Onze tools werken samen, dus jij werkt niet dubbel
OurDigitalContract is onze contract- en personeelstool, OurTimetable is de planning. Leg je daar een nieuwe medewerker vast, dan staat hij hier in het rooster. Gaat iemand uit dienst, dan is hij hier ook uit dienst. Je voert niemand twee keer in, en voor de verbinding tussen de twee betaal je niets extra.
Van contract naar rooster
Wat er vanuit OurDigitalContract meekomt zodra iemand daar wordt vastgelegd of gewijzigd:
- Naam, e-mailadres en telefoonnummer
- Functie, standplaats en contracturen
- Start- en einddatum, in of uit dienst
- Vaste werkdagen als voorstel voor het basisrooster
Het verkeer gaat een kant op: van de contracttool naar de planning. Nooit een burgerservicenummer, nooit een salaris.
Een keer invoeren, op twee plekken kloppend
De meeste fouten in een rooster beginnen niet in het rooster. Ze beginnen bij een medewerker die wel een contract heeft maar nog niet in de planning staat, of andersom.
Een nieuwe medewerker voer je een keer in
HR legt het contract vast in OurDigitalContract. In OurTimetable staat de medewerker daarna klaar met zijn contracturen, functie, vestiging en startdatum, en hij krijgt meteen een uitnodiging voor de app. Niemand hoeft iets over te tikken.
Een wijziging hoeft maar op een plek
Andere contracturen, een nieuwe standplaats, een verlengd contract. De wijziging komt binnen en het rooster rekent er vanaf dat moment mee. Wat HR in OurTimetable met de hand had gecorrigeerd wordt niet zomaar overschreven met een leeg veld.
Uit dienst is meteen overal uit dienst
Meldt de contracttool iemand uit dienst, dan vervalt hier zijn toegang: lopende sessies worden ingetrokken, zijn passkey en tweefactor-middelen worden verwijderd en zijn pushberichten gaan uit. Zijn toekomstige diensten komen terug op het bord met open diensten, zodat het gat zichtbaar wordt in plaats van stil te blijven staan.
Wat er meegaat, en wat er met opzet nooit meegaat
Een planningstool heeft geen loonstrook nodig en geen burgerservicenummer. Dus komen die er ook niet in, en dat is geen belofte maar een weigering in de code.
Dit komt binnen
Alleen wat het rooster nodig heeft
- Naam, e-mailadres en telefoonnummer
- Functie en standplaats, zodat iemand op de juiste vestiging staat
- Dienstverband, cao-soort en contracturen
- Startdatum, einddatum en of iemand in of uit dienst is
- Vaste werkdagen, waaruit meteen een basisrooster wordt voorgesteld
- Personeelsnummer, en het IBAN dat hier versleuteld wordt opgeslagen
Dit komt er nooit in
Hard geweigerd, niet aan te zetten
- Geen burgerservicenummer, in geen enkele schrijfwijze
- Geen salaris, uurloon, brutoloon of jaarsalaris
- Geen rollen of rechten: wie binnenkomt is medewerker, niets meer
- Geen documenten: contracten en diploma’s blijven waar ze horen
Weigeren in plaats van negeren
Een BSN of een loonveld wordt niet stilletjes overgeslagen. Staat het toch in een levering, dan wordt die hele levering afgewezen. Zo wordt een fout aan de kant van de bron zichtbaar, in plaats van dat er ongemerkt gegevens binnendruppelen die hier niet horen. Dezelfde weigering geldt voor een bestand dat je met de hand inleest.
Je bepaalt zelf wat je binnenlaat
In de instellingen zet je per categorie aan of uit wat OurTimetable accepteert: contactgegevens, rooster en contracturen, contractperiode, en functie en vestiging. Zet je er een uit, dan wordt dat veld niet overgenomen en blijft staan wat je hier zelf hebt ingevuld. BSN en salaris staan in datzelfde scherm vergrendeld op uit en zijn niet aan te zetten.
