Op tijd iets horen, zonder de hele dag te trillen
Een tool die alles meldt wordt binnen twee weken genegeerd. Daarom zet je in OurTimetable per soort bericht e-mail en meldingen op je telefoon apart aan of uit. Die keuze ligt bij de medewerker zelf, met veilige standen als hij niets instelt.
Acht soorten, drie kanalen, aan of uit
De acht soorten zijn: verlof, correcties op je uren, roosterwijzigingen, ruilverzoeken, herinneringen, de uitklok-herinnering, nieuws van de werkgever en overige meldingen, zoals een ziekmelding of de herinnering vlak voor je dienst. De drie kanalen zijn de melding in de app zelf, e-mail en een melding op je telefoon. Per soort bericht zet je e-mail en de melding op je telefoon apart aan of uit.
De standaarden zijn bewust gekozen. In de app staat alles aan, want dat is het kanaal waar je zelf naartoe gaat. E-mail staat aan voor verlof, een gepubliceerd rooster, ruilverzoeken, correcties op je uren en herinneringen. Een gewijzigde dienst meldt de app in de app en op je telefoon, niet per e-mail. Meldingen op de telefoon staan aan voor verlof, roosterwijzigingen, ruilverzoeken en de uitklok-herinnering. Die werken pas als je zelf meldingen op je toestel hebt aangezet. De uitklok-herinnering komt alleen als melding op je telefoon, nooit per e-mail.
Nieuws van de werkgever is expres het voorzichtigst ingesteld: in de app aan, telefoonmelding uit. Per e-mail gaat een nieuwsbericht alleen als de werkgever dat bij het bericht kiest; wie dat niet wil, zet nieuws per e-mail uit. Wie een nieuwsbericht op zijn telefoon wil, zet zelf de schakelaar Nieuwsberichten aan.
- Verlof, correcties, rooster, ruilen, herinneringen, uitklokken, nieuws en overige meldingen
- In de app, per e-mail en als melding op de telefoon
- Per soort: e-mail en telefoonmelding apart aan of uit
- Op de telefoon standaard aan voor verlof, rooster, ruilen en uitklokken
- De medewerker stelt zijn eigen voorkeuren in
Meldingen op de telefoon, zonder appwinkel
De medewerker-app is te installeren op het beginscherm van de telefoon en kan van daaruit meldingen sturen. Er is geen app uit een appwinkel voor nodig en er zit geen externe meldingendienst van een advertentiebedrijf tussen: het loopt via onze eigen server.
De inhoud van zo’n melding is bewust mager. Bij een dienst die zo begint staat de tijd en een korte locatienaam, verder niets. Geen namen van collega’s, geen notities. Wie je telefoon over je schouder ziet, leert er niets uit.
Twee automatische meldingen zijn de moeite waard. In het laatste uur voordat een gepubliceerde dienst begint, gaat er een herinnering uit als je die hebt aangezet; de tool kijkt elk kwartier of er iets binnen dat uur valt. En als je vergeet uit te klokken, krijg je na afloop van je dienst een seintje, waarbij het aantal minuten wachten instelbaar is en standaard op vijftien staat. Die laatste melding heeft een knop waarmee je meteen kunt uitklokken of hem even kunt uitstellen.
- Installeren op het beginscherm, geen appwinkel nodig
- Eigen meldingenserver, geen extern advertentieplatform
- Inhoud zonder persoonsgegevens: tijd en locatie, meer niet
- Herinnering in het laatste uur voor een dienst
- Uitklok-herinnering met een instelbare wachttijd
- Direct uitklokken of uitstellen vanuit de melding zelf
Een bericht aan het hele team
Naast de automatische meldingen kun je zelf een bericht plaatsen. Je kiest de doelgroep op afdeling, vestiging of rol, en die filters werken als een doorsnede: kies je afdeling Zorg en rol verpleegkundige, dan gaat het naar de verpleegkundigen van die afdeling. Vink je daarnaast losse mensen aan, dan krijgen die het bericht altijd, ook als ze buiten die doorsnede vallen. Dat is het minst verrassende gedrag: wie je aanvinkt, krijgt het.
Elke ontvanger krijgt het bericht in de app en bevestigt dat hij het gelezen heeft. Jij ziet een teller: zoveel van de zoveel gelezen. Wil je weten wie nog niet, dan kun je die namenlijst opvragen; de teller is bewust het uitgangspunt en de namenlijst een extra stap.
Je kunt een bericht ook per e-mail laten meegaan. Die verzending is best-effort: als de mail hapert, is het bericht in de app er nog steeds. Ook kun je aanzetten dat er na elke roosterpublicatie automatisch een korte mededeling uitgaat naar de mensen met een dienst in die week. Die staat standaard uit.
