Wat het team zelf regelt, en wat de tool bewaakt
Een goed rooster begint bij informatie die je niet hoeft na te vragen: wie kan wanneer, en wie mag wat. Medewerkers geven hun beschikbaarheid door, bekwaamheden hebben een geldigheidsduur, en ruilen loopt langs een route waar de planner zicht op houdt.
Beschikbaarheid doorgeven
Per dag zet een medewerker of hij beschikbaar is of niet, met eventueel een notitie erbij. Niet ingevuld is ook een stand: dan weet je dat je het nog niet weet. Een ingevulde week is te kopiëren naar meerdere volgende weken, zodat een vast patroon niet elke keer opnieuw hoeft.
Je kunt een deadline instellen: doorgeven vóór een vaste weekdag en tijd, voor de week die een aantal weken vooruit ligt. Wie nog niets heeft ingevuld krijgt een herinnering, en HR ziet in een lijst wie er nog ontbreekt.
Voor planners is er een heatmap over het hele team, zodat je in één blik ziet welke dagen dun bezet zijn voordat je begint met puzzelen.
- Beschikbaar, niet beschikbaar of nog niet ingevuld, per dag
- Notitie per dag voor de nuance
- Een week kopiëren naar meerdere volgende weken
- Instelbare deadline met automatische herinnering
- Overzicht van wie nog moet invullen
- Heatmap over het team voor de planner
Fijner dan een hele dag: de roosterregels
Beschikbaarheid werkt per dag. Wil je preciezer, dan leg je dat vast als staande roosterregel bij de medewerker. Denk aan niet werken na een bepaalde tijd, niet voor een bepaalde tijd, niet in het weekend, geen nachtdiensten, of alleen binnen een venster op een vaste weekdag.
Zo’n regel geldt door tot je hem intrekt, kan hard of zacht zijn, en kan een geldigheidsvenster hebben zodat hij vanzelf ingaat en afloopt. Je kunt hem ook op een hele afdeling, vestiging of rol zetten in plaats van op één persoon.
- Vaste grenzen per persoon, afdeling, vestiging of rol
- Hard, wat blokkeert, of zacht, wat een voorkeur is
- Geldig vanaf en geldig tot, zodat een tijdelijke afspraak vanzelf verloopt
- De oorspronkelijke zin wordt bewaard als toelichting bij de regel
Bekwaamheden die kunnen verlopen
Je maakt een lijst met bekwaamheden en geeft er eventueel een geldigheidsduur in maanden aan mee. Ken je die toe aan een medewerker met de datum waarop hij hem behaalde, dan rekent de tool de verloopdatum zelf uit. De status is geldig, verloopt binnenkort, verlopen of ingetrokken.
Aan een diensttype of afdeling hang je een eis. Die kan hard zijn, en dan is iemand zonder die bekwaamheid uitgesloten, of zacht, en dan is het een voorkeur. Een dagelijkse controle kijkt vooruit en meldt bekwaamheden die binnenkort aflopen, zodat je op tijd kunt bijscholen.
- Bekwaamheid met een geldigheidsduur in maanden
- Verloopdatum automatisch berekend uit de behaalddatum
- Eis per diensttype of afdeling, hard of zacht
- Harde eisen blokkeren een claim en sluiten kandidaten uit
- Dagelijkse controle op bekwaamheden die binnenkort verlopen
Diensten ruilen
Een ruil kan twee kanten op. Direct, aan een specifieke collega, of open op het bord, waar iemand hem kan claimen. In beide gevallen komt het verzoek langs de collega en langs de planner: pas als beide kanten akkoord zijn verandert het rooster.
De tool draagt kandidaten aan die passen. Een vastgezette dienst en een vergrendelde week doen niet mee, en dat wordt op elk instappunt gecontroleerd en nog een keer op het moment dat de ruil daadwerkelijk wordt doorgevoerd. Het hele onderdeel is uit te zetten als je liever niet hebt dat medewerkers onderling ruilen.
- Direct ruilen met een collega of via het open bord
- Pas rond bij akkoord van collega én planner
- Voorstellen voor geschikte ruilkandidaten
- Vastgezette diensten en vergrendelde weken doen niet mee
- Het hele ruilonderdeel is aan of uit te zetten
Zelf intekenen op een week
Wil je het team meer laten meebepalen, dan open je een intekenronde op een conceptweek met een deadline. Medewerkers tekenen in op de diensten die ze willen, met een eerste keus en een reservekeus. Na de deadline verwerkt de planner de ronde en maakt hij de knopen door.
Zo blijft de planner eindverantwoordelijk, maar hoef je niet meer te raden wie welke dienst het liefst draait.
- Intekenronde op een conceptweek, met een deadline
- Eerste keus en reservekeus per dienst
- Verwerken door de planner, niet automatisch
- Intekenen gaat via de medewerker-app
Waar je het aan merkt
Minder navragen
De informatie staat er al voordat je begint met plannen.
Geen verlopen certificaat in een dienst
De geldigheid wordt getoetst op de datum van de dienst zelf.
Ruilen zonder groepsapp
Elk verzoek heeft een status en verandert het rooster pas bij dubbel akkoord.
Vaste afspraken die blijven gelden
Een roosterregel geldt door, ook als je hem een half jaar later vergeten bent.
Een team dat meedenkt
Met een intekenronde bepaalt het team mee, zonder dat de planner de regie kwijtraakt.
Op tijd bijscholen
Verlopende bekwaamheden melden zich voordat iemand niet meer inzetbaar is.
Wat men hierover vraagt
Kan een medewerker per dagdeel zijn beschikbaarheid doorgeven?
Het beschikbaarheidsscherm werkt per dag: beschikbaar, niet beschikbaar of nog niet ingevuld, met een notitie. Wil je het per dagdeel of per tijdvenster, dan leg je dat vast als roosterregel bij die medewerker, bijvoorbeeld niet werken na 16:00 of alleen op dinsdagochtend.
Kan ik certificaten of diploma’s uploaden?
Nee. Er is geen documentopslag in de tool. Je legt vast dát iemand een bekwaamheid heeft, wanneer hij die behaalde en tot wanneer die geldig is. Het bewijsstuk zelf bewaar je waar je dat nu ook doet.
Kunnen medewerkers onderling ruilen zonder dat ik het merk?
Nee. Elke ruil komt langs de planner voordat het rooster verandert. Wil je die stap niet, dan kun je het ruilen ook helemaal uitzetten.
Vraag je team één week beschikbaarheid
Zet een gratis omgeving op, nodig het team uit en laat ze een week invullen. Je merkt meteen hoeveel navragen dat scheelt.