Wat er gebeurt terwijl jij aan iets anders werkt
Het meeste dat misgaat in een planning gaat mis omdat niemand er op tijd naar keek. Daarom draaien er in OurTimetable tweeëntwintig taken op vaste momenten die dat kijken van je overnemen. Ze sturen een herinnering, controleren iets, of ruimen op. Hieronder staat wat ze zijn en wanneer ze draaien, want een achtergrondtaak waarvan je niet weet dat hij bestaat is geen geruststelling.
Elke ochtend
Om half zes rekent de tool een voorstel door voor de week over twee weken en zet klaar hoeveel gaten er te vullen zijn. Er wordt niets geschreven, het is puur lezen.
Om zes uur worden de dagen afgevinkt die aantoonbaar schoon zijn: alles uitgeklokt, geen openstaande correctie, en waar er gepland was komt de klok binnen een kwartier overeen. Alleen als jij dat hebt aangezet; anders wordt alleen gerapporteerd wat er zou gebeuren. Een dag met een openstaande klok of een afwijking blijft altijd handwerk.
Om half zeven worden bekwaamheden gescand die binnen dertig dagen verlopen, en nogmaals als het er nog zeven zijn. Om twintig voor zeven volgen de poortwachter-mijlpalen die binnen veertien dagen vallen. Om zeven uur gaat de dagelijkse samenvatting voor HR de deur uit, en vijf over zeven een gericht bericht over een vergeten uitklok, een week die nog niet gepubliceerd is of dagen die nog niet zijn afgevinkt. Is er niets, dan gaat er niets.
Om tien uur krijgen medewerkers een herinnering als de deadline voor beschikbaarheid binnen achtenveertig uur valt en zij nog niets hebben ingevuld.
- 05:30 planvoorstel voor de week over twee weken, alleen lezen
- 06:00 aantoonbaar schone dagen afvinken, als je dat aanzet
- 06:30 bekwaamheden die binnen dertig en binnen zeven dagen verlopen
- 06:40 poortwachter-mijlpalen binnen veertien dagen
- 07:00 dagsamenvatting voor HR, alleen als er iets is
- 10:00 herinnering aan de beschikbaarheidsdeadline
Gedurende de dag
Elke minuut wordt gecontroleerd of er meldingen klaarstaan die nog verstuurd moeten worden. Dat is een vangnet: normaal gaat een melding meteen de deur uit, maar zo raakt er nooit één zoek.
Elke tien minuten gaat er een uitklok-herinnering naar wie zijn dienst voorbij is en nog openstaat, met een instelbare wachttijd. Elk kwartier gaat er een herinnering naar wie over een uur begint. Elk half uur wordt gekeken welke open dienst te lang open staat en geëscaleerd moet worden.
Ook elk half uur draait de analysemotor: die rekent de komende vier weken door op overtredingen, roostergezondheid, kosten, cao-dekking, dekking en bekwaamheidsblokkades, vergelijkt de uitkomst met de vorige ronde, en meldt alleen wat nieuw is. Opgeloste problemen verdwijnen zonder bericht.
Op het kwartier en op het driekwart draait de heelronde van de autopiloot, als je die hebt aangezet. Die staat expres net na de analysemotor, zodat er op verse cijfers gewerkt wordt.
- Elke minuut: vangnet voor meldingen die nog moeten
- Elke tien minuten: uitklok-herinnering en piekdetectie op beveiliging
- Elk kwartier: herinnering voor diensten die binnen het uur beginnen, en verdachte logins
- Elk half uur: open diensten escaleren en de analysemotor
- Op :15 en :45: de heelronde van de autopiloot, als die aanstaat
Per week en per maand
Op vrijdagochtend om acht uur gaat er een uitvraag naar zzp’ers en oproepkrachten over hun beschikbaarheid voor de komende week. Elke persoon krijgt een eigen eenmalige link, en wie al beschikbaarheid heeft ingevuld of al een openstaande uitvraag heeft, krijgt niets.
Er is ook een weekmail per vestiging met het gepubliceerde rooster van de komende week naar de leidinggevende. Die staat standaard uit en zet je aan in de serverinstellingen; de weekdag is instelbaar en staat standaard op vrijdag.
