Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk?

Voor de gegevens van de medewerkers van een klant is de organisatie van die klant de verwerkingsverantwoordelijke; wij zijn dan verwerker. Wat wij in die rol wel en niet doen, staat in de verwerkersovereenkomst. Ben je medewerker en heb je een vraag over je gegevens, richt die dan aan je eigen werkgever.

Voor de gegevens van onze eigen accounthouders en van bezoekers van deze website zijn wij verantwoordelijk. Onze gegevens: Qfile B.V., Europalaan 40, 3526 KS Utrecht, KvK 97758388, info@ourtimetable.com.

Welke gegevens verwerken we?

• Aanmeld- en accountgegevens: naam, e-mailadres, organisatienaam, rol en een wachtwoord dat als hash is opgeslagen. Daarnaast, als je die gebruikt, het geheim voor tweefactorverificatie en de herstelcodes (beide versleuteld) en geregistreerde passkeys.
• Gegevens van medewerkers in de tool: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, geboortedatum, personeelsnummer, dienstverbandgegevens, roosters en diensten, gewerkte uren, verlof, verzuim, beschikbaarheid, bekwaamheden, kilometers en de export voor de salarisverwerking. Optioneel ook het IBAN en een contactpersoon voor noodgevallen.
• Verzuimgegevens zijn gegevens over gezondheid en daarmee een bijzondere categorie persoonsgegevens (artikel 9 AVG). Zie het aparte kopje hieronder.
• Gebruiks- en beveiligingsgegevens: inlogmomenten, actieve sessies met IP-adres en browserkenmerk, beveiligingsgebeurtenissen met het bron-IP-adres, en een auditlogboek waarin staat wie welk gegeven wanneer heeft gewijzigd.
• Facturatiegegevens van het abonnement: de betalingen, de facturen en de status daarvan.

Twee dingen verwerken wij bewust niet: het burgerservicenummer en het salaris of uurloon per medewerker. Er is geen veld voor, en de koppeling met een personeelssysteem weigert die categorieën hard. OurTimetable is een planningstool, geen loonadministratie.

Verzuim en gezondheid

De tool legt van een ziekmelding de begin- en einddatum vast, wie de melding deed, en een klein aantal begeleidingsgegevens die uit vaste keuzelijsten komen: de verwachte duur, of de medewerker bereikbaar is, of er (aangepast) werk mogelijk is, en welk contactmoment is afgesproken. Het gegeven dát iemand ziek is, is een gegeven over gezondheid. Een werkgever mag vastleggen dat iemand ziek is en wanneer, maar niet wat de klachten, de diagnose of de behandeling zijn. Daarom heeft de tool bij een ziekmelding geen vrij tekstveld meer: een ziektereden past er niet meer in, ook niet per ongeluk.

Wij versleutelen deze begeleidingsgegevens apart, hanteren er een bewaartermijn van twee jaar voor, schermen verzuimgegevens af per rol en per vestiging, en leggen elke wijziging vast in het auditlogboek. Aantekeningen van vóór deze wijziging geeft de tool niet meer terug; HR of de beheerder kan ze tellen en in één handeling wissen. De volledige waarborgen staan in artikel 5 van de verwerkersovereenkomst.

Waarvoor en op welke grondslag?

• Het leveren van de dienst (roosteren, uren, verlof, verzuim, loonexport): uitvoering van de overeenkomst met de klant. Voor de medewerkers van de klant berust de verwerking op de grondslagen die de werkgever daarvoor heeft, in de regel de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en een wettelijke verplichting.
• Verzuimregistratie: artikel 9 lid 2 sub b AVG in samenhang met artikel 30 lid 1 sub a Uitvoeringswet AVG, voor de begeleiding en re-integratie van zieke werknemers.
• Beveiliging en fraudepreventie (inlogpogingen, IP-adressen bij beveiligingsgebeurtenissen, auditlogboek): ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare dienst, en waar de wet ons daartoe verplicht een wettelijke plicht. Wij hebben de belangen afgewogen en achten deze verwerking niet onevenredig.
• Facturatie en administratie: uitvoering van de overeenkomst en de wettelijke fiscale bewaarplicht.

Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking, en wij doen niet aan profilering. De rooster- en planningsvoorstellen in de tool zijn deterministisch en zijn hulpmiddelen: een mens beslist.

Cookies en meting

Op deze website staan geen analytische of advertentiecookies. Er draait geen Google Analytics, geen tag manager en geen andere meetdienst; er is dan ook geen cookiebalk nodig. Wij plaatsen uitsluitend de strikt noodzakelijke cookies die het inloggen laten werken. Wat er precies staat, met naam en bewaartermijn, lees je in ons cookiebeleid.

