Hoe krijg ik de uren naar de loonadministratie?

Waar je het vindt

Ga naar Uren en kies het tabblad Loondetails. Onderaan staat de kaart Loonexport: uren en toeslagen per looncode exporteren naar de salarisadministratie. Dit onderdeel is voor HR.

Stap 1: kies de periode

Met de schakelaar kies je Maand of Bereik. Bij Maand kies je de maand; bij Bereik vul je zelf een begin- en einddatum in, handig voor een vierwekelijkse loonrun of een gebroken periode. Alle regels worden geboekt op de einddatum van de periode.

Stap 2: los de blokkades op

Voordat je kunt downloaden, controleert de tool of de periode compleet is. Er zijn drie blokkades, en zolang er één openstaat, gaat de export niet door:

• Open klokregistraties. Iemand is nog niet uitgeklokt. Los dat op via het urenscherm, bijvoorbeeld met een correctie.
• Openstaande correctieverzoeken. Er ligt nog een verzoek van een medewerker dat niet is goed- of afgekeurd.
• Niet-gecontroleerde dagen. Een dag met klokactiviteit die HR nog niet heeft afgevinkt.

Dat is bewust streng. Een export van een halve maand is erger dan een export die een dag later komt, want die corrigeer je pas op de volgende loonstrook. Hoe je die punten wegwerkt, staat in in- en uitklokken.

Stap 3: download het bestand

• Download CSV. Een puntkomma-bestand dat in Excel meteen goed opent, met Nederlandse decimaaltekens. De kolommen zijn medewerker, personeelsnummer, looncode, omschrijving, uren, bedrag, cao-versie en cao-dekking, met bovenaan de periode en de waarschuwingen en onderaan een totaalregel.
• Download AFAS. Een tekstbestand met vaste kolomvolgorde: looncode, medewerkernummer, datum, uren en bedrag. Dat is een werkbare standaardindeling; wijkt jouw AFAS-inrichting af, dan is de kolomindeling aan te passen.

Andere pakketten worden op dit moment niet als eigen bestandsvorm ondersteund. In de praktijk is de CSV goed te gebruiken als invoer voor het pakket dat je gebruikt.

Welke uren meetellen

Per medewerker en per dag geldt: heeft iemand geklokt, dan is de klok de bron. Is er die dag geen klokactiviteit, dan valt de export terug op de gepubliceerde dienst uit het rooster. Diensten waarop iemand niet is verschenen tellen nooit mee, en conceptdiensten alleen als je daar bewust voor kiest. Zo betaal je wat er gewerkt is, niet wat er gepland was.

Hoe de regels zijn opgebouwd

Je krijgt één regel per medewerker per looncode. Standaard zijn dat:

• Regulier, de getelde uren binnen het contract.
• Meeruren, de uren boven de contracturen van die periode. Regulier en meeruren zijn samen precies de getelde uren, dus er wordt niets dubbel geteld.
• Onregelmatigheidstoeslag, apart per venster: werkdagavond, nacht, zaterdag, zondag en feestdag. Dat zijn toeslagregels bovenop de uren. Vallen twee vensters op dezelfde minuut, dan telt alleen het hoogste percentage: toeslagen stapelen niet.

Waarschuwingen die je moet nalopen

Naast de blokkades zijn er meldingen die de export niet tegenhouden, maar wel aandacht vragen:

• Diensten zonder passende cao-versie. Dan blijven de bedragen leeg; de uren kloppen wel. Controleer je cao-instellingen voor die periode.
• Medewerkers zonder personeelsnummer. Hun regels zijn niet te importeren in AFAS. De namen staan erbij, zodat je het zo aanvult.
• Een slaapdienst zonder geregistreerde opkomst. De omslag naar een percentage kan dan niet worden berekend en moet je met de hand nalopen.
• Geen diensten in de periode. Dan valt er niets te exporteren en klopt waarschijnlijk je periodekeuze niet.

Een werkbare volgorde voor de loonrun

1. Loop het urenscherm na op ontbrekende uitklokken en handel de correctieverzoeken af.
2. Vink de dagen af zodat de dagcontrole rond is.
3. Vergrendel de weken van de periode, met als reden dat de periode af is voor de loonexport. Daarna kan er niets meer schuiven.
4. Kies de periode en download het bestand.
5. Controleer de waarschuwingen bovenaan het bestand voor je het inleest bij de salarisadministratie.

Moet er na de loonrun toch nog iets gewijzigd worden, dan kan de week ontgrendeld worden, maar altijd met een reden erbij. Zo is later te zien waarom een afgesloten periode nog is aangeraakt. Hoe vergrendelen werkt, staat in een rooster maken.

En de bedragen?

Bij medewerkers in loondienst blijven de bedragen vaak leeg, omdat de uurtarieven in de salarisadministratie of in het contract staan en niet in de planningstool. Dat is geen fout: de kern van de export zijn de uren per looncode. Staat er wel een tarief, dan rekent de export het bedrag mee.