Hoe ruil ik een dienst met een collega?

1. Twee manieren om te ruilen

Direct. Je kiest de dienst die je niet kunt draaien en de collega aan wie je hem aanbiedt. Alleen die collega krijgt het verzoek te zien.

Open op het bord. Je zet de dienst open zonder een naam erbij. Iedereen die ervoor in aanmerking komt kan hem claimen. Handig als je niet weet wie er kan, of als je niet wilt dat één collega zich verplicht voelt.

De tool draagt ook kandidaten aan: collega’s die op die dag beschikbaar zijn, de juiste rol en bekwaamheid hebben en niet in de knoop komen met hun rusttijd of contracturen.

2. Wat je collega ziet

Een binnengekomen verzoek verschijnt in de app onder Regelen, en er gaat een melding uit volgens de voorkeuren die de collega zelf heeft ingesteld. Hij ziet de datum, de tijden, de vestiging en wie het vraagt, en kan accepteren of afwijzen.

Zolang er niet is gereageerd, blijft het verzoek staan. Je kunt het zelf ook weer intrekken als je toch kunt.

3. Waarom de planner er ook nog naar kijkt

Een ruil verandert het rooster, en het rooster is de verantwoordelijkheid van de planner. Een akkoord van je collega is dus niet het einde: het verzoek gaat daarna naar de planner, die het afrondt.

Dat is geen formaliteit. Op dat moment wordt nog een keer gecontroleerd of de ruil mag: rusttijd, overlap, bekwaamheid en bezetting. Een ruil die op papier logisch is maar de bezetting op die dag onder de norm duwt, wil je liever weten voordat hij is doorgevoerd.

4. Wanneer ruilen niet lukt

• De dienst is vastgezet. Een planner kan een dienst pinnen, bijvoorbeeld omdat er iets bijzonders speelt op die dag. Zo’n dienst doet niet mee in een ruil.
• De week is vergrendeld. Is de week afgesloten voor de loonverwerking, dan worden alle mutaties geweigerd, dus ook een ruil. Zie een week vergrendelen.
• Ruilen staat uit. Een organisatie kan het hele ruilonderdeel uitzetten. Zie je de knop niet, vraag dan bij je planner of het aanstaat.
• De collega mag de dienst niet draaien. Mist hij een harde bekwaamheid of komt hij in de knoop met zijn rusttijd, dan wordt de ruil geweigerd, met de reden erbij.

5. Ruilen of afstaan?

Wil je een dienst kwijt zonder er iets voor terug te krijgen, dan kun je hem ook aanbieden aan het bord. Hij wordt dan een open dienst waar collega’s op kunnen reageren. Dat is vaak sneller dan een ruil, omdat er geen tegenprestatie bij hoort.

Kort samengevat

• Ruilen kan direct aan een collega of open op het bord.
• De tool draagt geschikte kandidaten aan.
• Het rooster verandert pas bij akkoord van collega én planner.
• Een vastgezette dienst en een vergrendelde week doen niet mee.
• Alleen kwijt willen, zonder ruil? Bied hem aan als open dienst.