Laat het team eerst kiezen, verdeel daarna
Diensten uitdelen levert altijd discussie op. Diensten láten kiezen werkt vaak beter, maar dan moet je wel kunnen uitleggen hoe je uiteindelijk hebt verdeeld. Met een intekenronde zet je de te vullen diensten van een week open, geeft het team een deadline om te kiezen, en laat je de verdeling daarna berekenen volgens een vaste volgorde die je kunt navertellen.
Een ronde openen
Je opent een ronde op een conceptweek: een week die je nog niet hebt gepubliceerd. Per dienstsjabloon geef je aan hoeveel plekken er zijn. Zeven ochtenddiensten, drie avonden, twee nachten. Daar hangt een deadline aan, en tot die deadline kan het team intekenen.
Je kunt een ronde ook sluiten zonder te verwerken, bijvoorbeeld als de week toch anders wordt.
- Ronde op een nog niet gepubliceerde week
- Aantal plekken per dienstsjabloon
- Deadline per ronde
- Overzicht van rondes met het aantal plekken en inschrijvingen
- Sluiten zonder verwerken kan
Wat de medewerker ziet
In de medewerker-app staan de open rondes met per plek een eerlijk antwoord: mag ik hierop intekenen, ja of nee. Staat er nee, dan staat de reden erbij. Overlap met een dienst die je al hebt, te weinig rust, goedgekeurd verlof, of een bekwaamheid die je niet hebt.
Intekenen kan met een eerste of een tweede keuze. Zolang de ronde loopt kun je je inschrijving weer intrekken. Na de deadline gaat de deur dicht.
- Per plek zichtbaar of je mag intekenen, met de reden als het niet mag
- Eerste keuze en tweede keuze
- Intrekken zolang de ronde open is
- Na de deadline kan er niets meer bij
- Achteraf je eigen uitslag terugzien
Hoe de verdeling tot stand komt
Bij het verwerken loopt de tool een vaste volgorde af. Eerste keuzes gaan voor tweede keuzes. Binnen dezelfde rang gaat degene voor die de meeste contracturen nog open heeft staan. Zit dat gelijk, dan gaat degene voor die dit jaar minder weekenden heeft gedraaid. En als ook dat gelijk is, beslist een vast kenmerk van de medewerker, zodat de uitkomst niet van toeval afhangt.
Deze volgorde is bewust saai en navertelbaar. Twee keer verwerken op dezelfde gegevens geeft exact dezelfde verdeling. Dat is precies wat je nodig hebt als iemand vraagt waarom hij die zaterdag niet kreeg.
De diensten die eruit rollen zijn conceptdiensten, aangemaakt langs dezelfde weg als handmatige diensten. Dat betekent dat de arbeidstijdencontrole en de weekvergrendeling ook hier gewoon gelden. Kan een toewijzing niet, dan wordt die kandidaat overgeslagen met een reden, en loopt de rest gewoon door. Een ronde verwerk je één keer; een tweede poging wordt geweigerd.
- Eerste keuze vóór tweede keuze
- Daarna wie de meeste contracturen over heeft
- Daarna wie minder weekenden heeft gedraaid
- Dezelfde gegevens geven altijd dezelfde verdeling
- De uitkomst wordt aangemaakt als conceptdienst, niet direct gepubliceerd
- Verwerken kan maar één keer per ronde
En daarna
Na het verwerken staat de week als concept op je bord. Wat er niet gevuld is, vul je zelf aan of zet je als open dienst neer. Daarna doorloop je de gewone route: de controle vooraf, publiceren en eventueel vergrendelen.
Zelfroosteren vervangt het planbord dus niet. Het is een manier om de week te vullen waarbij het team eerst aan zet is.
- De week blijft concept tot jij publiceert
- Wat leeg blijft gaat als open dienst het bord op
- De gewone controle vooraf en publicatie erna
- Te combineren met beschikbaarheid die vooraf is doorgegeven
Waar je het aan merkt
Minder discussie over de verdeling
De volgorde ligt vast en is aan iedereen uit te leggen.
Meer eigen regie
Mensen kiezen zelf, binnen grenzen die je vooraf hebt gezet.
Geen onmogelijke keuzes
Een plek waar iemand niet op mag intekenen is meteen dichtgezet, met uitleg.
Een startpunt in plaats van een leeg bord
Na het verwerken staat het grootste deel van de week er al.
Eerlijker over het jaar
Wie minder weekenden heeft gedraaid gaat voor bij gelijke keuze.
Reproduceerbaar
Twee keer verwerken geeft hetzelfde antwoord, dus je kunt het narekenen.
Wat men hierover vraagt
Wat als niemand op een dienst intekent?
Dan blijft die plek leeg en vul je hem zelf in, of je zet hem als open dienst op het bord zodat het team hem alsnog kan oppakken.
Kan iemand intekenen op een dienst die botst met zijn verlof?
Nee. Goedgekeurd verlof, overlap met een bestaande dienst, te weinig rust en een ontbrekende harde bekwaamheid sluiten een plek af voordat er ingetekend kan worden.
Wordt het rooster meteen gepubliceerd?
Nee. Het verwerken maakt conceptdiensten. Publiceren blijft een aparte, bewuste handeling met de controle vooraf ervoor.
Hier gaat het verder
Draai één ronde en kijk wat eruit komt
Zet een week open, laat een paar mensen intekenen en verwerk de ronde. In tien minuten weet je of dit bij je team past.