Het gat vullen zonder rond te bellen
Iemand meldt zich ziek op zondagavond. Nu begint het rondbellen: wie kan er morgen vroeg, en mag die persoon dat eigenlijk wel. OurTimetable draait dat om. De dienst gaat op een bord, het team ziet hem, en wie hem oppakt is per definitie iemand die hem mag draaien. De tool controleert dat namelijk voordat de claim doorgaat.
Het bord met open diensten
Een open dienst is een dienst zonder naam. Er zijn vier manieren waarop hij op het bord komt. Je zet hem er zelf neer. Een weeksjabloon rolt een heel patroon uit als open diensten. Een medewerker biedt zijn eigen dienst aan. Of iemand meldt zich ziek en de tool zet de vrijgekomen diensten er automatisch op.
Medewerkers zien op hun telefoon alleen de open diensten die bij hen passen: de rol moet kloppen en de dienst mag niet botsen met wat ze al hebben staan. Dat scheelt een lijst met vijftig diensten waarvan er twee relevant zijn.
- Zelf een dienst open zetten vanaf het planbord
- Een weeksjabloon uitrollen als open diensten
- Een medewerker biedt zijn eigen dienst aan en kan dat weer intrekken
- Ziekmelding zet de diensten van de zieke automatisch op het bord
- De medewerker ziet alleen wat bij hem past
Waarop een claim wordt getoetst
Claimen is niet hetzelfde als krijgen. Op het moment dat iemand op de knop drukt, loopt de tool zeven controles af, op de server, niet in de browser. Klopt er iets niet, dan krijgt de medewerker te horen wát er niet klopt, niet een kale weigering.
De rol moet overeenkomen. Alle harde bekwaamheidseisen van de dienst moeten aanwezig en geldig zijn. Er moet elf uur rust liggen tussen deze dienst en de aangrenzende diensten. De dienst mag niet overlappen met iets anders. Er mag geen goedgekeurd verlof op die dag staan. En als de claim boven het eigen contract uitkomt, geldt een weekplafond van achtenveertig uur, bewust onder de wettelijke piek van zestig.
Werk je met meerdere vestigingen en heb je de reistijdbewaking op hard gezet, dan is er een zevende controle: tussen twee diensten op verschillende locaties moet minstens de reistijd uit je eigen afstandsmatrix zitten. Die bewaking staat standaard uit.
- Rol, bekwaamheid, rusttijd, overlap en goedgekeurd verlof
- Elf uur rust, ook bij een claim laat op de avond
- Achtenveertig uur per week als plafond op vrijwillige meeruren
- Reistijd tussen vestigingen, als je die bewaking aanzet
- Twee mensen die tegelijk claimen: er wint er precies één
- Alle controles draaien op de server, nooit alleen in de browser
Bevestigen, of vanzelf laten gaan
Standaard komt een geldige claim eerst bij jou terecht: je bevestigt hem of je wijst hem af. Vertrouw je het proces, dan zet je aan dat een geldige claim direct wordt toegekend. De controles blijven dan precies hetzelfde; alleen de bevestigingsstap verdwijnt.
Blijft een dienst te lang open staan, dan escaleert hij vanzelf. Hoe lang dat is bepaal je zelf; standaard staat het op vierentwintig uur. Bij de escalatie wordt de kring groter getrokken naar flexpool en zzp, binnen de vestiging waar de dienst hoort. Is er niemand, dan blijft de dienst als onvervuld op je dagscherm staan in plaats van stil te verdwijnen.
- Bevestigen door de planner, of automatisch toekennen
- Escalatie na een zelf ingestelde wachttijd, standaard vierentwintig uur
- Bij escalatie ook flexpool en zzp, binnen de juiste vestiging
- Niemand gevonden betekent zichtbaar onvervuld, niet stil verdwenen
- Precies één escalatie per dienst, ook als de taak vaker draait
Twee collega’s die onderling ruilen
Ruilen loopt anders dan een open dienst. Een medewerker stelt een ruil voor aan een collega met dezelfde functie: mijn dienst tegen die van jou. De collega accepteert of wijst af. Pas daarna komt hij bij de planner, die het laatste woord heeft. Er zijn dus twee akkoorden nodig voordat het rooster verandert, en de omwissel gebeurt in één keer, niet half.