Op zondagavond om zes uur draait de weekronde van de autopiloot, als je die hebt aangezet. Op de eerste van de maand om half zeven volgt de periodeafsluiting, en om zeven uur gaat de loonexport van de vorige maand naar het salariscontact. Ook daar zitten sloten op: geen contactpersoon, een maand die nog niet vergrendeld is, of een export met openstaande blokkades betekent geen mail.
Om vier uur op de eerste van de maand draait het opruimwerk: oude klokgegevens en logregels boven de bewaartermijn, de bewaartermijnen per categorie, en het anonimiseren van vervallen ex-medewerkers. Alle drie in dry-run tot je het opruimen bewust aanzet.
- Vrijdag 08:00 beschikbaarheidsuitvraag aan zzp en oproepkrachten
- Weekrooster per vestiging naar de leidinggevende, standaard uit
- Zondag 18:00 weekronde van de autopiloot, als die aanstaat
- Eerste van de maand 06:30 periodeafsluiting, 07:00 loonexport per mail
- Eerste van de maand 04:00 opruimwerk, standaard alleen als voorstel
- 03:30 dagelijks de controle op de personeelskoppeling
Hoe deze taken zich gedragen
Alle tijden zijn Nederlandse tijd, dus ook rond de zomertijd blijft het moment kloppen. Elke taak draait per organisatie, en als het bij één organisatie misgaat, gaan de andere gewoon door. Elke taak heeft een tijdslimiet en probeert het bij een fout hoogstens twee keer opnieuw.
Alle taken die een bericht sturen houden bij wie wat al gehad heeft. Draait een taak twee keer, dan krijgt niemand het bericht twee keer. En bij een e-mail die niet aankomt wordt de markering teruggedraaid, zodat een volgende ronde het opnieuw probeert in plaats van het stil te laten liggen.
De taken die iets veranderen staan standaard uit. Dagen afvinken, opruimen, anonimiseren, de autopiloot: allemaal uit tot jij ze aanzet. De taken die alleen lezen en melden staan aan, want die kunnen niets stukmaken.
- Nederlandse tijd, ook rond de zomertijd
- Per organisatie; een fout bij één blokkeert de rest niet
- Nooit twee keer hetzelfde bericht
- Een mislukte e-mail wordt de volgende ronde opnieuw geprobeerd
- Taken die iets veranderen staan standaard uit
Waar je het aan merkt
Niets meer onthouden
De certificaten, de mijlpalen en de deadlines melden zichzelf.
Rust in de inbox
Is er niets aan de hand, dan gaat er ook geen bericht.
Geen dubbele berichten
Elke taak houdt bij wie wat al gehad heeft.
Geen verrassingen
Alles wat iets verandert staat standaard uit tot je het aanzet.
Een schone maandafsluiting
De loonexport gaat pas de deur uit als de periode echt klaar is.
Zicht op wat er draait
De lijst met taken en tijdstippen is openbaar, niet iets in de machinekamer.
Wat men hierover vraagt
Kan een achtergrondtaak zelf mijn rooster wijzigen?
Alleen als je de autopiloot hebt aangezet, en dan nog binnen de grenzen die je zelf instelt. Alle taken die iets veranderen staan standaard uit. De rest leest en meldt.
Wat gebeurt er als een taak faalt?
Hij wordt hoogstens twee keer opnieuw geprobeerd, met een oplopende pauze ertussen. Een fout bij de ene organisatie raakt de andere niet. En een bericht dat niet is aangekomen wordt de volgende ronde opnieuw aangeboden.
Krijg ik dan de hele dag berichten?
Nee. De meeste taken sturen niets als er niets aan de hand is, en de analysemotor meldt alleen wat nieuw is sinds de vorige ronde. Wat je per soort en per kanaal wilt ontvangen stel je zelf in.
Laat de tool een week voor je opletten
Zet een gratis omgeving op met een echte week erin en kijk wat je de eerste ochtend te horen krijgt. Dat is de beste test van of het bij je past.