Roosterregels vastleggen in gewone taal

1. Een regel invoeren

Boven het roosterbord staat een invoerbalk. Daarin typ je wat je bedoelt, bijvoorbeeld:

• Sanne werkt nooit op woensdag
• Minimaal twaalf uur rust tussen twee diensten voor het hele team
• Youssef en Mark nooit samen inroosteren
• Maximaal twee weekenden per maand voor de afdeling Zorg
• Op de vestiging Utrecht altijd minimaal één verpleegkundige per dagdeel

De tool zet dat om in een regel en laat je eerst zien wat hij ervan begrepen heeft. Pas als jij bevestigt wordt de regel opgeslagen. Twijfelt hij, dan stelt hij een wedervraag met keuzeknoppen in plaats van te gokken.

2. Wat je allemaal kunt vastleggen

Er zijn vijfenvijftig soorten regels. Je hoeft ze niet te kennen: je typt wat je bedoelt en de tool zoekt de juiste soort erbij. Ter indruk van de reikwijdte, gegroepeerd:

• Wanneer wel en niet. Niet op een weekdag, niet na of voor een tijdstip, niet in het weekend, geen nachtdiensten, alleen binnen een venster op een vaste dag, vrij op specifieke data, of juist wél werken op een datum.
• Hoeveel. Maximaal aantal uren per dag, per week of per maand, maximaal aantal diensten, minimaal aantal uren of diensten, geen te korte diensten, geen diensten langer dan een aantal uren.
• Rust en reeksen. Minimale rusttijd, maximaal aantal aaneengesloten werkdagen, minimaal aantal dagen tussen twee nachtdiensten, verboden opeenvolging zoals een vroege na een late, om de week vrij op een weekdag.
• Weekenden. Maximaal aantal gewerkte weekenden per maand, minimaal aantal vrije weekenden, maximaal aantal weekenddagen per week.
• Wie met wie. Altijd samen met een bepaalde collega, nooit samen met een bepaalde collega, altijd samen met iemand van een rol, nooit alleen ingeroosterd.
• Waar. Alleen op één locatie, bij voorkeur op één locatie, alleen op één afdeling, maximaal aantal verschillende locaties per week, niet op twee locaties op één dag.
• Bezetting. Minimaal aantal van een rol per dagdeel, maximaal aantal van een rol tegelijk, maximaal aantal mensen dat tegelijk start.
• Voorkeuren. Voorkeurs-starttijd, voorkeurs-eindtijd, voorkeur voor een dagdeel, rouleren tussen dagdelen.

3. Hard of zacht

Elke regel is hard of zacht, en dat verschil is belangrijk.

• Hard betekent blokkeren. De planner kan er niet omheen en de automatische planner zal zo’n plaatsing niet voorstellen.
• Zacht betekent voorkeur. De regel weegt mee in de afweging, maar hij houdt niets tegen. Handig voor dingen als "hij werkt liever ochtenden".

Elke soort heeft een standaardstand. Van de vijfenvijftig soorten staan er zevenenveertig standaard op hard en acht op zacht. Die acht zijn de echte voorkeuren: liever deze vestiging, liever met deze collega, liever deze starttijd, liever deze eindtijd, liever dit dagdeel, minimaal zoveel uur per week, minimaal zoveel diensten per week, en afwisselen tussen dagdelen. Zet je "bij voorkeur" in je zin, dan wordt de regel zacht opgeslagen.

Twijfel je, kies dan zacht. Een te harde regel maakt het rooster onoplosbaar en dat merk je pas als je onder druk staat.

4. Voor wie geldt de regel

Een regel hoeft niet op één persoon te slaan. Je kunt hem koppelen aan een medewerker, een afdeling, een vestiging, een rol, of aan de hele organisatie. Zo hoef je "minimaal twaalf uur rust" niet vijftig keer in te voeren.

Een regel kan ook een geldigheidsvenster hebben: een datum vanaf wanneer hij ingaat en een datum waarop hij vervalt. Dat is precies wat je wilt bij een tijdelijke afspraak, zoals aangepast werk na een operatie. Zonder venster loopt hij door tot je hem intrekt.

5. Opvragen, wijzigen en intrekken

Via dezelfde invoerbalk kun je meer dan alleen aanmaken:

• opvragen welke regels er voor iemand gelden;
• een regel tijdelijk uitzetten zonder hem te verwijderen;
• een regel wijzigen;
• een regel verwijderen;
• een wijziging die je net hebt gedaan binnen tien minuten ongedaan maken.

Bij elke regel wordt de oorspronkelijke zin bewaard die jij hebt getypt. Kom je er over een halfjaar op terug, dan zie je niet alleen wát er is vastgelegd maar ook hoe het ooit bedoeld was.

6. Regels en de wet

Je eigen regels komen bovenop de wettelijke grenzen, ze vervangen die niet. De Arbeidstijdenwet-controle loopt altijd mee: elf uur rust als norm, acht uur als harde ondergrens, twaalf uur per dag hard en zestig uur per week als waarschuwing. Zie roosterregels en arbeidstijden voor het volledige beeld.

Wil je strenger zijn dan de wet, dan kan dat gewoon via een eigen regel.

Kort samengevat

• Typ wat je bedoelt, bevestig wat de tool ervan maakt.
• Vijfenvijftig soorten regels, van tijden tot combinaties tot bezetting.
• Hard blokkeert, zacht is een voorkeur. Bij twijfel zacht.
• Een regel kan gelden voor een persoon, afdeling, vestiging, rol of de hele organisatie.
• Een geldigheidsvenster laat een tijdelijke afspraak vanzelf verlopen.
• De wettelijke grenzen gelden altijd, ook zonder eigen regels.