Een week vergrendelen en de periode afsluiten
HR en salarisadministratieLeestijd ongeveer 4 minuten
Op enig moment is een week klaar. De uren zijn gecontroleerd, de correcties zijn afgehandeld, de export gaat eruit. Vanaf dat moment wil je niet dat er nog iemand een dienst verschuift, want dan klopt de aanlevering niet meer met wat er in de tool staat. Daarvoor is het vergrendelen van een week.
1. Wat vergrendelen blokkeert
Een vergrendelde week weigert:
- elke dienstmutatie in die week: toevoegen, wijzigen, verplaatsen en verwijderen;
- het toekennen van een open dienst in die week;
- het afronden van een dienstruil die die week raakt;
- handmatige klokcorrecties door HR in die week.
Wat wél blijft werken is het zelf in- en uitklokken door medewerkers. Dat is bewust: een medewerker die op een vergrendelde dag toch werkt, moet zijn tijd kunnen vastleggen. Zo’n registratie valt dan op, in plaats van te verdwijnen.
Een kopie ketst in zijn geheel af
Kopieer je een week naar meerdere doelweken en is er één daarvan vergrendeld, dan wordt de hele kopie geweigerd. Dat is expres: half doorgevoerde kopieën leveren de rommeligste roosters op.
2. Wie het mag
Vergrendelen en ontgrendelen kan door HR en beheerders. Een planner of manager kan een vergrendelde week wel bekijken maar niet openzetten.
3. Ontgrendelen vraagt een reden
Een week weer openzetten kan, maar niet zonder toelichting. Je vult een reden in, en die wordt samen met je naam en het tijdstip vastgelegd in het logboek. Er wordt daarnaast een apart, verzegeld bewijsstuk aangemaakt: een menselijk besluit met gevolgen voor de loonverwerking hoort aantoonbaar te zijn.
Dat klinkt zwaar en dat is het ook bedoeld. Een week die na de aanlevering wordt aangepast is precies het soort gebeurtenis waar je een halfjaar later naar op zoek bent.
4. De volgorde in een maandafsluiting
Een werkbare volgorde ziet er zo uit:
- Uren nakijken. Los openstaande klokregistraties op en handel de correctieverzoeken af.
- Dagen afvinken. Zet per dag de dagcheck, per vestiging of voor de hele organisatie. Een dag die niet is gecontroleerd blokkeert de export.
- Export bekijken. Open het voorbeeldscherm van de loonexport. Daar staan de resterende blokkades met naam en datum.
- Weken vergrendelen. Zet de weken van de periode op slot, zodat er niets meer verschuift.
- Export downloaden. Nu de lijst met blokkades leeg is, komt het bestand vrij.
De volgorde van stap 4 en 5 kun je omdraaien, maar vergrendelen vóór het downloaden geeft de meeste zekerheid dat het bestand overeenkomt met wat er in de tool staat.
5. Als er iets misgaat bij het lezen
Kan de tool om welke reden dan ook niet vaststellen of een week vergrendeld is, dan behandelt hij hem als vergrendeld. Liever een mutatie die geweigerd wordt terwijl dat niet nodig was, dan een mutatie die stilletjes doorging in een afgesloten periode.
Kort samengevat
- Vergrendelen blokkeert dienstmutaties, ruilen en handmatige klokcorrecties in die week.
- Zelf klokken blijft mogelijk, zodat gewerkte tijd nooit verloren gaat.
- HR en beheerders mogen vergrendelen; ontgrendelen vraagt een reden.
- Beide handelingen laten een verzegeld spoor achter.
- Bij twijfel wordt een week als vergrendeld behandeld.
Verder lezen
Hoe maak ik een rooster?
Van een lege week naar een gepubliceerd rooster: diensten neerzetten, sjablonen gebruiken, een week kopiëren en de controle vooraf voordat je publiceert.
Hoe werken open diensten?
Een dienst zonder naam op het bord zetten, wie hem te zien krijgt, waarop een claim wordt getoetst en wat er gebeurt als niemand reageert.
Hoe ruil ik een dienst met een collega?
Een ruil voorstellen, wat de collega ziet, wat de planner nog moet doen en waarom een vastgezette dienst of een vergrendelde week niet meedoet.
Roosterregels vastleggen in gewone taal
De vaste afspraken die je nu in je hoofd hebt vastleggen als regel: wat je kunt typen, wat de tool ervan maakt, en het verschil tussen een harde en een zachte regel.
Kom je er niet uit? Stel je vraag of probeer het gratis uit.