedgekeurd verlof staat meteen in het rooster.
Aanvragen en goedkeuren
De medewerker dient de aanvraag in vanaf zijn telefoon. Hij ziet daarbij zijn actuele saldo en een berekening van wat deze aanvraag ongeveer kost, zodat hij niet achteraf ontdekt dat het niet paste. Een ingediende aanvraag kan hij zelf weer intrekken.
Aan de andere kant keurt HR of de manager goed, in bulk als er een stapel ligt, of wijst af met een notitie. HR kan ook zelf verlof toevoegen voor iemand, bijvoorbeeld als het telefonisch is doorgegeven, of bijzonder verlof registreren.
- Aanvragen vanaf de telefoon, met het saldo en de kosten in beeld
- Zelf intrekken zolang de aanvraag nog openstaat
- Goedkeuren in bulk, afwijzen met een notitie
- HR kan verlof toevoegen, wijzigen of verwijderen
- Iedereen ziet dezelfde status, dus niemand hoeft na te vragen
Het saldo, in uren
Het saldo staat in uren, per medewerker en per jaar. De wettelijke opbouw is vier keer de contracturen per week, naar rato van het deel van het jaar dat iemand in dienst is. Bovenwettelijke uren komen daar bovenop als je die instelt.
Wordt er verlof opgenomen, dan gaat dat eerst van het wettelijke saldo af, omdat dat het eerst vervalt, en daarna pas van het bovenwettelijke. Niet elke verlofsoort raakt het saldo: alleen vakantie doet dat.
- Saldo in uren, niet in dagen
- Wettelijke opbouw van vier keer de contracturen per week
- Naar rato voor wie in de loop van het jaar in of uit dienst gaat
- Opname gaat eerst van het wettelijke saldo af
- Alleen vakantie verbruikt saldo; andere soorten worden wel geregistreerd
Verlofsoorten en feestdagen
Standaard staan er vakantie, compensatieverlof, bijzonder verlof en onbetaald verlof in, plus een soort die alleen HR kan gebruiken. Bijzonder verlof kent daarbinnen categorieën als calamiteitenverlof en kortdurend zorgverlof. Je kunt de lijst zelf uitbreiden met je eigen soorten.
Feestdagen staan per organisatie vastgelegd en zijn er voor de komende jaren al ingezet. Daarnaast rekent de tool ze zelf uit voor de regel dat iemand vrij is op officiële feestdagen, inclusief de verschuiving van Koningsdag als die op zondag valt. Daar komt geen externe agendadienst aan te pas.
- Vier standaardsoorten plus een HR-eigen soort, zelf uit te breiden
- Categorieën binnen bijzonder verlof, waaronder calamiteit en zorgverlof
- Feestdagen per organisatie, met een berekening voor de regel vrij op feestdagen
- Goedgekeurd verlof blokkeert de planning van die dag
Goedkeuren zonder de bezetting te slopen
Bij het goedkeuren kijkt de tool of de bezetting overeind blijft. Doorbreekt de aanvraag de ondergrens die je hebt ingesteld, dan zie je dat voordat je op goedkeuren drukt.
Je kunt aanvragen ook automatisch laten goedkeuren als ze binnen de regels vallen en ver genoeg vooruit liggen. Die automatische goedkeuring stopt altijd zodra de bezetting eronder zou lijden, ongeacht hoe je de bewaking verder hebt gezet. Standaard staat automatisch goedkeuren uit.
- Bezettingscontrole bij het goedkeuren
- Automatisch goedkeuren is optioneel en staat standaard uit
- Automatisch goedkeuren stopt altijd bij een bezettingsprobleem
- Minimaal aantal dagen vooruit instelbaar voor automatische goedkeuring
Zien aankomen dat er te veel blijft staan
Verlof dat niemand opneemt wordt een probleem aan het eind van het jaar. De verlofprognose (ook wel het verlofstuwmeer) laat per medewerker zien hoe de saldo’s zich naar het jaareinde ontwikkelen, met een signaal bij verlof dat dreigt te vervallen. Zo kun je op tijd sturen in plaats van in december te ontdekken dat het halve team nog drie weken tegoed heeft.
- Prognose van de openstaande saldo’s
- Per medewerker te bekijken
- Openstaande aanvragen komen als signaal terug in de cockpit
Waar je het aan merkt
Geen aanvragen die blijven liggen
Een openstaande aanvraag komt terug als signaal tot er iets mee gebeurt.
Geen verrassingen over het saldo
De medewerker ziet vooraf wat een aanvraag hem kost.
Geen dubbel geplande dagen
Goedgekeurd verlof blokkeert de planning van die dag meteen.
Bezetting die overeind blijft
Bij het goedkeuren zie je wat het met de dekking van die dag doet.
Minder mailverkeer
Alles staat op één plek met een status, in plaats van in drie postvakken.
Verval dat je aan ziet komen
De verlofprognose laat zien waar het saldo oploopt, ruim voor het jaareinde.
Wat men hierover vraagt
Vervalt wettelijk verlof automatisch op 1 juli?
Nee. De tool boekt niets automatisch af. Opname gaat wel eerst van het wettelijke saldo af, juist omdat dat het eerst vervalt, en de prognose laat zien waar saldo blijft staan. Het daadwerkelijk laten vervallen blijft een besluit dat je zelf neemt en verwerkt.
Kan ik eigen verlofsoorten toevoegen?
Ja, in de instellingen. Let op dat alleen vakantie het saldo verbruikt; andere soorten worden geregistreerd en verschijnen in het rooster, maar tellen niet van het verlofsaldo af.
Wat gebeurt er met een dienst die al gepland stond?
Goedgekeurd verlof blokkeert de planning voor die dag, zodat er niemand overheen plant. Stond er al een dienst, dan zie je dat conflict en los je het op door de dienst te verplaatsen of als open dienst neer te zetten.
Hier gaat het verder
Laat je team een keer verlof aanvragen
Zet een gratis omgeving op, nodig een paar mensen uit en laat ze een aanvraag indienen. Je ziet meteen hoe de route loopt.