Gewerkte uren die je kunt uitleggen
Er wordt geklokt op het moment zelf, niet achteraf gereconstrueerd. Op een tablet bij de deur met een pincode, of op de eigen telefoon. Wat er geklokt is staat naast wat er gepland was, met het verschil erbij, en een correctie is altijd terug te zien: wie vroeg het aan, wie keurde het goed, en wanneer.
De tablet bij de deur
Het kioskscherm draait op een tablet, een oude laptop of een vaste pc bij de ingang. De medewerker zoekt zichzelf op, voert een pincode van vier cijfers in, kiest in- of uitklokken en krijgt een bevestiging. De pincode wordt versleuteld bewaard en nooit op het apparaat zelf gecontroleerd.
Vijf foute pogingen binnen een kwartier zetten die medewerker een kwartier op slot. De teller loopt uit het onveranderlijke logboek, dus opnieuw opstarten van de tablet helpt niet. De melding vertelt precies wat er aan de hand is: onjuiste pincode, al ingeklokt, pincode nog niet ingesteld, of te veel pogingen.
Valt het netwerk weg, dan gaan de klokacties in een buffer op het apparaat en worden ze later alsnog verwerkt, met de tijd van het moment zelf. Die tijd wordt op de server gecontroleerd: een tijdstip in de toekomst of veel te ver terug wordt vervangen door de serverklok.
- Kioskscherm met een eigen serviceaccount dat alleen mag klokken
- Pincode van vier cijfers, versleuteld opgeslagen
- Vijf foute pogingen binnen vijftien minuten blokkeert een kwartier
- Buffer op het apparaat bij netwerkuitval, met de echte tijd van het moment
- Duidelijke reden bij elke weigering, geen kaal foutscherm
Of gewoon op de eigen telefoon
In de medewerker-app zit een knop inklokken en uitklokken. De app is dezelfde omgeving en kan als snelkoppeling op het beginscherm; er komt geen appwinkel aan te pas.
Vergeet iemand uit te klokken, dan volgt er na afloop van de dienst een herinnering. Standaard is dat een kwartier na de geplande eindtijd, en die tijd kun je zelf aanpassen of uitzetten. In de melding zit meteen een knop om alsnog uit te klokken of hem even uit te stellen.
- In- en uitklokken vanaf de telefoon, zonder appwinkel
- Herinnering na de dienst als er niet is uitgeklokt
- Uitklokken of uitstellen rechtstreeks vanuit de melding
- Eigen registraties en het eigen urenoverzicht in dezelfde app
Pauzes, netto-uren en de grenzen
Je legt pauzeregels vast met een duur en een drempel: vanaf hoeveel uur gaat welke pauze eraf. Die wordt automatisch van de bruto tijd afgetrokken, zodat niemand een pauzeknop hoeft in te drukken en niemand vergeet er een af te trekken.
Een registratie kan niet oneindig doorlopen. Boven de zestien uur wordt hij automatisch als te corrigeren gemarkeerd en gaat er een melding naar HR. Zo verdwijnt een vergeten uitklok niet in het maandtotaal.
- Pauzeregels met duur en drempel, automatisch verrekend
- Netto-uren zichtbaar bij elke registratie
- Registraties boven zestien uur worden gemarkeerd en gemeld
- Een openstaande registratie blijft opvallen tot hij is opgelost
Correcties die je kunt terugvinden
Klopt er iets niet, dan dient de medewerker een correctieverzoek in met een toelichting. HR of de manager keurt goed, in bulk als het er meer zijn, of wijst af met een reden. Dat verzoekenpad staat standaard uit: zet je het aan, dan hoeven correcties niet allemaal via HR te lopen.
HR kan zelf ook rechtstreeks corrigeren, een registratie toevoegen of verwijderen. Alles komt in een tijdlijn per registratie te staan: wie, wat, wanneer. In een vergrendelde week lukt een correctie niet meer.
- Correctieverzoek door de medewerker, met toelichting
- Goedkeuren in bulk of afwijzen met een reden
- Rechtstreeks corrigeren door HR, ook toevoegen en verwijderen
- Tijdlijn per registratie met wie wat wanneer deed
- Het hele verzoekenpad is aan of uit te zetten
De dag afvinken en de maand afronden
Per dag vink je af dat de uren zijn gecontroleerd, per vestiging of voor de hele organisatie. Dat afvinken is wat de loonexport later vrijgeeft: een dag die niet gecontroleerd is, blokkeert de export.
Je kunt dat afvinken laten overnemen voor dagen die aantoonbaar schoon zijn: elke registratie uitgeklokt, geen openstaande correctie, en de geklokte tijd binnen de tolerantie van het rooster. Alles wat daarbuiten valt blijft handwerk. Die automatische stap staat standaard uit.
- Dagcheck per vestiging of voor de hele organisatie
- Maandoverzicht per medewerker met gepland, gewerkt en het verschil
- Automatisch afvinken van aantoonbaar schone dagen, standaard uit
- Een niet gecontroleerde dag houdt de loonexport tegen
Waar je het aan merkt
Uren die kloppen met de werkelijkheid
Er wordt geklokt op het moment zelf, met de pauze er automatisch af.
Geen discussie achteraf
Elke correctie draagt wie hem vroeg, wie hem goedkeurde en wanneer.
Vergeten uitklokken valt op
Er volgt een herinnering, en een te lange registratie wordt automatisch gemeld.
Ook zonder telefoon
Een tablet met pincode werkt voor iedereen, ook zonder eigen toestel of e-mailadres.
Netwerkuitval kost geen uren
De tablet buffert lokaal en levert de echte tijd later alsnog aan.
Een schone basis voor de loonaanlevering
Wat niet gecontroleerd is, gaat niet mee. Dat is een blokkade, geen waarschuwing.
Wat men hierover vraagt
Registreert de tool waar iemand is bij het klokken?
Nee. Er is geen locatiebepaling, geen foto en geen badge bij het klokken. De kiosk staat op een vaste plek en de app klokt zonder de locatie van de telefoon uit te lezen.
Moet een medewerker pauze in- en uitklokken?
Nee. Er is geen aparte pauzeknop. De pauze gaat volgens jouw pauzeregels van de gewerkte tijd af, op basis van de duur van de registratie.
Wat als iemand vergeet uit te klokken?
Hij krijgt een herinnering na afloop van de dienst. Blijft de registratie openstaan, dan valt hij op in het overzicht en boven de zestien uur wordt hij automatisch gemarkeerd als te corrigeren, met een melding naar HR. Er wordt niets stil dichtgezet.
Zet een tablet neer en klok een week mee
Richt een gratis omgeving in, geef een paar medewerkers een pincode en laat ze een week klokken. Daarna zie je de uren naast het rooster staan.