Regels die meelopen, in plaats van in een map liggen
Elke organisatie heeft afspraken die nergens staan: hij werkt nooit op woensdag, die twee mag je niet samen inroosteren, na een nachtdienst geen vroege. OurTimetable laat je die vastleggen als staande regel, in gewone taal, en bewaakt daarbovenop altijd de wettelijke grenzen.
De wettelijke grenzen, altijd
Ongeacht wat je verder instelt, toetst de tool elke dienst aan de Arbeidstijdenwet. Er is onderscheid tussen een norm en een absolute grens. Minder dan elf uur rust tussen twee diensten is onder de norm en geeft een waarschuwing. Minder dan acht uur is onder het wettelijke minimum en is een harde overtreding.
Meer dan twaalf uur op een dag is eveneens hard. Boven de zestig uur in een week is een waarschuwing, net als te veel dagen achter elkaar; dat laatste maximum stel je zelf in.
Staat het hard weigeren aan, en dat is de standaard, dan kun je een harde overtreding niet opslaan. Zet je het uit, dan blijft het een melding waar je bewust langs kunt. Overlappende diensten worden altijd geweigerd, los van deze instelling.
- Elf uur rust als norm, acht uur als absolute ondergrens
- Twaalf uur op een dag als harde grens
- Zestig uur in een week als waarschuwing
- Eigen maximum aan aaneengesloten werkdagen
- Hard weigeren staat standaard aan
- Dezelfde toets geldt voor claims op open diensten
Vijfenvijftig soorten eigen regels
Daarbovenop leg je je eigen afspraken vast. Er zijn vijfenvijftig soorten, van eenvoudig tot verrassend specifiek: nooit op een weekdag, niet na een tijd, geen nachten, maximaal zoveel uur per week, per maand of per dag, maximaal zoveel weekenden per maand, minimaal zoveel dagen tussen twee nachtdiensten, nooit alleen ingeroosterd, altijd samen met iemand van een bepaalde rol, of juist nooit samen met een bepaalde collega.
Elke regel is hard of zacht. Hard betekent blokkeren: de planner mag zo geen dienst neerzetten en de controle vooraf meldt het als conflict. Zacht betekent een voorkeur die meeweegt maar niets tegenhoudt. Van de vijfenvijftig soorten staan er standaard zevenenveertig op hard en acht op zacht. De acht zachte zijn de voorkeurs-regels: liever op deze vestiging, liever met deze collega, liever deze starttijd of eindtijd, liever dit dagdeel, minimaal zoveel uur of diensten per week, en afwisselen tussen dagdelen. Je kunt de hardheid per regel omzetten door "bij voorkeur" in je zin te gebruiken.
Een regel kan gelden voor één medewerker, of voor een hele afdeling, vestiging of rol. En hij kan een geldigheidsvenster krijgen, met een begindatum en een einddatum, zodat hij vanzelf ingaat en weer afloopt. Handig voor een zwangerschap, een tijdelijke studieregeling of een re-integratie.
Een paar voorbeelden van de specifiekere soorten: hoogstens zoveel keer per week op dezelfde starttijd beginnen, hoogstens zoveel mensen tegelijk laten starten, hoogstens zoveel verschillende vestigingen in een week, niet op twee locaties op één dag, altijd tussen twee tijden beginnen of eindigen, elke dag vrij tussen twee tijden, minimaal zoveel vrije weekenden per maand, en een maximum aan gebroken diensten per week.
- Grenzen aan uren, diensten, weekenden en dagen achter elkaar
- Voorkeuren voor starttijd, eindtijd of dagdeel
- Combinatieregels: altijd samen, nooit samen, nooit alleen
- Bezettingsregels: minimaal zoveel van een rol per dagdeel, hoogstens zoveel tegelijk
- Vaste diensten en om-de-week vrij
- Vrij op officiële feestdagen, zelf berekend
- Zevenenveertig regels blokkeren standaard, acht zijn een voorkeur
- Per persoon, afdeling, vestiging of rol, met een geldigheidsvenster
Een regel in gewone taal invoeren
Regels invoeren gaat via een balk waarin je typt wat je bedoelt: "Sanne werkt nooit op woensdag" of "minimaal twaalf uur rust voor het hele team". De assistent zet dat om in een regel en laat je bevestigen wat hij ervan begrepen heeft, voordat er iets verandert.
