Ook de vragen die je liever vooraf stelt

Ja. Je vult de naam van je organisatie, je eigen naam en je werk-e-mailadres in, bevestigt de link in de mail en dan staat je eigen omgeving klaar. Er komt geen verkoper langs en er worden geen betaalgegevens gevraagd. Je start met 30 dagen waarin alles aanstaat en zonder plafond. Loopt die periode af zonder dat je een pakket kiest, dan valt je omgeving terug op gratis met onbeperkt medewerkers en 3 vestigingen en blijft alles wat je hebt vastgelegd gewoon staan.

Reken op een halfuur tot je eerste gepubliceerde rooster: aanmelden, een vestiging en je medewerkers toevoegen, een paar dienstsoorten vastleggen en een week plannen. Je hele organisatie inrichten kost meer, en dat hoeft ook niet in één keer.

Nee. Alles werkt in de browser. De medewerker-app is dezelfde omgeving en kan als snelkoppeling op het beginscherm van een telefoon; er komt geen appwinkel aan te pas. Voor het kioskscherm gebruik je een tablet, een oude laptop of een vaste pc.

Je kunt altijd mailen met een vraag, en de kennisbank beschrijft de onderdelen stap voor stap met de knoppen zoals ze in het scherm staan. Wat voor begeleiding er bij welk pakket hoort staat op de prijzenpagina.

Van jullie. Jouw organisatie is verwerkingsverantwoordelijke en OurTimetable is verwerker. Dat betekent dat wij de gegevens alleen verwerken om de dienst te leveren, en niet voor eigen doeleinden. De verwerkersovereenkomst hoort bij het abonnement en staat gewoon online, zodat je hem vooraf kunt lezen in plaats van achteraf.

Nee. Elke organisatie krijgt een eigen, fysiek gescheiden database. Er is dus geen gedeelde tabel waarin een fout in een filter gegevens van een andere klant zou kunnen tonen. Het toewijzen van een inlog aan de juiste omgeving loopt via een aparte administratie die bij twijfel weigert in plaats van naar een standaardomgeving terug te vallen.

Ja. Gevoelige persoonsgegevens worden versleuteld opgeslagen, met een eigen sleutel per klant. Wordt die sleutel vernietigd, dan is de inhoud onherstelbaar onleesbaar. Dat is precies wat je wilt als iemand vraagt om echt verwijderen in plaats van onzichtbaar maken.

Ja. Er is een logboek dat alleen aangevuld kan worden en waarvan elke regel met de vorige verzegeld is, zodat achteraf sleutelen zichtbaar wordt. Voor besluiten die een mens neemt, zoals een verlofgoedkeuring, het vergrendelen van een week of het vrijgeven van de loonexport, wordt daarnaast een apart bewijsstuk vastgelegd.

Je stelt zelf bewaartermijnen in, per categorie. Medewerkers die lang uit dienst zijn kunnen geanonimiseerd worden. Het daadwerkelijk verwijderen staat standaard uit en werkt eerst als voorstel: er verdwijnt nooit stil iets zonder dat je die knop bewust hebt omgezet.

Ja. Er is een export van de gegevens van één medewerker, bedoeld voor een inzageverzoek onder de AVG. Daarnaast ziet een medewerker in zijn eigen app zijn rooster, uren, verlofsaldo en profielgegevens.

Nee. We hebben geen beveiligingscertificering, en we doen ook niet alsof. Wat er wel is, staat concreet beschreven: een eigen database per klant, versleutelde opslag met een sleutel per klant, een onveranderlijk logboek, tweefactor-inlog, en de maatregelen in de verwerkersovereenkomst. Vraagt jouw organisatie om een certificering, zeg dat dan meteen, dan weet je waar je aan toe bent.

Ja, uit een CSV. Je uploadt of plakt het bestand, de tool herkent de kolommen zelf en je wijst met de hand toe wat hij niet herkent. Voor je bevestigt zie je een voorbeeld met kleuren: groen is nieuw, geel wordt overgeslagen omdat het er al staat, rood is een fout met de reden erbij. Tijdens de import gaat er geen mail of melding uit, dus je kunt het rustig een paar keer proberen.

Nee, alleen de medewerkerslijst. Roosters uit het verleden gaan niet mee. In de praktijk begin je bij de eerstvolgende week die je nog moet maken, en dat werkt beter dan de historie proberen na te bouwen. Vaste patronen leg je één keer vast als weeksjabloon of basisrooster en rol je daarna uit.

Nee, en dat raden we ook af. Begin met één afdeling of één vestiging, plan daar één week, en draai die naast wat je nu gebruikt. Je merkt dan precies waar de tool anders rekent dan jij. Klopt het, dan zet je de volgende afdeling erbij.

Ja. OurDigitalContract is onze contract- en personeelstool en er zit een koppeling tussen de twee, zodat je een medewerker niet twee keer invoert. Vanuit de contracttool komen naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie, standplaats, dienstverband, contracturen, start- en einddatum, de vaste werkdagen, het personeelsnummer en het IBAN binnen. Meldt de contracttool iemand uit dienst, dan vervalt hier meteen zijn toegang: sessies worden ingetrokken, zijn passkey en tweefactor-middelen verwijderd, en zijn toekomstige diensten komen terug op het bord met open diensten. Het verkeer gaat een kant op: de planning schrijft geen personeelsgegevens terug. Het zijn twee losse abonnementen, maar voor de koppeling zelf betaal je niets extra.

Geen burgerservicenummer en geen salaris, uurloon of ander loonbedrag. Die worden niet stilzwijgend overgeslagen maar hard geweigerd: staat er toch zo’n veld in een levering, dan wordt die hele levering afgewezen, zodat een fout aan de bronkant zichtbaar wordt. Ook rollen en rechten komen nooit mee, wie binnenkomt is medewerker. Daarnaast bepaal je zelf per categorie wat je binnenlaat: contactgegevens, rooster en contracturen, contractperiode, en functie en vestiging. BSN en salaris staan in dat scherm vergrendeld op uit en zijn niet aan te zetten.

Naast de koppeling met OurDigitalContract is de CSV-import de weg, met een voorbeeldscherm voordat er iets wordt weggeschreven. Er is geen algemene open koppeling waarmee elk pakket rechtstreeks kan aansluiten, en geen live koppeling met een salarispakket, een arbodienst of het UWV.

Alleen zijn eigen gegevens, plus het teamrooster als je dat toestaat. Geen personeelsdossiers, geen salarisgegevens, geen loonexport en geen instellingen. Een ziekmelding van een collega is niet zichtbaar voor het hele team.

Klokken kan via het kioskscherm met een pincode van vier cijfers, zonder telefoon en zonder eigen e-mailadres. Het rooster is af te drukken als weekoverzicht. Aanvragen kan HR namens de medewerker invoeren.

Ja. Elke medewerker heeft een persoonlijke agenda-link die hij eenmalig in zijn agenda zet. Daarin staan alleen zijn eigen, gepubliceerde diensten in een venster van twee weken terug tot acht weken vooruit, met alleen de tijd, de afkorting en de locatie. Nooit namen van collega’s of notities. De link is met één knop te vervangen als hij is gedeeld.

Alleen als je dat wilt. Je stelt per soort bericht en per kanaal in of je het meteen wilt, gebundeld in één dagelijks bericht, of helemaal niet. In de app, per e-mail of als pushbericht.