Algemene voorwaarden

1. Definities

"Wij" of "de dienst" is OurTimetable, aangeboden door Qfile B.V., KvK 97758388, gevestigd aan de Europalaan 40, 3526 KS Utrecht. "Klant" is de organisatie die een omgeving gebruikt. "Gebruiker" is iedere persoon die namens de klant in de dienst werkt: een medewerker, een planner, een manager, HR of een beheerder. "Omgeving" is de afgeschermde inrichting van één klant.

Aan het einde onderscheiden wij twee verschillende gebeurtenissen, die niet met elkaar verward moeten worden. Opzeggen van een betaald pakket betekent dat de verlenging van dat pakket stopt en de omgeving terugvalt op het gratis pakket: de omgeving blijft bestaan, de gegevens blijven staan en iedereen kan blijven inloggen, roosteren, klokken en verlof aanvragen. Beëindigen van de omgeving, ook wel het sluiten van de omgeving, betekent dat de overeenkomst als geheel eindigt en de omgeving zelf ophoudt te bestaan, waarna de gegevens worden verwijderd. Dat laatste gebeurt op verzoek van de klant, of doordat wij de overeenkomst beëindigen.

De opzegging is geregeld in artikel 5 van deze voorwaarden. De beëindiging van de omgeving is geregeld in artikel 15 van de verwerkersovereenkomst. De termijnen in die twee artikelen horen bij verschillende gebeurtenissen en gelden dus niet naast elkaar.

2. De dienst

Met OurTimetable maak je roosters, registreer je gewerkte uren (ook via een kiosk of tijdklok), beheer je verlof, verzuim, beschikbaarheid en bekwaamheden, bewaak je rusttijden en toeslagvensters op basis van de door jou ingestelde cao-regels, en maak je een export voor de salarisverwerking. De dienst wordt als online abonnement geleverd en werkt in de browser: installatie is niet nodig.

Wij spannen ons in de dienst zorgvuldig te leveren, maar geven geen garantie dat de dienst geschikt is voor elk specifiek doel. De rooster- en urenberekeningen zijn hulpmiddelen; de eindverantwoordelijkheid voor de uitbetaling en voor de naleving van de arbeidstijdenwetgeving blijft bij de klant (zie artikel 7).

3. Account en gebruik

De klant is verantwoordelijk voor het toekennen van de juiste rollen en rechten, voor het geheimhouden van inloggegevens en voor al het gebruik dat onder de eigen omgeving plaatsvindt. Iedere gebruiker werkt onder een eigen account. Wij raden aan tweefactorverificatie aan te zetten en de beheerder kan die voor HR- en beheerrollen verplicht stellen.

De klant gebruikt de dienst niet voor onwettige doeleinden en niet op een manier die de dienst of anderen schaadt. Wat wel en niet is toegestaan, staat in de gebruikersverklaring. Wij mogen misbruik onderzoeken en bij een ernstige overtreding een account of een omgeving opschorten.

4. Pakketten en grenzen

Alle functies zitten in elk pakket. Wat je betaalt hangt af van de grootte van je organisatie: het aantal actieve medewerkers en het aantal vestigingen.

De genoemde bedragen zijn per organisatie per maand en exclusief btw, niet per medewerker. Er is geen jaarabonnement; alle betaalde pakketten lopen per maand.

De grenzen zijn standen, geen maandtellingen: het gaat om hoeveel medewerkers er op dit moment in dienst zijn en hoeveel vestigingen er op dit moment bestaan. Medewerkers met de status "uit dienst" tellen niet mee.

Een volle grens raakt nooit bestaande gegevens. Er wordt niemand verwijderd, geblokkeerd of uitgeroosterd, en inloggen, roosteren, klokken en verlof blijven voor iedereen gewoon werken. Alleen het toevoegen van een nieuwe medewerker of een nieuwe vestiging boven de grens wordt geweigerd, met uitleg erbij: welk pakket geldt, welke grens dat is, hoeveel er in gebruik zijn en wat je kunt doen. Een weigering verdwijnt nooit stil.

5. Betaling, verlenging en opzegging

Je meldt je altijd eerst gratis aan; een creditcard is daarvoor niet nodig. Betaalde pakketten worden vooraf per maand afgerekend. Betaling verloopt via onze betaaldienst Mollie B.V.; wij zien of bewaren zelf geen kaartgegevens.

Een maandabonnement verlengt telkens met een maand tegen het dan geldende tarief en is maandelijks opzegbaar. Bij opzegging stopt de verlenging; reeds betaalde bedragen worden niet terugbetaald, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

Zeg je op, of blijft een betaling uit, dan valt de omgeving terug op het gratis pakket. Dat gaat niet abrupt: het oude plafond blijft daarna nog 14 dagen gelden, zodat er niets van de ene op de andere dag op slot gaat en je rustig kunt beslissen. Ook daarna geldt artikel 4: bestaande medewerkers en vestigingen blijven gewoon werken; alleen nieuwe toevoegingen boven de grens worden geweigerd.

