Iemand ziek melden en het gat opvullen

1. De melding zelf

Ziek melden kan op drie plekken: vanaf het roosterbord, vanaf het verzuimoverzicht onder Afwezigheid, tab Verzuim, of door de medewerker zelf in zijn app onder Regelen. Je geeft de eerste ziektedag op, en eventueel een verwachte duur.

Per medewerker kan er maar één ziekmelding tegelijk openstaan. Dat voorkomt dubbele registraties waarbij niet meer duidelijk is welke telt.

2. Wat er meteen met het rooster gebeurt

In dezelfde handeling worden de gepubliceerde diensten van die medewerker binnen de ziekteperiode omgezet naar open diensten, met de reden ziekte erbij. Ze verdwijnen dus niet stil uit het rooster; ze staan zichtbaar op het bord als iets dat nog ingevuld moet worden.

Elke open dienst krijgt daarbij een moment waarop hij escaleert. Reageert er niemand binnen die tijd, dan komt de dienst als signaal bij HR terug in plaats van te blijven staan.

Deze automatische omzetting staat standaard aan. Wil je liever eerst zelf kijken, dan kun je hem uitzetten in de instellingen.

3. Het gat opvullen

Er zijn twee routes, en ze sluiten elkaar niet uit.

• Laat het team reageren. Collega’s zien de open dienst in hun app en kunnen hem claimen. Elke claim wordt eerst getoetst op rol, harde bekwaamheidseisen, rusttijd, overlap, verlof en het meerurenplafond.
• Ga zelf bellen. Er is een belhulp die kandidaten rangschikt: wie is beschikbaar, wie heeft de juiste bekwaamheid, wie zit nog onder zijn contracturen. Je belt van boven naar beneden in plaats van uit je hoofd te reconstrueren wie er ook alweer kon.

4. Beter melden

Beter melden gaat dezelfde weg terug en kan ook door de medewerker zelf. Diensten die inmiddels aan een collega zijn toegekend blijven daar staan: die zijn immers al afgesproken. Wat nog open stond, kun je weer aan de herstelde medewerker toewijzen.

5. De poortwachter-tijdlijn

Duurt het verzuim langer, dan gelden de termijnen uit de Wet verbetering poortwachter. Vanaf de eerste ziektedag rekent de tool zes mijlpalen uit:

• week 1, registratie van het verzuim;
• week 6, probleemanalyse;
• week 8, plan van aanpak;
• week 42, ziekmelding bij het UWV;
• week 52, eerstejaarsevaluatie;
• week 91, WIA-aanvraag.

In het dossier van de medewerker staan die mijlpalen op kleur: verstreken, binnen twee weken, of verder weg. Een mijlpaal die binnen veertien dagen valt of al verstreken is, komt als signaal bij HR terecht.

Heb je iets afgehandeld, dan zet je de mijlpaal op afgerond of op niet van toepassing. Hij verdwijnt dan van de radar, en wie dat wanneer heeft gedaan wordt vastgelegd.

6. Wat je er achteraf van ziet

In de cijfers staat het verzuimpercentage, berekend als ziekuren gedeeld door contracturen, per periode en per afdeling. Er is ook een overzicht dat verzuim naast de gezondheidsscore van het rooster legt, zodat je kunt zien of ongunstige roosterpatronen en uitval samen oplopen.

Kort samengevat

• Ziek melden kan vanaf het bord, het verzuimoverzicht of de medewerker-app.
• De diensten van de zieke komen meteen terug als open dienst met de reden erbij.
• Open diensten escaleren als er niemand op reageert.
• Een belhulp rangschikt kandidaten om te bellen.
• Zes wettelijke mijlpalen lopen vanaf de eerste ziektedag mee en melden zich op tijd.
• Geen medische gegevens, geen documenten, geen koppeling met arbodienst of UWV.