Gebruikersverklaring

1. Bevoegdheid

Je verklaart dat je bevoegd bent om te handelen namens de organisatie die jou toegang tot OurTimetable heeft gegeven. Handel je namens een organisatie, dan bind je die organisatie aan het gebruik van de dienst en aan de bijbehorende voorwaarden. Ben je daartoe niet bevoegd, gebruik de dienst dan niet onder dit account.

2. Rechtmatig gebruik

Je gebruikt de dienst uitsluitend voor rechtmatige doeleinden en in overeenstemming met de wet, waaronder de Arbeidstijdenwet, de toepasselijke cao en de AVG. Je zet de dienst niet in voor onwettige, misleidende of schadelijke handelingen, en niet op een manier die de dienst, andere gebruikers of derden benadeelt.

Niet toegestaan is in het bijzonder:

• proberen toegang te krijgen tot gegevens van een andere organisatie of van collega’s buiten je eigen rechten;
• de beveiliging omzeilen of testen zonder onze schriftelijke toestemming, waaronder het geautomatiseerd afspeuren van de dienst en het uitvoeren van belastingstests;
• de software terugbouwen, kopiëren, doorverkopen of als eigen dienst aanbieden;
• de dienst zo belasten dat andere klanten er last van hebben, bijvoorbeeld met kunstmatig verkeer of grote hoeveelheden nepgegevens;
• accounts delen of doorgeven, of een account gebruiken dat niet aan jou is uitgegeven;
• onwettige, beledigende of discriminerende inhoud invoeren in de vrije tekstvelden, zoals de notitie bij een dienst of bij een verlofaanvraag;
• de dienst gebruiken om medewerkers te volgen op een manier die verder gaat dan noodzakelijk voor de planning en de urenverantwoording.

3. Juistheid en gegevens van anderen

Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid, de volledigheid en de rechtmatigheid van de gegevens die je invoert of importeert. Dit geldt ook, en juist, voor de persoonsgegevens van anderen: je collega’s, uitzendkrachten, zzp’ers en flexpoolmedewerkers.

Je verklaart dat je voor het verwerken van die gegevens een geldige grondslag hebt, dat je de betrokkenen waar nodig hebt geïnformeerd, en dat je niet meer gegevens vastlegt dan nodig is voor de planning, de urenverantwoording en de loonverwerking.

4. Verzuim: leg niet vast wat niet mag

Dit punt verdient een eigen kop, omdat het in de praktijk het vaakst misgaat. Een werkgever mag vastleggen dát een medewerker ziek is en over welke periode. Een werkgever mag niet vastleggen wat de klachten zijn, wat de diagnose is, welke behandeling loopt of welk lichaamsdeel het betreft. Dat geldt ook als de medewerker het zelf heeft verteld en het niet erg vindt.

Bij een ziekmelding is daar geen veld meer voor: het vrije notitieveld is vervallen. De tool vraagt alleen nog naar de zakelijke kant van het verzuim, met vaste keuzes: de verwachte duur, of de medewerker bereikbaar is, of er (aangepast) werk mogelijk is, en welk contactmoment je hebt afgesproken. Die gegevens versleutelen wij en bewaren wij twee jaar. Wat medisch is, hoort bij de bedrijfsarts of de arbodienst en leg je nergens in deze tool vast, dus ook niet in de notitie bij een dienst, bij een ruilverzoek of bij een verlofaanvraag.

5. Account en geheimhouding

Je houdt je inloggegevens geheim en deelt je account niet met anderen. Handelingen die onder jouw account plaatsvinden, worden aan jou toegerekend, tenzij je aannemelijk maakt dat dit buiten jouw toedoen gebeurde. Vermoed je dat een ander toegang heeft tot je account, wijzig dan direct je wachtwoord en waarschuw je beheerder.

Werk je met een gedeelde kiosk of tijdklok, dan is de pincode persoonlijk. Klok nooit in of uit voor een ander en laat een ander dat ook niet voor jou doen: de klokregistratie is de basis voor de urenverantwoording en de loonverwerking.

6. Rollen en rechten

Beheerders kennen rollen en vestigingen toe. Ken niet meer rechten toe dan iemand nodig heeft: het recht om persoonsgegevens van medewerkers in te zien is bewust een apart recht en hoort niet standaard bij de manager-rol. Ken een manager alleen de vestigingen toe die hij daadwerkelijk beheert. Loopt iemand uit dienst of verandert er een rol, pas dat dan meteen aan.

7. Misbruik en beveiligingsproblemen melden

Merk je misbruik, een beveiligingsprobleem of een mogelijk datalek op, meld dat dan zonder onnodige vertraging aan je beheerder en aan ons via info@ourtimetable.com. Publiceer een gevonden kwetsbaarheid niet voordat wij redelijkerwijs de kans hebben gehad die te herstellen. Wij nemen een melding serieus en houden je op de hoogte.

8. Eigen verantwoordelijkheid

De dienst is een hulpmiddel en vervangt geen juridisch, fiscaal of arbeidsrechtelijk advies. De signalen over rusttijden, contracturen en toeslagen komen uit de regels die jij zelf hebt ingesteld; controleer een rooster en een loonexport voordat je die vaststelt of verstuurt. Maak daarnaast zelf periodiek een export van de gegevens die je wilt behouden.

9. Gevolgen van een overtreding

Bij een vermoeden van misbruik kunnen wij onderzoek doen. Bij een ernstige of herhaalde overtreding kunnen wij een account of een omgeving opschorten, en in het uiterste geval de overeenkomst beëindigen. Wij kiezen daarbij steeds de lichtste maatregel die volstaat, en waar mogelijk nemen wij eerst contact op. Bij een acuut risico voor de veiligheid van gegevens kunnen wij direct ingrijpen en achteraf toelichten.

10. Wijzigingen van deze verklaring

Wij kunnen deze gebruikersverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van laatste wijziging bovenaan. Blijf je de dienst gebruiken na een aangepaste verklaring, dan geldt de meest recente versie.