Plannen over veel adressen, met alles op de telefoon
In de schoonmaak staat het team zelden op één plek. Iemand doet twee panden op een ochtend, een derde collega valt in bij een object dat hij nog nooit heeft gezien. Het rooster moet dus op de telefoon kloppen, en de reistijd tussen adressen moet erin zitten. OurTimetable is daarop ingericht.
Elk object een eigen plek in het rooster
Je richt de objecten of panden in als vestigingen, elk met een eigen bezetting en eigen regels. Zo plan je per object en zie je toch het geheel. Aan een manager wijs je toe welke objecten hij beheert; daarbuiten kan hij niets wijzigen.
Per dienst kun je een notitie meegeven, bijvoorbeeld waar de sleutel ligt of wat er die dag extra moet gebeuren. Die notitie staat bij de dienst in de app van de medewerker.
- Objecten als aparte vestigingen, met eigen bezetting en regels
- Zichtbaarheid en rechten per object
- Notitie per dienst, zichtbaar voor wie de dienst draait
- Filteren op object of afdeling tijdens het plannen
Reistijd die meetelt in plaats van te worden vergeten
Je vult in hoeveel minuten er tussen twee locaties zit. Plan je iemand op dezelfde dag achter elkaar op twee verschillende adressen, dan controleert de tool of het gat groter is dan die reistijd.
Die bewaking staat standaard uit, omdat niet elk bedrijf met vaste reistijden werkt. Zet je hem aan, dan kies je zelf of een te krappe planning een waarschuwing geeft of wordt geweigerd.
- Reistijdmatrix tussen locaties, door jou ingevuld
- Controle op opeenvolgende diensten op verschillende adressen
- Twee standen: waarschuwen of hard weigeren
- Ontbreekt een paar in de matrix, dan wordt er niets aangenomen
De hele dag past op een telefoon
Medewerkers zien hun eigen rooster in de app, klokken daar in en uit, geven hun beschikbaarheid door en vragen verlof aan. Er is geen appwinkel voor nodig: de app is dezelfde omgeving en kan als snelkoppeling op het beginscherm.
Vergeet iemand uit te klokken, dan krijgt hij daar na afloop van de dienst een herinnering over. Zo hoeft niemand achteraf te reconstrueren hoe lang hij ergens is geweest.
- Eigen rooster, uren en verlofsaldo op de telefoon
- In- en uitklokken vanaf de eigen telefoon
- Herinnering als er niet is uitgeklokt
- Beschikbaarheid en verlof doorgeven zonder computer
Korte diensten die toch netjes optellen
Bij veel korte diensten telt elke minuut mee. De geklokte tijd is de bron voor de uitbetaling, met de pauze eraf volgens je eigen regels. Het verschil tussen gepland en gewerkt staat er altijd naast.
Aan het eind van de periode maak je de export per medewerker en per looncode. Staat er nog ergens een klokregistratie open, dan blokkeert dat de export in plaats van er stil nul uur van te maken.
- Geklokte tijd als bron, met de pauze automatisch verrekend
- Gepland en gewerkt naast elkaar, met het verschil
- Export per looncode als CSV of AFAS-bestand
- Openstaande registraties blokkeren de export met uitleg
Waar je het aan merkt
Geen belrondes over waar iemand moet zijn
Het rooster staat op de telefoon, met adres, tijd en de notitie erbij.
Reistijd die klopt
Twee panden achter elkaar kan alleen als er ook tijd is om er te komen.
Uren die niet achteraf gereconstrueerd worden
Er wordt geklokt op het moment zelf, en een vergeten uitklok valt op.
Overzicht per object
Je ziet per pand wat er gepland staat en wat er gewerkt is.
Invallen zonder chaos
Een vrijgekomen dienst komt terug als open dienst waar collega’s op kunnen reageren.
Aanlevering in één keer
Alle objecten en alle korte diensten samen in één export per periode.
Wat men hierover vraagt
Werkt de app ook bij een slechte verbinding?
De app werkt in de browser en laadt de gegevens van de server. Bij een slechte verbinding kan het laden traag zijn. Voor locaties zonder bereik is een vast kioskscherm bij de ingang vaak praktischer dan de eigen telefoon.
Kan ik per object andere regels instellen?
Ja. Bezettingsnormen en roosterregels kun je per vestiging inrichten, en de autopiloot-functies kun je op een deel van de vestigingen laten werken in plaats van op alles.
Hoe voorkom ik dat iemand op twee plekken tegelijk staat?
Overlappende diensten worden altijd geweigerd, ongeacht je instellingen. Het venster vertelt dan waar en wanneer die andere dienst staat.
Hier gaat het verder
Zet één object erin en plan een week
Begin met één pand en een paar medewerkers. Je ziet snel genoeg of het werkt zoals jullie plannen.