Van geklokte uren naar de salarisadministratie
Aan het eind van de periode maak je een export per medewerker en per looncode. Regulier, meeruren en een aparte regel per toeslagvenster. De geklokte tijd is de bron, en wat niet gecontroleerd is gaat niet mee: de export weigert liever dan dat hij stil een verkeerd getal doorgeeft.
Wat er in de export staat
Je kiest een maand of een vrij datumbereik. Per medewerker komen er regels uit, één per looncode. Reguliere uren, meeruren boven de contracturen, en voor elk toeslagvenster dat van toepassing was een eigen regel: werkdagavond, nacht, zaterdag, zondag en feestdag.
De looncodes zijn ingevuld met standaardwaarden, maar die zijn plaatshouders. Je vervangt ze door de codes die jouw salarissysteem gebruikt, per organisatie.
- Periode als maand of als vrij datumbereik
- Regels per medewerker en per looncode
- Aparte regel per toeslagvenster
- Meeruren berekend boven de contracturen
- Looncodes zelf in te stellen per organisatie
Welke uren meetellen
Per medewerker en per dag is de klok leidend. Is er die dag niet geklokt, dan valt de export terug op de gepubliceerde dienst uit het rooster. Zo klopt de aanlevering met wat er werkelijk gewerkt is, zonder dat er gaten vallen op dagen waar niet geklokt wordt.
Diensten die als niet nagekomen zijn gemarkeerd tellen nooit mee. Concept-diensten evenmin, tenzij je die knop bewust omzet; standaard staat hij uit, zodat een nooit gepubliceerd concept nooit op een loonstrook belandt.
- Geklokte tijd gaat voor op het rooster
- Terugval op de gepubliceerde dienst als er niet geklokt is
- Niet nagekomen diensten tellen nooit mee
- Concept-diensten tellen standaard niet mee
Wat de export tegenhoudt
Er zijn drie soorten blokkades: een registratie die nog openstaat, een correctieverzoek dat nog niet is afgehandeld, en een dag die nog niet is gecontroleerd. Het voorbeeldscherm laat ze allemaal zien, met de medewerker en de datum erbij, zodat je precies weet wat je moet oplossen.
Zolang die lijst niet leeg is, weigert het downloaden van het bestand. Dat is bewust: liever een export die niet komt dan een export die stilletjes te weinig uren bevat.
Daarnaast waarschuwt de export bovenaan als er diensten zijn die buiten elke vastgelegde cao-periode vallen, en als er medewerkers zonder personeelsnummer zijn, want die kan het salarissysteem niet inlezen.
- Openstaande klokregistratie blokkeert
- Onafgehandeld correctieverzoek blokkeert
- Niet gecontroleerde dag blokkeert
- Elke blokkade met medewerker en datum erbij
- Waarschuwing bij ontbrekende cao-dekking
- Waarschuwing bij medewerkers zonder personeelsnummer
Twee bestandsformaten
Het eerste formaat is een uitgebreide CSV die je in Excel opent: leesbaar, met alle kolommen die je nodig hebt om te controleren. Die is bestand tegen de bekende truc waarbij een cel met een formule begint.
Het tweede is een AFAS-importbestand: puntkomma-gescheiden, met een vaste kolomvolgorde van looncode, medewerkernummer, datum, uren en bedrag. Let op: dit is een bestand dat je zelf importeert. Er is geen live koppeling die de uren rechtstreeks in AFAS zet, en de precieze indeling verschilt per inrichting.
Je kunt de export ook maandelijks per e-mail laten sturen naar het adres van de salarisadministratie.
- CSV voor Excel, veilig tegen formule-injectie
- AFAS-importbestand met vaste kolomvolgorde
- Geen live koppeling met een salarispakket, wel een bestand
- Maandelijkse toezending per e-mail is in te stellen
Toeslagen en cao-dekking
De toeslagvensters zijn gekoppeld aan de periode waarin de dienst viel, zodat een wijziging halverwege het jaar niet met terugwerkende kracht alles omgooit. Vensters stapelen niet: valt een uur in twee vensters, dan wint het hoogste percentage.
Bijzondere diensttypen tellen anders mee: aanwezigheidsdienst, slaapdienst, bereikbaarheid, consignatie en achterwacht hebben elk hun eigen telfactor. Valt een dienst buiten elke vastgelegde periode, dan worden de uren wel getoond maar blijven de bedragen leeg en komt er een signaal, in plaats van dat er een getal wordt verzonnen.
Wat er niet is: een cao-bibliotheek in de tool en automatische cao-updates. De vensters en percentages hangen aan jouw omgeving en worden bij de inrichting vastgelegd.
- Toeslagvensters per periode, geen terugwerkende kracht
- Vensters stapelen niet; het hoogste percentage wint
- Eigen telfactor voor slaapdienst, bereikbaarheid, consignatie en achterwacht
- Ontbrekende dekking wordt luid gemeld, niet stil ingevuld
- Geen cao-bibliotheek en geen automatische cao-updates in de tool
Waar je het aan merkt
Minder overtypen
De urenlijst komt uit dezelfde bron als het rooster en de klok.
Geen stille fouten
Wat niet klopt houdt de export tegen, met de reden en de datum erbij.
Toeslagen apart
Elk toeslagvenster krijgt een eigen regel, in plaats van één hoop uren.
Aansluiting op je salarispakket
Je stelt zelf in welke looncodes eruit komen.
Een schone maandafsluiting
De blokkades vormen vanzelf de checklist voor het afronden van de periode.
Bewijs van vrijgave
Het vrijgeven van de export laat een verzegeld spoor achter.
Wat men hierover vraagt
Is er een koppeling met AFAS, Nmbrs of Loket?
Nee, geen live koppeling. De tool levert een bestand: een CSV voor Excel of een AFAS-importbestand dat je zelf inleest. De precieze kolomindeling die jouw inrichting verwacht kan afwijken; leg dat bij de inrichting voor.
Waarom kan ik de export niet downloaden?
Dan staat er nog een blokkade open: een registratie zonder uitklok, een correctieverzoek dat nog niet is afgehandeld, of een dag die nog niet is gecontroleerd. Het voorbeeldscherm noemt precies om wie en welke datum het gaat. Los je die op, dan komt de download vrij.
Staan er bedragen in de export?
Alleen als er een tarief bekend is. Voor eigen personeel in loondienst is dat meestal niet zo, en dan zijn de uren per looncode de kern; het salarissysteem rekent zelf met de tarieven. Voor ingehuurde krachten met een tarief kunnen er wel bedragen in staan.
Wie mag de loonexport maken?
Alleen HR en beheerders. Een manager of planner kan er niet bij, ook niet om te kijken, omdat er gevoelige personeelsgegevens in zitten.
Hier gaat het verder
Draai een keer een proefexport
Zet een maand met een paar medewerkers in een gratis omgeving en maak de export. Je ziet meteen of de looncodes aansluiten op je salarispakket.