Terugkerende patronen vastleggen

1. Het dienstsjabloon: één dienst

Een dienstsjabloon is de bouwsteen. Je legt vast: een naam, een korte afkorting voor op het bord, een begin- en eindtijd, bij welke vestiging en afdeling hij hoort, en een kleur. Bijvoorbeeld: "Vroege zorg", afkorting VZ, 07:00 tot 15:30, vestiging Utrecht, kleur groen.

Vanaf dat moment staat hij in het palet naast het bord. Een dienst neerzetten is dan klikken, niet tijden intypen. Dienstsjablonen beheert een beheerder; plannen mag iedereen met roosterrecht.

Neem hier de tijd voor. Een sjabloon met een tijd die net niet klopt, kost je later honderden kleine correcties.

2. Het weeksjabloon: een weekpatroon in koppen

Een weeksjabloon beschrijft een hele week in aantallen. Je hangt er plekken aan: op maandag drie keer de vroege dienst en twee keer de late, op zaterdag alleen twee keer de dag. Elke plek verwijst naar een dienstsjabloon.

Rol je het weeksjabloon uit op een week, dan komen al die plekken op het bord te staan als open diensten: diensten zonder naam. Het team kan ze oppakken en jij vult aan wat blijft liggen.

Gebruik dit als je vaste bezetting hebt maar wisselende mensen.

3. Het basisrooster: het vaste patroon van één persoon

Een basisrooster hangt aan een medewerker. Je zet een cycluslengte van één tot acht weken en vult daarna een raster in: in week 1 van de cyclus op maandag de vroege, op donderdag de late; in week 2 iets anders. Zet je de cyclus op één week, dan is het simpelweg een vast weekpatroon.

Dat basisrooster rol je uit over een reeks weken, tot twaalf weken in één handeling. De diensten die eruit komen zijn conceptdiensten met de naam er al bij. Daarna doe je de gewone route: aanvullen, controleren, publiceren.

Gebruik dit als je vaste mensen op vaste dagen hebt. In de zorg is dat vaak het grootste deel van het rooster, en dan scheelt het echt uren per maand.

4. Welke pak je wanneer?

• Steeds dezelfde tijden, wisselende mensen is een weeksjabloon. Het bord weet wát er moet gebeuren, het team meldt zich voor wie.
• Steeds dezelfde mensen op dezelfde dagen is een basisrooster. Dan staat driekwart van de week er al voordat je begint.
• Vorige week was goed, doe die nog eens is week kopiëren. Dat is geen sjabloon maar een eenmalige handeling: je kopieert een week naar één of meer volgende weken. Bezette plekken worden overgeslagen en een vergrendelde doelweek laat de hele kopie afketsen in plaats van er half doorheen te lopen.
• Een dienst die zes weken achter elkaar terugkomt is de serie-actie op het bord: je plaatst één dienst en herhaalt hem over een aantal weken, met een overzicht van de conflicten per week voordat je bevestigt.

5. Wat er ná het uitrollen gebeurt

Uitrollen maakt altijd conceptdiensten of open diensten, nooit een gepubliceerd rooster. Alle gewone controles gelden: overlap wordt geweigerd, de rusttijden worden getoetst, en harde bekwaamheidseisen sluiten iemand uit. Een dienst die niet geplaatst kan worden, wordt overgeslagen met een reden. Je krijgt dus geen half rooster zonder te weten waar het is misgegaan.

Wil je dat de tool het uitrollen zelf doet, dan kan dat met de autopiloot. Die staat standaard uit.

Kort samengevat

• Dienstsjabloon = één dienst met vaste tijden, kleur en afkorting.
• Weeksjabloon = een weekpatroon in aantallen, uitgerold als open diensten.
• Basisrooster = het cyclische patroon van één medewerker, één tot acht weken.
• Week kopiëren en serie plaatsen zijn eenmalige handelingen, geen sjablonen.
• Alles komt als concept binnen; publiceren blijft een aparte, bewuste stap.