Opzeggen raakt dus het pakket, niet de omgeving. De termijn van 14 dagen hierboven gaat uitsluitend over het oude plafond: bij een opzegging wordt er niets verwijderd en de omgeving blijft op het gratis pakket gewoon bestaan, ook na die 14 dagen. Wil je de omgeving zelf laten sluiten, dan is dat een beëindiging van de omgeving zoals omschreven in artikel 1. Die meld je bij ons, en daarvoor gelden de exporttermijn van 60 dagen en de verwijdering uit artikel 15 van de verwerkersovereenkomst.

Ben je een consument, dan gelden de wettelijke opzegregels voor consumenten. Voor zover deze voorwaarden voor een consument ongunstiger zouden uitpakken dan het dwingende consumentenrecht, gaat de wet voor.

6. Beschikbaarheid en onderhoud

Wij streven naar een hoge beschikbaarheid, maar de dienst kan tijdelijk onbeschikbaar zijn door onderhoud of een storing. Wij maken regelmatig versleutelde back-ups en beproeven het terugzetten daarvan periodiek. Gepland onderhoud dat de dienst merkbaar raakt, kondigen wij waar mogelijk vooraf aan.

Wij geven geen garantie op ononderbroken of foutloze beschikbaarheid. Zie verder de pagina aansprakelijkheid.

7. Verantwoordelijkheid van de klant

De klant blijft verantwoordelijk voor de juistheid en de rechtmatigheid van de ingevoerde gegevens, voor het toekennen van rollen en rechten en voor zorgvuldig gebruik van accounts. Roosters, urenberekeningen, cao-signalen en loonexports zijn hulpmiddelen: de controle op de uiteindelijke uitbetaling en op de naleving van de Arbeidstijdenwet en de toepasselijke cao blijft bij de klant.

De klant is als werkgever verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van zijn medewerkers en zorgt ervoor dat er niet meer gegevens in de dienst worden gezet dan de wet toestaat. Dat geldt in het bijzonder voor verzuimgegevens: vastleggen dát iemand ziek is en wanneer mag, het vastleggen van klachten, diagnose of behandeling niet.

8. Privacy en gegevensverwerking

Wij verwerken persoonsgegevens zoals beschreven in onze privacyverklaring. Verwerken wij persoonsgegevens namens de klant, dan doen wij dat als verwerker onder de verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 AVG. Die overeenkomst maakt onderdeel uit van deze voorwaarden en is voor de verwerking van persoonsgegevens leidend.

Een inbreuk in verband met persoonsgegevens melden wij zonder onredelijke vertraging en in elk geval binnen 48 uur na kennisname bij de klant, met de op dat moment bekende details, zodat de klant tijdig aan de eigen meldplicht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (binnen 72 uur, artikel 33 AVG) kan voldoen.

9. Intellectueel eigendom

De software en de vormgeving blijven van ons of onze licentiegevers. De gegevens van de klant blijven van de klant; de klant verleent ons uitsluitend het recht die te verwerken voor zover nodig om de dienst te leveren.

10. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheidsregeling staat uitgewerkt op de pagina aansprakelijkheid, die onderdeel uitmaakt van deze voorwaarden en voor de aansprakelijkheid leidend is. Kort samengevat: de dienst wordt geleverd zoals hij is, onze aansprakelijkheid is voor zover wettelijk toegestaan beperkt tot directe schade en tot het bedrag dat je in de laatste 12 maanden voor de dienst hebt betaald, en wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade. Deze beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid. Bij verschil tussen deze samenvatting en die pagina gaat die pagina voor.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze voorwaarden en de dienst aanpassen. Belangrijke wijzigingen kondigen wij vooraf aan, bijvoorbeeld met een melding in de app of per e-mail. Blijf je de dienst gebruiken, dan gelden de aangepaste voorwaarden.

12. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen wij voor aan de bevoegde rechter in Midden-Nederland, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

13. Rangorde van documenten

Onze dienstverlening berust op meerdere documenten die samen een geheel vormen. Bij onderlinge strijdigheid geldt per onderwerp de volgende rangorde, waarbij het eerstgenoemde document voorgaat:

• Voor de verwerking van persoonsgegevens gaat de verwerkersovereenkomst voor (artikel 28 AVG).
• Voor de aansprakelijkheid gaat de pagina aansprakelijkheid voor.
• Daarna gelden deze algemene voorwaarden.
• Vervolgens gelden de overige verklaringen, waaronder de gebruikersverklaring, de privacyverklaring en het cookiebeleid.

Deze rangorde laat onverlet dat bepalingen van dwingend recht in alle gevallen voorgaan.

14. Contact

Vragen over deze voorwaarden? Neem contact op met Qfile B.V. via info@ourtimetable.com.