Hoe werken open diensten?

1. Waar open diensten vandaan komen

Er zijn drie manieren waarop een open dienst ontstaat.

• Je zet er zelf een neer. Bij het plannen laat je een dienst zonder medewerker staan, bijvoorbeeld omdat je weet dát er iemand moet staan maar nog niet wie.
• Uit een ziekmelding. Meld je iemand ziek, dan komen zijn gepubliceerde diensten in de ziekteperiode terug als open dienst, met de reden ziekte erbij. Dat gebeurt in dezelfde handeling; je hoeft niets apart te doen.
• Uit een weeksjabloon. Rol je een weekpatroon uit, dan landt dat als een reeks open diensten die je daarna invult.

Elke open dienst heeft een status: open, geclaimd, toegekend, vervallen of geëscaleerd. Zo zie je in een oogopslag welke er nog echt aandacht vragen.

2. Wie hem te zien krijgt

Open diensten staan op een eigen bord voor planners, en in de medewerker-app onder Regelen, bij Diensten oppakken. Een medewerker ziet daar de diensten die bij hem passen en kan er een claimen met de knop Claim deze dienst.

Claimen betekent niet dat de dienst meteen van hem is. Er wordt eerst gecontroleerd of het mag. De tool kijkt naar:

• de rol die de dienst vraagt;
• alle harde bekwaamheidseisen die aan die dienst hangen;
• de rusttijd ten opzichte van zijn andere diensten;
• overlap met een dienst die hij al heeft;
• goedgekeurd verlof op die dag;
• of hij niet over het meerurenplafond van 48 uur in die week heen gaat.

Voldoet de claim niet, dan krijgt de medewerker te zien waaróm niet. Er wordt geen claim stilzwijgend genegeerd.

3. Bevestigen of automatisch toekennen

Standaard bevestigt HR een claim, of wijst hem af. Dat is een bewuste keuze: je houdt zicht op wie waar terechtkomt.

Wil je dat niet, dan kun je in de instellingen aanzetten dat een geldige claim direct wordt toegekend. De controles hierboven blijven dan gewoon gelden; alleen de handmatige bevestiging vervalt. Die instelling staat standaard uit.

4. Wat er gebeurt als niemand reageert

Elke open dienst krijgt een moment waarop hij escaleert. Hoe lang dat duurt stel je zelf in; standaard is dat 24 uur. Is die tijd verstreken zonder dat iemand hem heeft opgepakt, dan gaat de dienst naar HR als signaal, met de datum en de vestiging erbij.

Dat is precies het verschil met een berichtje in een groepsapp: een open dienst die niemand oppakt verdwijnt niet naar boven in de tijdlijn, maar komt juist harder terug.

5. Een eigen dienst afstaan

Andersom kan ook. Kan een medewerker een dienst niet draaien, dan kan hij die aanbieden aan het bord in plaats van hem aan een specifieke collega aan te bieden. De dienst wordt dan een open dienst waar anderen op kunnen reageren. Verandert de situatie, dan kan hij het aanbod weer intrekken zolang niemand hem heeft overgenomen.

Zoek je juist een ruil met één bepaalde collega, dan is een dienstruil de betere route.

6. Wanneer een open dienst niet werkt

Een paar situaties waarin je iets anders moet doen:

• De week is vergrendeld. In een vergrendelde week worden alle dienstmutaties geweigerd, dus ook het toekennen van een open dienst. Ontgrendel eerst, met een reden.
• Niemand is bekwaam. Vereist de dienst een bekwaamheid die niemand heeft, dan blijft hij open. Dat komt terug als apart signaal, zodat je weet dat je moet inhuren of bijscholen in plaats van te blijven wachten.
• Er is niemand beschikbaar. Dan helpt de belhulp bij een ziekmelding: die rangschikt kandidaten op geschiktheid, zodat je van boven naar beneden kunt bellen.

Kort samengevat

• Een open dienst is een zichtbaar gat, geen aantekening in je hoofd.
• Medewerkers kunnen claimen; elke claim wordt getoetst voordat hij geldt.
• Standaard bevestigt HR, automatisch toekennen kun je aanzetten.
• Reageert er niemand, dan escaleert de dienst in plaats van te verdwijnen.
• Een medewerker kan ook zelf een dienst aanbieden aan het bord.