Van Excel naar OurTimetable
Een roosterspreadsheet is geen slecht gereedschap. Het is gratis, het doet precies wat jij hebt bedacht, en je kunt er alles in. Het probleem begint pas bij het tweede scherm: op een telefoon leest niemand het, twee mensen kunnen er niet tegelijk in, en de tellingen die je met de hand doet worden nooit gecontroleerd.
Waar een spreadsheet omvalt
De grens zit meestal niet bij het maken van het rooster, maar bij alles eromheen. Wie heeft de nieuwste versie. Wie heeft die verlofaanvraag uit de mail overgenomen. Klopt het aantal uren dat je aan de salarisadministratie doorgeeft nog met wat er echt gewerkt is.
En de rekenkundige controles die je zou willen doen, doe je in de praktijk niet. Of iemand elf uur rust had tussen twee diensten, of hij deze maand niet stiekem boven zijn contract uitkomt, of er niemand op een dienst staat waar hij geen bevoegdheid voor heeft: dat kost in een spreadsheet meer tijd dan het roosteren zelf.
- Eén versie van de waarheid, ook op de telefoon
- Rusttijden en contracturen worden gecontroleerd terwijl je plant
- Verlof en ruilen lopen langs een route met een status
- Gewerkte uren komen uit de klok, niet uit een schatting
Wat je meeneemt
Je medewerkerslijst gaat mee via een import. Je uploadt of plakt een CSV, en de tool herkent de kolommen zelf: naam, e-mailadres, functie, contracturen, afdeling, vestiging, telefoon, contractsoort, datum in dienst. Herkent hij een kolom niet, dan wijs je hem met de hand toe.
Voor je iets bevestigt zie je een voorbeeld met kleuren: groen is nieuw, geel wordt overgeslagen omdat het al bestaat, rood is een fout met de reden erbij. Pas als dat klopt bevestig je. De import verstuurt geen mail en geen pushbericht, dus je kunt rustig een paar keer proberen.
Wat niet meegaat: het rooster zelf. Je begint met een lege week. In de praktijk is dat sneller dan het lijkt, omdat je je vaste diensten één keer als sjabloon vastlegt en daarna stempelt, of je vaste patroon als basisrooster uitrolt over een reeks weken.
- Medewerkers via CSV, met automatische kolomherkenning
- Voorbeeld met groen, geel en rood voordat je bevestigt
- Geen mail of melding tijdens de import
- Vaste diensten als sjabloon, vast patroon als basisrooster
- Historische roosters gaan niet mee; je begint bij de eerstvolgende week
Wat er anders wordt
Het grootste verschil is dat er dingen niet meer mogen. Een dienst die overlapt met een andere kun je niet opslaan. Een dienst die de wettelijke rusttijd doorbreekt ook niet, zolang je het hard weigeren aan laat staan. In een spreadsheet kon dat wel, en soms was dat handig; hier moet je bewust kiezen.
Het tweede verschil is dat je publiceert. Zolang je bezig bent ziet niemand iets. Als je klaar bent doe je de controle vooraf, publiceer je, en dan ziet het hele team dezelfde week. Dat is wennen als je gewend was het bestand halverwege al rond te sturen.
Het derde verschil is dat medewerkers zelf dingen doen. Ze klokken, vragen verlof aan, stellen een ruil voor en geven hun beschikbaarheid door. Dat scheelt jou werk, maar het betekent ook dat je aanvragen moet afhandelen in plaats van ze te verzinnen.
- Sommige fouten kun je niet meer maken, en dat is het punt
- Publiceren is een moment, niet een bestand rondsturen
- Het team levert zelf informatie aan en vraagt zelf dingen aan
- Wat er is gewijzigd sinds de publicatie is zichtbaar
Wat je opgeeft
Eerlijk is eerlijk: in een spreadsheet kun je alles. Een kolom erbij, een kleurtje, een berekening die alleen jij begrijpt. Dat gaat weg. De tool heeft een vaste vorm, en die past niet altijd op precies jouw uitzondering.
Wat je terugkrijgt zijn regels die je wél kunt vastleggen: er zijn vijfenvijftig soorten roosterregels, van niet werken na een bepaalde tijd tot nooit alleen ingeroosterd of maximaal zoveel weekenden per maand. Waarschijnlijk zit jouw uitzondering ertussen. Maar niet gegarandeerd, en dat hoor je liever nu dan na een halfjaar.
- Geen vrije kolommen of eigen formules
- Wel vijfenvijftig soorten vastlegbare roosterregels
- Geen documentopslag: contracten en certificaten blijven waar ze nu zijn
- Geen live koppeling met je salarispakket, wel een exportbestand
Hoe je het aanpakt
Begin klein. Maak een gratis omgeving, importeer één afdeling of één vestiging, en plan daar één week in plaats van je hele organisatie in één keer om te zetten.
Draai die week naast je spreadsheet. Je ziet dan precies waar de tool anders rekent dan jij, en dat is bijna altijd leerzaam. Klopt het, dan zet je de volgende afdeling erbij.
- Eén afdeling of vestiging als proef
- Eén week dubbel draaien, naast je huidige rooster
- Sjablonen maken tijdens die eerste week, niet vooraf
- Pas daarna het team uitnodigen voor de app
Waar je het aan merkt
Geen versiechaos
Er is één rooster en dat staat online, dus er is nooit een oudere versie in omloop.
Controles die je nu overslaat
Rusttijd, contracturen, bekwaamheid en bezetting worden vanzelf nagerekend.
Uren die kloppen
De klok is de bron, niet een schatting achteraf op basis van het rooster.
Minder heen en weer
Verlof en ruilen lopen langs een vaste route met een status.
Een export in plaats van overtypen
De uren gaan per looncode als bestand naar de salarisadministratie.
Een team dat meekijkt
Iedereen ziet zijn eigen week op de telefoon, zonder erom te vragen.
Wat men hierover vraagt
Kan ik mijn bestaande roosters importeren?
Nee, alleen de medewerkerslijst. Roosters uit het verleden gaan niet mee. In de praktijk begin je bij de eerstvolgende week die je nog moet maken, en dat werkt beter dan proberen de historie na te bouwen.
Hoe lang duurt de overstap?
De inrichting van een eerste afdeling is een kwestie van een uur: medewerkers importeren, vestiging en afdelingen aanmaken, een paar dienstsjablonen vastleggen. Het echte werk zit in het wennen aan een andere manier van werken, en dat gaat het snelst door één week dubbel te draaien.
Wat als het toch niet bevalt?
Je kunt op elk moment stoppen. De betaalde pakketten lopen per maand. Je eigen gegevens kun je opvragen en de rapporten zijn als CSV te downloaden, dus je gaat niet met lege handen weg.
Hier gaat het verder
Draai één week dubbel
Zet een gratis omgeving op, importeer één afdeling en maak dezelfde week die je nu in Excel maakt. Dan weet je het binnen een dag.