Hoe maak ik een rooster?

1. Kies de week waarin je werkt

Open Rooster in de zijbalk. Bovenaan staat de weekbalk: pijlknoppen voor de vorige en de volgende week, de knop Vandaag en een kalenderknop om naar een gekozen week te springen. Ernaast zie je het weeknummer en de periode.

Wil je verder vooruit kijken, zet de schakelaar dan op 2w of 4w. Dat meerweken-overzicht is compact en alleen om te lezen: klik op een week om daar te gaan bewerken. Met de filters erboven beperk je het bord tot een vestiging of afdeling, zoek je een medewerker op naam, of zet je Alleen met diensten aan.

2. Zet de eerste dienst neer

Klik op een lege cel bij de juiste medewerker en dag. Het venster Dienst toevoegen opent met:

• Begintijd en Eindtijd, standaard 08:00 tot 16:00.
• Een regel met de netto uren en de pauze die er volgens je pauzeregels vanaf gaat. Pauzes hoef je dus niet apart in te voeren.
• Speciale dienst (optioneel) voor bijvoorbeeld een spoedtelefoon of een achterwacht.
• Notitie (optioneel) voor een toelichting, bijvoorbeeld een vervanging.

Opslaan doe je met Dienst opslaan. Een bestaande dienst open je door erop te klikken; die kun je ook slepen naar een andere dag of medewerker, met Vastzetten beschermen tegen wijzigen, of met Kopieer naar overige werkdagen in één keer over maandag tot en met vrijdag zetten. Voor een vast patroon gebruik je de herhaalknop, die dezelfde dienst wekelijks doorzet.

3. Laat de tool meekijken

Terwijl je plant, controleert OurTimetable elke dienst. Twee dingen worden hard geblokkeerd:

• Overlap. Staat de medewerker al ergens anders ingepland, dan kun je niet opslaan. In het venster staat waar en wanneer dat is.
• Een eindtijd voor de begintijd. Dat is simpelweg geen dienst.

Daarnaast kijkt de tool naar de Arbeidstijdenwet: minder dan elf uur rust tussen twee diensten, meer dan twaalf uur op één dag, meer dan zestig uur in een week en te veel dagen achter elkaar. Bij een zachte melding kun je bewust doorgaan; de knop verandert dan in Toch opslaan. Staat de instelling voor hard weigeren aan, en die staat standaard aan, dan wordt een echte overtreding geweigerd.

4. Werk sneller met sjablonen en kopieën

• Dienstsjablonen. Boven het bord staat een rij chips met je vaste diensten. Klik een chip aan en klik daarna op een lege cel: de dienst staat er meteen, met de juiste tijden. Sjablonen maak je aan bij Instellingen, onder Roosteren.
• Week kopiëren. In het menu met de drie puntjes zet je de hele week door naar een aantal volgende weken. Bestaande diensten worden nooit overschreven.
• Basisrooster uitrollen. Heb je vaste patronen per medewerker vastgelegd, dan zet je die in één keer om in concept-diensten over meerdere weken.
• Voorstellen. Het paneel onder het bord kan gaten vullen of een hele week genereren. Elk voorstel toont wie, wanneer en waarom, met het effect op kosten, dekking en roostergezondheid. Jij vinkt aan wat je overneemt, of gebruikt Alle veilige voorstellen toepassen. Er wordt nooit iets zonder jouw klik opgeslagen, en het resultaat is altijd concept.
• Roosterassistent. Typ of spreek in gewone taal wat er moet gelden, bijvoorbeeld dat iemand niet in het weekend werkt of dat twee mensen niet samen mogen staan. Dat wordt een regel die bij het plannen meetelt. Regels zijn hard of zacht en gelden voor een persoon, een afdeling, een vestiging of de hele organisatie.

5. Publiceren

Zolang het chipje in de balk op Concept staat, ziet niemand anders je werk. Klik je op Publiceren, dan komt eerst het venster Publiceren: controle vooraf. Daarin staan de harde regelovertredingen, de zachte regelovertredingen, de onderbezette dagen per vestiging, of de roostergezondheid onder je drempel ligt, hoeveel diensten zonder cao-dekking zitten en wat de week ongeveer gaat kosten. Is alles op nul, dan meldt de tool dat er geen aandachtspunten zijn. Met Publiceren bevestigen gaat het rooster live.

Vanaf dat moment zien medewerkers hun diensten in de app, op de pagina Rooster of onder Mijn week. Wijzig je daarna nog iets, dan houdt de tool bij wat er sinds de publicatie is veranderd. Met Concept maken haal je een publicatie terug.

6. De week afsluiten

Is de week voorbij en gecontroleerd, dan kan HR de week vergrendelen met een reden erbij, bijvoorbeeld omdat de periode af is voor de loonexport. Een vergrendelde week is alleen nog te lezen. Ontgrendelen kan, maar vraagt altijd om een reden, zodat later te zien is waarom er na de loonrun nog iets is gewijzigd. Hoe het daarna verder gaat, lees je in uren naar de loonadministratie.

Handig om te weten

• Met de pijltjestoetsen loop je over het bord, spatie voegt een dienst toe, de toets N springt naar de volgende onderbezette plek en Ctrl+Z maakt je laatste actie ongedaan. Het vraagteken toont alle sneltoetsen.
• Bij meer dan vijftig medewerkers schakelt het bord over op een compactere weergave met banen per afdeling, zodat grote roosters werkbaar blijven.
• Meldt iemand zich ziek, dan kunnen zijn diensten automatisch als open dienst worden aangeboden aan collega's die er bekwaam en beschikbaar voor zijn.