Hoe beveiligen we het?

De belangrijkste maatregelen: strikte scheiding van de gegevens per organisatie, versleuteling in rust van de gevoelige velden (geboortedatum, IBAN, telefoonnummer, adres, postcode, noodcontact en de begeleidingsgegevens bij een ziekmelding) met AES-256-GCM, versleutelde verbindingen via HTTPS met HSTS, wachtwoorden als hash, tweefactorverificatie en passkeys, sessies die serverzijdig direct kunnen worden ingetrokken, toegang op basis van rollen met een aparte afscherming per vestiging, snelheidsbegrenzing en accountvergrendeling tegen brute kracht, een auditlogboek met een hashketen dat manipulatie zichtbaar maakt, en versleutelde back-ups waarvan het terugzetten periodiek wordt beproefd. De uitgebreide beschrijving staat in artikel 8 van de verwerkersovereenkomst.

Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor de genoemde doelen of dan wettelijk vereist.

• Accountgegevens bewaren wij zolang je een account hebt en tot 60 dagen na beëindiging van de omgeving; daarna verwijderen of anonimiseren wij ze. Bij het enkel opzeggen van een betaald pakket blijft je account gewoon bestaan.
• Facturen en administratie bewaren wij 7 jaar vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Gegevens die wij als verwerker namens een klant houden bewaren wij volgens de instructie van die klant. De termijnen per categorie, waaronder twee jaar voor de begeleidingsgegevens bij een ziekmelding en zeven jaar voor klokregistraties, staan in artikel 13 van de verwerkersovereenkomst.
• Beveiligingsgebeurtenissen bewaren wij standaard 180 dagen.

Waar komen de gegevens vandaan?

Aanmeld- en accountgegevens ontvangen wij rechtstreeks van jou. Gegevens van medewerkers ontvangen wij van de werkgever die de tool gebruikt, of van de medewerker zelf wanneer die bijvoorbeeld beschikbaarheid doorgeeft of inklokt. Gebruikt de werkgever een koppeling met een personeelssysteem, dan komen de stamgegevens daaruit; die koppeling levert nooit een burgerservicenummer of loongegevens aan.

Wie ontvangt de gegevens?

• Hosting en e-mail: TransIP B.V., Nederland.
• Betalingen: Mollie B.V., Nederland. De betaaldienst ontvangt het bedrag en een verwijzing naar de organisatie, geen namen of medewerkergegevens.
• Pushberichten: bij ingeschakelde pushmeldingen loopt de bezorging via de pushdienst van de eigen browser of het besturingssysteem van de medewerker. De inhoud is versleuteld en alleen door het apparaat te lezen.
• Spraakinvoer (optioneel): wie de spraakinvoer gebruikt, laat zijn browser eenmalig het herkenningsmodel ophalen bij Hugging Face en een openbaar softwarearchief. De spraak en de herkende tekst blijven op het apparaat.

Wij verkopen geen gegevens en zetten ze niet in voor reclame. De actuele lijst met subverwerkers staat in artikel 10 van de verwerkersovereenkomst. Er wordt geen enkele taalmodel- of AI-dienst ingeschakeld: de assistent in de tool draait deterministisch op onze eigen server.

Doorgifte buiten de EER

Er vindt geen opslag of verwerking van persoonsgegevens plaats buiten de Europese Economische Ruimte. Zou dat in de toekomst veranderen, dan gebeurt dat alleen met een geldig doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van je gegevens. Verwerken wij gegevens op basis van jouw toestemming, dan mag je die toestemming altijd intrekken; dat heeft op grond van artikel 7 lid 3 AVG geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking die daarvóór plaatsvond.

Wil je een recht uitoefenen op gegevens waarvoor wij verantwoordelijk zijn, stuur dan een verzoek aan info@ourtimetable.com. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je vragen je te identificeren. Wij reageren uiterlijk binnen één maand; bij een complex of groot aantal verzoeken kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen en laten wij je dat binnen de eerste maand weten.

Gaat het om gegevens die in de tool van je werkgever staan, dan loopt je verzoek via je werkgever. De tool bevat daarvoor een ingebouwde inzage-export: HR kan met één handeling alles wat de tool over één persoon bevat in een bestand zetten.

Je kunt altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van laatste wijziging bovenaan. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij je actief, bijvoorbeeld met een melding in de app of per e-mail.