Hoe klokt een medewerker in en uit?

Manier 1: de tablet bij de deur

Zet een tablet neer op de werkplek en log daar één keer op in met het kiosk-account van die locatie. Daarna blijft het scherm klaarstaan voor iedereen die er werkt. Zolang dat nog niet is gebeurd, zegt het scherm dat de tablet nog niet is ingesteld.

Klokken gaat dan in vier korte stappen:

1. Zoek jezelf op. Het scherm toont de datum, een grote klok en de medewerkers van die locatie. Met het zoekveld of een afdelingsknop vind je jezelf snel.
2. Voer je pincode in. Vier tot zes cijfers op het grote toetsenbord. De code wordt altijd op de server gecontroleerd, nooit op de tablet zelf.
3. Kies inklokken of uitklokken. Je ziet je geplande dienst van vandaag, of de melding dat er geen dienst gepland staat. De knop die niet kan, is grijs: staat er bijvoorbeeld Al ingeklokt, dan hoef je niets meer te doen.
4. Bevestig. Bij het uitklokken kun je een korte notitie voor HR achterlaten, bijvoorbeeld dat je eerder weg moest. Daarna verschijnt de bevestiging met de tijd, en gaat het scherm vanzelf terug naar het begin.

Manier 2: de eigen telefoon

In de app staat onder het tabblad Uren het blok Vandaag met de knop Inklokken of Uitklokken. Hier is geen pincode nodig: je bent al ingelogd op je eigen toestel, en dat is het bewijs van wie je bent. Onder de knop staan meteen je totalen van deze week en deze maand.

Deze manier staat standaard uit: de kiosk is de norm. Je zet klokken met de eigen telefoon per vestiging aan in Instellingen, met de schakelaar Klokken met eigen telefoon. Staat hij uit, dan verwijst de app naar de kiosk van je vestiging.

De pincode

• Je stelt je pincode zelf in, bij de eerste keer instellen in de app. Kies een code van vier tot zes cijfers en herhaal die ter controle.
• HR kan een pincode alleen wissen, nooit instellen. Dat is een bewuste keuze: kon HR jouw code zetten, dan zou iemand anders met jouw code kunnen klokken en zijn de tijden niets meer waard. Op je medewerkerskaart staat daarom alleen of er een pincode is ingesteld.
• Codes worden versleuteld opgeslagen. Er staat nergens een leesbare pincode in het systeem.
• Na te veel foute pogingen gaat de code een kwartier op slot, zodat niemand het kan raden.

Pauzes

Pauzes klok je niet apart in en uit. Je legt eenmalig pauzeregels vast, bijvoorbeeld dertig minuten vanaf zes gewerkte uren. Bij het berekenen van de uren wordt de best passende regel toegepast, en de netto uren zijn de gewerkte tijd min die pauze. Dat scheelt twee klokacties per dag en voorkomt vergeten pauzes.

De uren nakijken en corrigeren

Op het scherm Uren staan de geplande en gewerkte uren naast elkaar, per dag en per week. Kleuren en labels laten meteen zien waar iets niet klopt: een verschil van meer dan een half uur, een ontbrekende uitklok, een openstaand correctieverzoek of een tijd die door HR is aangepast.

• Vergeten uit te klokken? De medewerker dient een correctieverzoek in met de reden en een toelichting. HR ziet dat verzoek in een aparte lijst en kan het los of in bulk goedkeuren.
• HR past zelf iets aan? Dat wordt zichtbaar gemarkeerd en blijft terug te zien in de tijdlijn van die registratie. Zo is achteraf altijd na te gaan wie wat wanneer heeft gewijzigd.
• Dagcontrole. HR vinkt een dag af als die klopt. Dat is niet vrijblijvend: een niet-gecontroleerde dag blokkeert later de loonexport.
• Herinnering. Standaard krijgt een medewerker een kwartier na het einde van zijn dienst een seintje als hij nog niet is uitgeklokt.

Veelgestelde vragen

Ik sta niet in het rooster, kan ik dan klokken?

Ja. Zonder geplande dienst kun je gewoon in- en uitklokken; het scherm meldt dan alleen dat er geen dienst gepland staat. De geklokte tijd telt daarna mee in de uren.

Ik zie mijn naam niet op de tablet

De tablet toont de medewerkers van de locatie waarop hij is ingesteld. Werk je vandaag op een andere vestiging, gebruik dan het zoekveld of klok via je eigen telefoon.

Wat gebeurt er met mijn kloktijden?

Ze vormen je urenoverzicht en, na controle door HR, de basis voor de loonexport. Waar de klok en het rooster verschillen, telt de klok. Alles staat versleuteld op servers in Nederland, in een eigen database per organisatie.