- Doelgroep op afdeling, vestiging en rol als doorsnede
- Losse mensen aanvinken telt er altijd bij op
- Leesbevestiging met een teller, namenlijst op verzoek
- Optioneel ook als e-mail
- Automatische mededeling bij publicatie, standaard uit
Herinneringen op vaste momenten
Een aantal berichten gaat op vaste tijden de deur uit, zodat ze niet afhankelijk zijn van of iemand toevallig kijkt. HR krijgt ’s ochtends om zeven uur een samenvatting van wat er op het dagscherm staat, en om vijf over zeven een gericht bericht over een vergeten uitklok, een week die nog niet gepubliceerd is, of dagen die nog niet zijn afgevinkt. Staat er niets op, dan gaat er ook geen mail.
Medewerkers krijgen een herinnering als de deadline voor beschikbaarheid binnen achtenveertig uur valt en zij nog niets hebben ingevuld. Verloopt een bekwaamheid binnen dertig dagen, dan krijgen zij een vroege waarschuwing en binnen zeven dagen een dringende; HR krijgt in beide gevallen een melding in de app. En voor verzuim geldt: een poortwachter-mijlpaal die binnen veertien dagen valt, komt bij HR terecht.
Er is ook een weekmail per vestiging met het gepubliceerde rooster van de komende week aan de leidinggevende van die locatie. Die staat standaard uit en zet je aan in de serverinstellingen.
- Dagelijkse samenvatting voor HR, alleen als er iets te melden is
- Gericht bericht over vergeten uitklok, ongepubliceerde week en niet-afgevinkte dagen
- Beschikbaarheidsherinnering achtenveertig uur voor de deadline
- Bekwaamheden: waarschuwing op dertig dagen en op zeven dagen
- Poortwachter-mijlpalen veertien dagen vooruit
- Weekrooster per vestiging naar de leidinggevende, standaard uit
Je rooster in je eigen agenda
Elke medewerker kan een persoonlijk agenda-adres opvragen en dat toevoegen aan de agenda op zijn telefoon of laptop. Daarna staan zijn diensten gewoon tussen zijn eigen afspraken, en werkt het bij als het rooster verandert.
De feed bevat uitsluitend zijn eigen gepubliceerde diensten, in een venster van twee weken terug tot acht weken vooruit. Per dienst alleen tijd, de afkorting van het diensttype en de naam van de locatie. Geen collega’s, geen notities. Het adres werkt zonder inloggen, dus wie het heeft, ziet de diensten: deel het niet. Vertrouw je een link niet meer, dan vernieuw je hem met één knop; de oude werkt dan meteen niet meer.
- Eigen agenda-adres per medewerker
- Werkt in de gangbare agenda-apps
- Alleen eigen gepubliceerde diensten
- Venster van twee weken terug tot acht weken vooruit
- Alleen tijd, diensttype en locatie
- Link te vernieuwen, waarna de oude vervalt
Waar je het aan merkt
Meldingen die gelezen worden
Doordat er weinig is, valt het op als er iets is.
Minder vergeten uitkloktijden
De herinnering komt op de telefoon, met een knop om het meteen op te lossen.
Geen appwinkel-gedoe
De app komt op het beginscherm zonder installatie uit een winkel.
Zicht op wie het gelezen heeft
Bij een bericht aan het team zie je een teller in plaats van te moeten navragen.
Rooster tussen je eigen afspraken
Het agenda-abonnement zet je diensten in de agenda die je al gebruikt.
Privacy op je vergrendelscherm
Een melding bevat een tijd en een locatie, geen namen of notities.
Wat men hierover vraagt
Kan ik meldingen helemaal uitzetten?
Per soort en per kanaal wel. De melding in de app zelf blijft bestaan, want dat is de plek waar je hem terugvindt; e-mail en telefoonmeldingen zet je zelf uit.
Staan er persoonsgegevens in een melding op de telefoon?
Nee. De inhoud is bewust mager: een tijdstip en een korte locatienaam. Namen van collega’s, notities en medische gegevens komen er niet in voor.
Ziet mijn werkgever wat er in mijn agenda staat?
Het agenda-abonnement werkt één kant op: jouw diensten gaan naar jouw agenda. De tool leest jouw agenda niet uit.
Krijgt iedereen een e-mail als ik een bericht plaats?
Alleen als je dat per bericht aanvinkt. Standaard staat een nieuwsbericht in de app en verder niets. Ook een melding op de telefoon voor nieuws zet de medewerker zelf aan, met de schakelaar Nieuwsberichten.
Zet je meldingen één keer goed
Vijf minuten aan de instellingen bespaart je maanden aan berichten die je toch wegklikt. Probeer het uit in een gratis omgeving.