Een tweede paar handen dat je kunt narekenen
Een lege week vullen kost de meeste tijd, en de laatste twintig procent kost daarvan de helft. De roosterassistent doet het eerste deel voor je: hij stelt een hele week voor op basis van je sjablonen, je basisroosters, je bezettingsnormen en je eigen regels. Wat hij voorstelt kun je narekenen, en er verandert niets tot jij het toepast.
Een weekvoorstel dat rekening houdt met alles tegelijk
De assistent begint bij je basisroosters en vult daarna de gaten in je bezettingsnorm. Bij elke kandidaat weegt hij mee: heeft deze persoon nog contracturen over, wat kost de plaatsing, hoeveel weekenden heeft hij al gedraaid, wat zijn zijn voorkeuren, en breekt de plaatsing een harde regel. Breekt hij een harde regel, dan valt de kandidaat af, punt.
Je kunt een hele week laten genereren of alleen de gaten laten vullen. Wat er niet te vullen valt, staat er ook bij, met de reden. Een gat dat niemand kan vullen is een gat dat je moet zien, niet iets om weg te laten.
Onder de motorkap zit een optimalisatie die na het eerste voorstel nog een ronde doet om het te verbeteren. Die staat standaard aan en is puur rekenwerk: er wordt niets geschreven. Je kunt hem uitzetten, dan krijg je het eenvoudigere voorstel.
- Basisroosters uitrollen en daarna de gaten vullen
- Weegt contracturen, kosten, weekenddruk en voorkeuren af
- Harde regels en arbeidstijden sluiten een kandidaat uit
- Niet-vulbare gaten worden benoemd, niet verzwegen
- Extra optimalisatieronde, uit te zetten
- Twee keer draaien geeft exact hetzelfde voorstel
Tips: waar zit lucht in je rooster
Naast het vullen kijkt de assistent naar wat er anders kan. Alle adviezen komen samen in één lijst, met per tip een uitleg en de impact in uren of euro’s. Er zijn acht soorten.
Gaten laat zien waar de norm niet gehaald wordt. Schrappen wijst diensten aan die weg kunnen zonder onder de norm of door een harde regel te zakken. Verkorten stelt een korter sjabloon voor dat de norm nog steeds dekt. Samenvoegen ziet twee diensten van dezelfde persoon op een dag die één dienst kunnen worden. Norm verlagen wijst plekken aan waar de norm structureel boven de vraag ligt. Reserve stelt een kort bereikbaarheidsblok voor op cellen met een hoge kans op uitval. Idle laat zien wie beschikbaar is maar niet ingepland. En sjabloonfit vergelijkt de start- en eindtijden van je sjablonen met wanneer het werk echt komt.
Elke tip is een voorstel met een knop. Je kunt hem ook voor een dag wegklikken als je hem gezien hebt en niets wilt doen.
- Acht soorten tips in één lijst, met impact in uren of euro’s
- Diensten schrappen, verkorten of samenvoegen
- Normen verlagen waar ze structureel te hoog staan
- Bereikbaarheidsblok waar de kans op uitval hoog is
- Wie beschikbaar is maar niet is ingepland
- Een tip voor een dag wegklikken kan
Het nachtelijke voorstel
Elke nacht rekent de tool voor de week over twee weken een voorstel door. Dat is puur lezen: er wordt niets geschreven en niets gepubliceerd. Je krijgt er een bericht van met hoeveel gaten er te vullen zijn en hoeveel niet. Dat is vaak het eerste wat je ’s ochtends wilt weten.
Deze taak staat standaard aan, juist omdat hij niets verandert. Je kunt hem uitzetten.
- Elke nacht een voorstel voor de week over twee weken
- Alleen lezen, er wordt niets aangepast
- Eén bericht met het aantal vulbare en niet-vulbare gaten
- Staat standaard aan omdat het niets muteert
De autopiloot: zelf bepalen hoeveel hij overneemt
Wil je verder gaan dan voorstellen, dan is er de autopiloot. Die werkt in vier niveaus en staat standaard helemaal uit. Op niveau nul verandert er niets aan je huidige werkwijze. Op niveau een houdt hij zelf je conceptweken bij. Op niveau twee publiceert hij die ook, maar alleen als de controle vooraf schoon is. Op niveau drie doet hij er zelfheling bij: gaten vullen, claims bevestigen, conflictvrije ruilen goedkeuren, en aan het eind van de maand de loonexport klaarzetten en de weken vergrendelen.
