Een planbord dat meerekent terwijl je plant
Het rooster is een raster van medewerkers tegen dagen. Je zet diensten neer, sleept ze, stempelt ze met een sjabloon of laat een heel weekpatroon uitrollen. Ondertussen controleert de tool of het mag: overlap, rusttijd, bezetting, bekwaamheid en contracturen. Als de week klaar is doe je een controle vooraf en publiceer je hem.
Het bord: een week die je kunt lezen
Standaard kijk je naar één week: medewerkers in de rijen, dagen in de kolommen. Wil je verder vooruit, dan schakel je naar twee of vier weken; dat overzicht is compact en bedoeld om te lezen, niet om in te bewerken. Er is ook een dagtijdlijn waarop je ziet hoe de diensten van een dag over de uren liggen.
Bij grote teams schakelt het bord vanzelf over op een schaalweergave met banen per afdeling, zoeken op de server en een lens die alleen de probleemgevallen laat zien. Filters op vestiging en afdeling houden het bord klein, en het rooster is af te drukken als weekoverzicht voor aan de muur.
- Weekbord, meerweken-overzicht en een dagtijdlijn
- Schaalweergave met afdelingsbanen zodra het team groot wordt
- Filteren op vestiging en afdeling, zoeken op naam
- Ongedaan maken en opnieuw doen op het bord, plus sneltoetsen
- Bulkacties: diensten in een keer verplaatsen, kopiëren of wijzigen
- Afdrukken als weekoverzicht
Sjablonen, basisroosters en een week kopiëren
Diensten die je vaak gebruikt leg je vast als dienstsjabloon: naam, afkorting, begin- en eindtijd, vestiging, afdeling en kleur. Uit een palet stempel je die op het bord in plaats van elke keer tijden in te typen.
Voor terugkerende patronen zijn er twee zwaardere gereedschappen. Een weeksjabloon legt een heel weekpatroon vast met het aantal koppen per weekdag, en rolt dat in een keer uit als open diensten. Een basisrooster hangt aan de medewerker zelf, met een cycluslengte in weken, en is over meerdere weken tegelijk uit te rollen.
Wil je gewoon vorige week nog eens, dan kopieer je die naar een of meer volgende weken. Bezette plekken worden overgeslagen en een vergrendelde doelweek laat de hele kopie afketsen in plaats van er half doorheen te lopen.
- Dienstsjablonen met eigen tijden, kleur en afkorting
- Weeksjabloon met het aantal koppen per weekdag, uit te rollen als open diensten
- Cyclisch basisrooster per medewerker, uit te rollen over een reeks weken
- Week kopiëren naar meerdere weken, zonder bestaande diensten te overschrijven
- Een dienst vastzetten zodat hij niet meer verschuift
- Een dienst kopiëren naar de overige werkdagen van de week
Wat er gebeurt op het moment dat je opslaat
Twee dingen worden altijd geweigerd: een dienst die overlapt met een andere dienst van dezelfde medewerker, en een eindtijd die voor de begintijd ligt. Bij overlap vertelt het venster meteen welke dienst in de weg zit.
Daarnaast toetst de tool de arbeidstijden. Onder de norm van elf uur rust of boven het weekplafond van zestig uur krijg je een waarschuwing waar je bewust langs kunt. Onder het wettelijke minimum van acht uur rust, of boven de twaalf uur op een dag, is het een harde overtreding: die wordt geweigerd zolang het hard weigeren aanstaat, en dat is de standaard.
Verder kijkt de tool naar bekwaamheden die de dienst vereist, naar de bezetting die je hebt vastgelegd en naar de contracturen van de medewerker. Die komen terug als melding, niet als blokkade, tenzij je de bezettingsbewaking zelf op hard zet.
- Overlap en een onmogelijke tijd worden altijd geweigerd
- Elf uur rust als norm, acht uur als harde ondergrens
- Twaalf uur per dag hard, zestig uur per week als waarschuwing
- Harde bekwaamheidseisen sluiten een medewerker uit
- Bezettingsbewaking in drie standen: uit, waarschuwen of hard
- Contracturen per medewerker zichtbaar tijdens het plannen
Controle vooraf, publiceren en vergrendelen
Voordat je publiceert draai je de controle vooraf. Die geeft in een lijst terug wat er nog fout of twijfelachtig is: harde en zachte overtredingen, gaten in de bezetting, medewerkers met een lage roostergezondheid, de kosten van de week en diensten die buiten elke cao-periode vallen. Elke bron is fail-closed: gaat er iets mis bij het ophalen, dan meldt hij dat in plaats van groen te tonen.
