Een horecarooster dat op donderdag nog klopt
In de horeca verandert het rooster tot het laatste moment. Iemand kan niet, het is drukker dan verwacht, er staat een groep in de agenda. Het probleem is zelden de wijziging zelf maar de vraag wie hem gezien heeft. OurTimetable zet iedereen op hetzelfde rooster, met een duidelijke status per aanvraag.
Eerst beschikbaarheid, dan pas puzzelen
Medewerkers zetten per dag of ze beschikbaar zijn of niet, met eventueel een notitie erbij. Je kunt daar een deadline aan hangen: doorgeven vóór een vaste dag en tijd, voor de week die een aantal weken vooruit ligt. Wie het nog niet heeft ingevuld krijgt vanzelf een herinnering, en HR ziet wie er nog ontbreekt.
Wil je het fijnmaziger, dan leg je dat vast als roosterregel: niet na een bepaalde tijd, niet in het weekend, alleen binnen een venster op een weekdag. Bij het plannen zie je alles terug, ook als heatmap over het hele team.
- Beschikbaar of niet beschikbaar per dag, door de medewerker zelf ingevuld
- Fijnere grenzen als roosterregel: niet na een tijd, niet in het weekend, alleen in een venster
- Instelbare deadline met automatische herinnering en een overzicht van wie nog moet
- Een week beschikbaarheid kopiëren naar meerdere volgende weken
Ruilen zonder groepsapp
Kan iemand toch niet, dan stelt hij een ruil voor in de app. Die gaat naar de collega en naar de planner. Pas als beide kanten akkoord zijn verandert het rooster, en tot die tijd is voor iedereen zichtbaar dat er een verzoek loopt.
Een dienst die niemand overneemt kun je als open dienst neerzetten. Wie er beschikbaar en geschikt voor is ziet hem staan en kan hem claimen. Blijft hij te lang open, dan wordt dat gemeld in plaats van vergeten.
- Ruilverzoek langs collega én planner, pas rond bij dubbel akkoord
- Open diensten die medewerkers zelf kunnen oppakken
- Een te lang openstaande dienst escaleert automatisch
- Alle wijzigingen komen bij de betrokken medewerkers binnen als melding
Klokken bij de bar of op de eigen telefoon
Je kunt een tablet of oude laptop bij de ingang neerzetten als kioskscherm. Medewerkers klokken daarop in en uit met een eigen pincode. Wie liever de eigen telefoon gebruikt, doet dat via de medewerker-app.
De pauze wordt volgens je eigen pauzeregels van de gewerkte tijd afgetrokken, dus die hoeft niemand apart bij te houden. Vergeet iemand uit te klokken, dan krijgt hij daar een herinnering over en valt de openstaande registratie op in het overzicht.
- Kioskscherm met pincode, of klokken vanaf de eigen telefoon
- Pauze automatisch verrekend volgens je eigen regels
- Herinnering na afloop van de dienst als er niet is uitgeklokt
- Gepland en gewerkt staan naast elkaar, met het verschil erbij
Van geklokte uren naar de salarisadministratie
Aan het eind van de periode maak je een export per medewerker en per looncode. Regulier, meeruren en per toeslagvenster een aparte regel. Je kiest tussen een CSV voor Excel en een AFAS-importbestand.
De geklokte tijd is de bron voor uitbetaling, niet het rooster zoals het bedoeld was. Staat er nog een klokregistratie open, dan blokkeert dat de periode in plaats van er stil nul uur van te maken.
- Export als CSV of als AFAS-importbestand
- Aparte regel per looncode en per toeslagvenster
- Openstaande registraties blokkeren de export met een uitleg erbij
- Standaard tellen alleen gepubliceerde diensten mee, nooit een concept
Waar je het aan merkt
Eén rooster in plaats van drie versies
Iedereen kijkt naar dezelfde week, ook op de telefoon, en ziet meteen wanneer er iets verandert.
Ruilverzoeken die niet verdwijnen
Elk verzoek heeft een status en een eigenaar, in plaats van een berichtje op zaterdag.
Gewerkte uren die kloppen
Wat er geklokt is, is wat er uitbetaald wordt, met de pauze er al vanaf.
Geen avond met te weinig mensen
Je legt per dagdeel vast wat je nodig hebt, en het bord laat zien waar dat niet gehaald wordt.
Minder overtypen
De urenlijst voor de salarisverwerking komt uit de tool, niet uit een spreadsheet.
Arbeidstijden bewaakt
Rust tussen diensten, dagplafond, weekplafond en te veel dagen achter elkaar worden gecontroleerd bij het opslaan.
Wat men hierover vraagt
Werkt dit ook voor oproepkrachten en nulurencontracten?
Ja. Je legt per medewerker de contracturen vast, en het bord laat zien wie onder of boven zijn contract zit. Beschikbaarheid komt van de medewerker zelf, dus je plant alleen wie beschikbaar is. De arbeidstijdcontrole geldt voor iedereen, ongeacht het contract.
Moet iedereen een app installeren?
Nee. Alles werkt in de browser. De medewerker-app is dezelfde omgeving en kan als snelkoppeling op het beginscherm van de telefoon worden gezet, zonder appwinkel. Klokken kan ook helemaal zonder telefoon, via het kioskscherm.
Kan ik zien wie te laat is of niet is komen opdagen?
Ja. De rapportage laat onder meer zien wie de meeste overuren draait, wie het vaakst te laat is en waar diensten niet zijn nagekomen. Dat is bedoeld om patronen te zien, niet om iemand te achtervolgen.
Hier gaat het verder
Urenregistratie en klokken
Kiosk, telefoon, pauzes, correcties en het nakijken van de uren.
Lees verderBeschikbaarheid en ruilen
Beschikbaarheid doorgeven, diensten ruilen en open diensten oppakken.
Lees verderVan Excel naar OurTimetable
Wat je meeneemt, wat je anders gaat doen en hoe lang het duurt.
Lees verderProbeer het op de week die je nu aan het puzzelen bent
Zet je team erin, geef ze de app en plan één week zoals je hem anders in Excel zou maken. Daarna weet je genoeg.