Er is ook een marktplaats-variant: je zet je dienst open en een willekeurige collega claimt hem. Daar gelden dezelfde harde controles als bij een open dienst.
Twee dingen doen bewust niet mee. Een dienst die je hebt vastgezet is niet te ruilen, en een week die is afgesloten voor de loonverwerking evenmin. In beide gevallen zegt de melding welke van de twee het is, want de uitweg verschilt: een vastzetting haalt de planner eraf, een afgesloten week heropent HR.
De hele ruilmodule kun je uitzetten. Dan verdwijnt de tab ook uit het scherm, in plaats van dat medewerkers op een knop drukken die niets doet.
- Direct voorstellen aan een collega met dezelfde functie
- Of aanbieden op de marktplaats en laten claimen
- Collega akkoord, daarna planner akkoord, dan pas het rooster
- De omwissel gebeurt in één ondeelbare stap
- Vastgezette diensten en afgesloten weken doen niet mee
- De module is in zijn geheel uit te zetten
Wie kan dit overnemen
Bij een openstaand ruilverzoek kun je een lijst opvragen met collega’s die de aangeboden dienst hard kunnen overnemen. Dat zijn dezelfde controles als bij een claim, plus een extra: iemand die door de overname een nieuwe harde roosterregel zou overtreden valt af. De lijst staat op volgorde van wie de meeste contracturen over heeft.
Bij een ziekmelding is er een vergelijkbare belhulp: een geordende lijst van collega’s die de dienst kunnen overnemen. Die lijst verandert niets, hij helpt je alleen kiezen wie je belt. Het telefoonnummer verschijnt daar alleen voor wie het recht heeft persoonsgegevens in te zien.
- Rangschikking op resterende contracturen
- Kandidaten die een harde regel zouden breken vallen af
- Belhulp bij ziekte: een lijst, geen automatische cascade
- Telefoonnummers alleen voor wie dat recht heeft
Waar je het aan merkt
Geen avondje rondbellen
De dienst staat binnen een minuut bij iedereen die hem mag draaien.
Geen claim die achteraf niet mag
Rust, bekwaamheid en verlof worden getoetst vóór de toekenning, niet erna.
Ruilen zonder groepsapp
Het voorstel, het akkoord en de goedkeuring staan op één plek terug te lezen.
Zicht op wat niet gevuld raakt
Een dienst die niemand oppakt blijft zichtbaar in plaats van te verdwijnen.
Minder overwerk zonder erop te letten
Het weekplafond op vrijwillige meeruren houdt de rem erop.
Rust in het rooster
Een vastgezette dienst of een afgesloten week blijft staan, wat er ook geruild wordt.
Wat men hierover vraagt
Kan iemand een dienst claimen waar hij niet bekwaam voor is?
Nee. Harde bekwaamheidseisen worden op de server getoetst op het moment van claimen. Ontbreekt een eis of is een certificaat verlopen, dan gaat de claim niet door en hoort de medewerker waarom.
Wat gebeurt er als twee mensen tegelijk claimen?
Er wint er precies één. De statuscontrole zit in dezelfde databasehandeling als de toekenning, dus een tweede claim komt nooit binnen op een dienst die al vergeven is.
Moet ik elke ruil zelf goedkeuren?
Bij een gewone ruil wel, dat is de laatste stap. Voor open diensten kun je het anders inrichten: zet je automatisch toekennen aan, dan gaat een geldige claim direct door. De controles blijven onveranderd.
Ziet iedereen alle open diensten?
Nee. Een medewerker ziet op zijn telefoon alleen de open diensten waarvan de rol klopt en die niet botsen met zijn eigen rooster. Het bord met alles erop is voor de planner.
Hier gaat het verder
Probeer één week met een open dienst erin
Zet één dienst open in een gratis omgeving en kijk wat er gebeurt als iemand hem claimt. Dat laat meer zien dan welke uitleg dan ook.