Een ziekmelding die het gat meteen zichtbaar maakt
Een ziekmelding is twee problemen tegelijk: vandaag staat er iemand te weinig, en over zes weken loopt er een wettelijke termijn af. OurTimetable pakt allebei aan. De diensten van de zieke komen terug op het bord als open dienst, en de poortwachter-tijdlijn begint vanzelf te lopen.
Ziek melden en het gat opvullen in één handeling
Je meldt iemand ziek vanaf de planning of vanaf het verzuimscherm; de medewerker kan het ook zelf doen in de app. In diezelfde handeling worden zijn gepubliceerde diensten in de ziekteperiode als open dienst op het bord gezet, met de reden ziekte en een deadline waarop ze escaleren als er niets gebeurt.
Die automatische omzetting staat standaard aan en is uit te zetten. Beter melden gaat dezelfde weg terug. Per medewerker kan er maar één ziekmelding tegelijk openstaan, dus er ontstaat geen dubbele administratie.
- Ziek melden vanaf de planning, het verzuimscherm of de medewerker-app
- Diensten in de ziekteperiode worden meteen open diensten
- Elke open dienst krijgt een deadline en escaleert daarna
- Beter melden zet de administratie in één handeling terug
- Eén open ziekmelding per medewerker, geen dubbele registratie
Wie kun je bellen
Bij een gat helpt een gerangschikte lijst kandidaten: wie is beschikbaar, wie heeft de juiste bekwaamheid, wie zit nog onder zijn contracturen. Je belt van boven naar beneden in plaats van in het hoofd te reconstrueren wie er ook alweer kon.
Wil je het bord het werk laten doen, dan kunnen medewerkers de open dienst zelf claimen. Zo’n claim wordt getoetst op rol, harde bekwaamheidseisen, rusttijd, overlap, verlof en het meerurenplafond, dus je krijgt geen claim binnen die eigenlijk niet mag.
- Gerangschikte belvolgorde van kandidaten
- Claims door medewerkers, getoetst voordat ze worden toegekend
- Bevestigen door HR, of automatisch toekennen als je dat aanzet
- Escalatie naar HR als een dienst te lang open blijft
De poortwachter-tijdlijn
Vanaf de eerste ziektedag rekent de tool de wettelijke mijlpalen uit: registratie van het verzuim in week 1, de probleemanalyse in week 6, het plan van aanpak in week 8, de ziekmelding bij het UWV in week 42, de eerstejaarsevaluatie in week 52 en de WIA-aanvraag in week 91.
De tijdlijn wordt elke dag opnieuw berekend uit de eerste ziektedag, dus hij kan niet uit de pas lopen. In het dossier staan de mijlpalen op kleur: verstreken, binnen twee weken, of verder weg. Een mijlpaal die binnenkort valt of al verstreken is, komt als signaal bij HR terecht.
Een mijlpaal die is afgehandeld zet je op afgerond of op niet van toepassing. Hij verdwijnt dan van de radar, en wie dat wanneer deed wordt vastgelegd in het onveranderlijke logboek.
- Zes wettelijke mijlpalen, berekend vanaf de eerste ziektedag
- Dagelijks opnieuw berekend, dus altijd actueel
- Kleurstatus: verstreken, binnen veertien dagen, of later
- Afronden of op niet van toepassing zetten, met vastlegging van wie en wanneer
- Naderende én verstreken mijlpalen komen als signaal bij HR
Wat verzuim met je rooster doet
In de rapportage staat het verzuimpercentage, berekend als ziekuren gedeeld door contracturen, per periode en per afdeling. Er is ook een overzicht dat verzuim naast de gezondheidsscore van het rooster legt, zodat je kunt zien of ongunstige roosterpatronen en uitval samen oplopen.
- Verzuimpercentage per periode en per afdeling
- Ziekuren afgezet tegen contracturen
- Verzuim naast de roostergezondheid, met de samenhang erbij
- Verliesuren zichtbaar in het overzicht
Waar je het aan merkt
Geen ochtend bellen zonder overzicht
Het gat staat op het bord en de kandidatenlijst staat er meteen naast.
Geen gemiste wettelijke termijn
De mijlpalen melden zich vanzelf, ruim voordat ze verlopen.
Geen dubbele administratie
Ziek melden, uitroosteren en het gat openzetten is één handeling.
Zicht op het patroon
Verzuim en roostergezondheid staan naast elkaar, niet in twee losse rapporten.
Vastgelegd wie wat deed
Elke afgehandelde mijlpaal draagt een naam en een tijdstip.
Rust in het team
Collega’s zien welke diensten open staan en kunnen zelf reageren.
Wat men hierover vraagt
Staan er medische gegevens in de tool?
Nee. Er wordt vastgelegd dat iemand ziek is vanaf een datum, en daaruit volgt de tijdlijn. Diagnoses, klachten of medische adviezen horen er niet in en er is ook geen veld voor. De ziekte-notitie is apart gemarkeerd en gaat nooit mee in overzichten of tellingen.
Kan ik verzuimdocumenten in het dossier bewaren?
Nee. Er is geen documentopslag in de tool, ook niet voor verzuim. Wat er wel is, is een deadline-bewaking op de wettelijke mijlpalen. Brieven, formulieren en het contact met de arbodienst blijven buiten de tool.
Is er een koppeling met de arbodienst of het UWV?
Nee. De tool bewaakt de termijnen en meldt ze op tijd, maar stuurt zelf geen meldingen naar het UWV en heeft geen koppeling met een arbodienst.
Zet het klaar voordat je het nodig hebt
Richt je verzuimproces in als het rustig is. De eerste ziekmelding op een maandagochtend is niet het moment om uit te zoeken hoe het werkt.