Publiceren kan per week of voor meerdere weken tegelijk. Pas na publicatie zien medewerkers het rooster, en de betrokkenen krijgen daar bericht van. Wijzigt er daarna iets, dan laat een apart paneel zien wat er sinds de publicatie is veranderd.
Is een periode klaar voor de loonverwerking, dan vergrendel je de week. Daarna worden alle dienstmutaties en handmatige klokcorrecties in die week geweigerd. Ontgrendelen kan, maar alleen met een reden, en beide handelingen worden vastgelegd.
- Controle vooraf met harde en zachte punten, bezetting, kosten en cao-dekking
- Publiceren per week of voor meerdere weken tegelijk
- Medewerkers krijgen bericht zodra hun week gepubliceerd is
- Overzicht van wat er sinds de publicatie is gewijzigd
- Week vergrendelen door HR of beheer, ontgrendelen alleen met reden
- Vergrendelen en ontgrendelen laten een verzegeld spoor achter
Diensten die nog niemand draait
Een dienst zonder naam zet je neer als open dienst. Die komt op een apart bord waar medewerkers hem kunnen claimen. Een claim wordt niet zomaar toegekend: de tool controleert de rol, alle harde bekwaamheidseisen, de rusttijd, overlap met andere diensten, goedgekeurd verlof en of de medewerker niet over het meerurenplafond gaat.
HR bevestigt of wijst af, of je zet aan dat een geldige claim direct wordt toegekend. Blijft een dienst te lang open staan, dan escaleert hij vanzelf; hoe lang dat is bepaal je zelf. Een medewerker kan ook een eigen dienst aanbieden en dat aanbod weer intrekken.
- Open diensten op een eigen bord, zichtbaar in de medewerker-app
- Claims worden getoetst op rol, bekwaamheid, rust, overlap en verlof
- Bevestigen door HR, of automatisch toekennen als je dat aanzet
- Escalatie als een dienst te lang open blijft staan
- Een eigen dienst aanbieden aan het bord en dat aanbod intrekken
Waar je het aan merkt
Fouten voordat het rooster de deur uit gaat
De controle vooraf zet op een rij wat er nog niet klopt, in plaats van dat een medewerker het ontdekt.
Minder herhaald werk
Sjablonen, basisroosters en week-kopie schelen het grootste deel van het typwerk.
Een rooster dat vaststaat als het vaststaat
Een vergrendelde week verandert niet meer, ook niet per ongeluk.
Gaten die zichtbaar zijn
Onbezette diensten staan als open dienst op het bord, niet in iemands hoofd.
Een team dat meekijkt
Na publicatie ziet iedereen dezelfde week, ook op de telefoon.
Uitlegbare keuzes
Elke waarschuwing benoemt de regel en de reden, dus je kunt onderbouwd afwijken.
Wat men hierover vraagt
Kan ik een waarschuwing negeren?
Bij een zachte melding wel: de knop verandert dan in doorgaan, en je keuze wordt vastgelegd. Bij een harde overtreding van de Arbeidstijdenwet niet, zolang het hard weigeren aanstaat. Overlap met een andere dienst kun je nooit negeren.
Zien medewerkers een concept-rooster?
Nee. Alleen gepubliceerde diensten zijn voor medewerkers zichtbaar. Je kunt dus rustig vooruit werken zonder dat er halve versies rondgaan.
Kan ik in twee weken tegelijk werken?
Je kunt twee of vier weken naast elkaar bekijken, maar die weergave is alleen om te lezen. Bewerken doe je in de weekweergave; vanuit het meerweken-overzicht klik je door naar de week die je wilt aanpassen.
Hier gaat het verder
Roosterregels en arbeidstijden
De regels die je zelf kunt vastleggen, en wat de tool ermee doet.
Lees verderHoe maak ik een rooster?
De stap-voor-stap uitleg, met de knoppen zoals ze in het scherm staan.
Lees verderRapportage en signalering
De vooruitblik van vier weken en de cijfers achteraf.
Lees verderPlan je eerste week
Zet een paar medewerkers en dienstsoorten in een gratis omgeving en maak een week. Je merkt binnen een uur of het bord bij je manier van roosteren past.