Als die vier niveaus te grofmazig zijn, zet je hem op aangepast. Dan zet je de tien taken los aan of uit: conceptweken vullen, gaten helen, publiceren, claims bevestigen, ruilen goedkeuren, verlof goedkeuren, dagen afvinken, aandachtssignalen naar het bord sturen, de periode afsluiten en oude open diensten escaleren.
Er zijn vier grenzen die je zelf zet. Hoe ver vooruit hij conceptweken bijhoudt, standaard tot vier weken. Wanneer hij publiceert, standaard zondagavond. Hoe schoon de controle vooraf moet zijn voordat hij publiceert, in drie strengheden. En op welke vestigingen hij werkt; org-brede handelingen zoals publiceren en de periode afsluiten doet hij alleen als hij op alle vestigingen mag.
Er is een pauzeknop met een einddatum, voor als je er even zelf bovenop wilt zitten zonder je instellingen kwijt te raken. En er is een vooruitblik: die laat zien wat de autopiloot nú zou doen, zonder het te doen.
- Vier niveaus, standaard helemaal uit
- Of tien losse taken zelf aan- en uitzetten
- Publiceren alleen bij een schone controle vooraf
- Publicatiemoment en horizon zelf instellen
- Te beperken tot bepaalde vestigingen
- Pauzeknop met einddatum, plus een vooruitblik zonder gevolgen
Wat de autopiloot doet, staat er ook bij
Elke handeling van de autopiloot wordt vastgelegd in een logboek dat je kunt teruglezen: wat er is gedaan, wanneer, en op welke week. In het logboek staan geen persoonsgegevens, alleen de handeling.
Belangrijker: de autopiloot heeft geen eigen achterdeur. Hij gebruikt exact dezelfde routes als jij. Publiceren gaat langs dezelfde publicatie, een claim bevestigen langs dezelfde bevestiging, vergrendelen langs dezelfde vergrendeling. Hij beslist alleen wanneer, nooit hoe. Loopt hij ergens tegenaan, dan doet hij niets en meldt hij het bij HR. Niet publiceren en escaleren is altijd veiliger dan doorgaan.
- Logboek met elke handeling, zonder persoonsgegevens
- Gebruikt dezelfde routes als een mens, geen eigen achterdeur
- Bij twijfel: niets doen en escaleren naar HR
- De arbeidstijden- en bezettingscontroles blijven onverkort gelden
Waar je het aan merkt
Een week die al voor driekwart staat
Je begint niet bij een leeg raster maar bij een voorstel dat je bijstelt.
Zicht op de lucht in je rooster
De tips wijzen aan waar diensten korter, samen of weg kunnen.
Geen zwarte doos
Elke keuze is herleidbaar en twee keer draaien geeft hetzelfde antwoord.
Zelf de teugels in handen
Van alleen voorstellen tot volledig zelfrijdend, in stapjes die je terugdraait.
Geen kosten die meeschalen
Er wordt geen taalmodel bevraagd, dus rekenen kost geen tokens.
Persoonsgegevens blijven binnen
Alle berekeningen draaien op de eigen server, zonder externe dienst.
Wat men hierover vraagt
Zit er een AI-model in?
Nee. Zowel de assistent als de autopiloot zijn deterministische programma’s. Er wordt geen taalmodel bevraagd en er gaat geen enkel persoonsgegeven naar een externe dienst. Daarom is elke uitkomst reproduceerbaar en schalen de kosten niet mee met je gebruik.
Kan de autopiloot een rooster publiceren dat niet klopt?
Hij publiceert alleen als de controle vooraf schoon is, en hoe schoon dat moet zijn stel je zelf in. Is het niet schoon, dan publiceert hij niet en krijgt HR een melding. Fout gaan betekent hier: niets doen en het melden.
Moet ik de autopiloot aanzetten?
Nee. Hij staat standaard helemaal uit en dan werkt de tool precies zoals zonder. De meeste organisaties beginnen met alleen de voorstellen en de tips.
Kan ik zien wat hij zou doen voordat ik hem aanzet?
Ja. Er is een vooruitblik die laat zien welke handelingen de autopiloot op dit moment zou uitvoeren, zonder ze uit te voeren.
Laat één week voorstellen en kijk wat je aanpast
Zet je sjablonen en normen in een gratis omgeving en laat de assistent een week maken. Wat jij daarna verandert, vertelt je precies waar je regels nog niet volledig zijn.