Twijfelt hij, dan stelt hij een wedervraag met keuzeknoppen in plaats van te gokken. Je kunt regels ook opvragen, tijdelijk uitzetten, wijzigen, verwijderen en een zojuist gemaakte wijziging binnen tien minuten ongedaan maken. De oorspronkelijke zin blijft bewaard als toelichting, zodat je later nog ziet waarom een regel er staat.
Belangrijk: hier komt geen taalmodel en geen externe dienst aan te pas. Het is een vaste, deterministische vertaler die op de eigen server draait. Dezelfde zin geeft altijd dezelfde regel, en er verlaten geen persoonsgegevens de omgeving.
- Typen wat je bedoelt, bevestigen wat de tool ervan maakt
- Een wedervraag bij twijfel, nooit een geraden wijziging
- Opvragen, uitzetten, wijzigen en verwijderen via dezelfde balk
- Ongedaan maken binnen tien minuten
- De oorspronkelijke zin blijft bewaard als toelichting
- Geen taalmodel, geen externe dienst, alles op de eigen server
Een voorstel dat je kunt narekenen
Er is een planner die zelf een voorstel maakt voor een week. Die werkt met dienstsjablonen en de regels die je hebt vastgelegd, en weegt onderbenutting van contracturen, kosten, weekenddruk, eerlijkheid over de afgelopen weken en persoonlijke voorkeuren tegen elkaar af.
Ook dit is deterministisch: twee keer draaien op dezelfde gegevens geeft exact hetzelfde voorstel. En een voorstel is een voorstel. Er verandert niets aan het rooster tot jij het toepast.
- Voorstel op basis van sjablonen en jouw regels
- Weegt contracturen, kosten, weekenddruk en eerlijkheid mee
- Twee keer draaien geeft hetzelfde antwoord
- Er wordt niets geschreven tot je het voorstel toepast
- Ook varianten: krapper plannen, diensten samenvoegen of verkorten
Waar je het aan merkt
Afspraken die niet vergeten worden
Een regel geldt door, ook als de planner met vakantie is.
Geen boete-risico door een planfout
De wettelijke grenzen worden bij elke dienst getoetst, niet achteraf gecontroleerd.
Uitlegbaar naar het team
Bij elke regel staat de oorspronkelijke zin, dus je kunt laten zien waarom iets zo is.
Geen zwarte doos
Dezelfde invoer geeft altijd hetzelfde antwoord, en je kunt teruglezen waarom.
Persoonsgegevens blijven binnen
Er gaat niets naar een externe dienst of een taalmodel.
Sneller invoeren
Een zin typen kost minder tijd dan een formulier met twintig velden.
Wat men hierover vraagt
Zit er kunstmatige intelligentie in?
Nee, en dat is een bewuste keuze. De assistent en de planner zijn vaste, deterministische programma’s die op de eigen server draaien. Er wordt geen taalmodel bevraagd en er gaan geen persoonsgegevens naar buiten. Dat betekent ook dat de kosten niet meeschalen met het gebruik en dat elke uitkomst reproduceerbaar is.
Wat als de assistent mijn zin niet begrijpt?
Dan stelt hij een wedervraag met keuzeknoppen. Hij maakt nooit zelf een regel aan waar hij niet zeker van is. Je kunt de regel dan ook gewoon via het formulier invoeren.
Kan ik strengere grenzen instellen dan de wet?
Ja. De wettelijke grenzen zijn de ondergrens die altijd geldt. Wil je bijvoorbeeld twaalf uur rust in plaats van elf, of maximaal vier diensten per week, dan leg je dat vast als eigen roosterregel.
Hier gaat het verder
Leg je eerste vijf afspraken vast
Denk aan de vijf dingen die je nu in je hoofd hebt bij het roosteren. Zet ze in een gratis omgeving en kijk of het bord ze onthoudt.