Een koppeling die liever niets doet dan iets verzint
Een automatische koppeling is pas prettig als je hem durft te vertrouwen op de dag dat er iets misgaat. Daarom stopt hij bij twijfel, in plaats van door te rekenen.
Ondertekend en niet te herhalen
Elke levering is ondertekend en geldt maar vijf minuten. Komt dezelfde levering twee keer binnen, dan wordt hij een keer verwerkt. Een oudere levering die na een nieuwere aankomt wordt genegeerd, zodat een vertraagd bericht nooit een correctie terugdraait.
Er wordt nooit gegokt
Is een functie of een standplaats niet eenduidig aan iets in OurTimetable te koppelen, dan blijft dat veld leeg en krijgt HR een melding met de reden. Liever een leeg veld dat opvalt dan een aanname die er echt uitziet.
Geen dubbele medewerkers
Bestaat er al iemand met hetzelfde e-mailadres, dan wordt die persoon overgenomen in plaats van er een tweede naast te zetten. Passen er meerdere, dan gebeurt er niets en beslist HR zelf welke de juiste is.
Een controle in de nacht
Naast de losse wijzigingen wordt de volledige personeelslijst ernaast gelegd, zodat een gemiste uitdienstmelding alsnog wordt opgemerkt. Is die lijst verdacht klein, dan weigert de controle zichzelf in plaats van je halve organisatie op inactief te zetten.
In drie stappen gekoppeld
Er komt geen consultant aan te pas en er hoeft niets geprogrammeerd te worden. Wel is het bewust een beheerdershandeling: je verbindt twee omgevingen met personeelsgegevens.
- 1
Koppelcode aanmaken
Een beheerder maakt in OurTimetable een koppelcode aan. Daar hoort een extra bevestiging van je identiteit bij, want er wordt een nieuw geheim gemaakt. De code is daarna niet meer op te vragen, alleen te vervangen.
- 2
Plakken in de andere tool
Je plakt de code in OurDigitalContract, en vanaf dat moment weten de twee omgevingen van elkaar. Andersom kan ook: een code die daar is gemaakt plak je hier. Het instellen van koppelingen is een beheerdersrecht dat niemand tijdelijk kan krijgen.
- 3
Eerst kijken, dan bevestigen
Liever geen automatische koppeling? Je kunt ook een personeelsbestand uit OurDigitalContract inlezen. Je ziet dan eerst per regel wat er nieuw is, wat er verandert en wat er wordt overgeslagen, en pas als je bevestigt wordt er iets weggeschreven.
Twee abonnementen, geen prijs voor de verbinding
Laten we daar eerlijk over zijn: OurTimetable en OurDigitalContract zijn twee producten, met elk hun eigen abonnement. Je kunt ze allebei los gebruiken. Maar voor de koppeling ertussen betaal je niets extra: geen koppelprijs, geen bedrag per medewerker en geen instelkosten. Hoe meer van deze tools je gebruikt, hoe minder je dubbel doet.
In welk pakket de koppeling zit lees je op de prijzenpagina.
Eerlijk over wat er niet is
- Geen live koppeling met AFAS, Nmbrs of Loket. De loonexport levert een bestand dat je zelf inleest.
- Geen open koppeling waarop elk willekeurig pakket kan aansluiten. Voor andere systemen is de CSV-import de weg.
- Geen koppeling met een arbodienst of het UWV.
- Geen verkeer terug: de planning schrijft geen personeelsgegevens in je contractenadministratie.
Liever nu teleurgesteld dan over een halfjaar. Twijfel je of jouw situatie past, stel de vraag dan voordat je begint.
Begin met de planning, koppel later
Je hoeft niet met allebei tegelijk te beginnen. Zet eerst je rooster op in OurTimetable; de koppeling zet je aan op het moment dat je hem nodig hebt.