Weten hoeveel mensen je nodig hebt, en of je ze hebt
De meeste roosterproblemen zijn geen roosterproblemen. Ze zijn een capaciteitsprobleem dat pas zichtbaar wordt op het moment dat je de week probeert te vullen. OurTimetable laat je vastleggen hoeveel mensen je waar en wanneer nodig hebt, rekent per dag uit of je dat haalt, en kijkt een halfjaar vooruit of je formatie het volhoudt.
De norm vastleggen
Een bezettingsnorm hangt aan een vestiging en een datum. Daarbinnen kun je zo fijn worden als je wilt: per dagdeel, en per rol. De dagdelen zijn vroeg, dag, laat en nacht, en welk dagdeel een dienst is wordt bepaald door de starttijd, met de nachtdienst als eerste test.
Je legt de ondergrens vast in koppen of in uren, niet in allebei tegelijk. Twee verpleegkundigen in de late dienst is een koppen-norm; achttien uur zorg op maandag is een uren-norm. Er is ook een bovengrens in uren, voor als je juist niet te veel wilt inzetten.
Voor dagen die anders lopen is er een feestdagfactor. Op tweede kerstdag draai je op een halve norm, op nieuwjaarsdag ben je dicht. Dat leg je vast als factor bij die datum: nul is dicht, een half is de halve norm. Een dag zonder uitzondering draait gewoon op de volle norm.
- Per vestiging, per datum, per dagdeel en per rol
- Ondergrens in koppen of in uren
- Optionele bovengrens in uren
- Feestdagfactor per datum, van dicht tot volledige norm
- Een marge instelbaar: strenger of soepeler dan de norm zelf
Zie je het halen
Per dag rekent de tool de dekking uit: de vraag uit je normen, geschaald met een eventuele feestdagfactor, tegenover het aanbod uit de geplande diensten. Dat is gewone rekenkunde, geen voorspelling. Je kunt naar één dag kijken of naar een reeks dagen in één keer, en het planbord laat het tijdens het plannen zien.
Wat er gebeurt als een actie de dekking onder de grens duwt, bepaal je zelf. Er zijn drie standen. Uit betekent niet bewaken. Waarschuwen betekent dat je een melding krijgt en zelf beslist, en dat is de standaard. Hard betekent dat de actie wordt geweigerd. De bewaking geldt niet alleen bij het schuiven van diensten, maar ook bij het goedkeuren van verlof.
Eén uitzondering die het vermelden waard is: als je verlof automatisch laat goedkeuren, blokkeert de bezettingsrem altijd, ongeacht de stand. Een computer die zelf goedkeurt moet strenger zijn dan een mens die kijkt.
- Dekking per dag en over een reeks dagen
- Zichtbaar op het planbord tijdens het plannen
- Drie standen: uit, waarschuwen of hard weigeren
- Geldt ook bij het goedkeuren van verlof
- Automatisch goedgekeurd verlof loopt altijd tegen de rem aan
Hoeveel had je eigenlijk nodig
Normen verzinnen is lastig als je geen cijfers hebt. Daarom is er een vraagadvies dat per dag en dagdeel een getal voorstelt, berekend uit je eigen historie. De formule is expres simpel en staat altijd bij het advies: het gemiddelde van dezelfde weekdag over de laatste acht gepubliceerde weken telt drie keer mee, en dezelfde weekdag in dezelfde maand vorig jaar telt één keer mee, als die er is.
Zijn er minder dan drie gepubliceerde weken, dan komt er geen advies maar de mededeling dat er te weinig historie is. Liever geen getal dan een verzonnen getal. Staat er goedgekeurd verlof op die dag, dan komt er een notitie bij over de verlofdruk.
Een advies overnemen als norm is één klik, en die klik blijft van jou. Er is ook een tegenhanger: een lijst met plekken waar de norm structureel hoger ligt dan de vraag, zodat je hem juist kunt verlagen. En voor seizoenspatronen en brugdagen zijn er voorstellen op basis van een jaar historie.
- Advies per dag en dagdeel uit je eigen historie
- De formule staat er altijd bij, geen zwarte doos
- Te weinig historie geeft geen advies in plaats van een gok
- Verlofdruk komt als notitie mee
- Ook adviezen om de norm te verlagen
- Seizoenspatronen en brugdagen als apart voorstel
Het profiel van een vestiging
Per vestiging is er een weekmatrix van maandag tot en met zondag tegen de vier dagdelen. Per cel staat de minimale bezetting uit je normen, en daarnaast wie er normaal gesproken staat volgens de basisroosters. Omdat basisroosters een eigen cyclus hebben, staat dat laatste als een bereik van minimaal tot maximaal, met de medewerkers met vaste werkdagen als aparte regel.
Elke cel krijgt een kleur: dekt, net aan, of dekt niet. In één oogopslag zie je welk dagdeel van welke dag structureel het krapst zit. Namen zie je alleen als je het recht hebt om ze te zien; een planner ziet aantallen.
- Weekmatrix van zeven dagen tegen vier dagdelen
- Minimale bezetting naast wie er standaard staat
- Bereik bij wisselende cyclussen, plus vaste werkdagen apart
- Kleur per cel: dekt, net aan of dekt niet
- Namen alleen voor wie dat recht heeft
Zesentwintig weken vooruit: klopt je formatie nog
Dit is het onderdeel dat het verschil maakt tussen brandjes blussen en vooruit plannen. Per vestiging wordt een halfjaar vooruit de structurele capaciteit uitgerekend: de som van de contracturen van iedereen die die week nog in dienst is. Die zet de tool af tegen de norm-uren van die week.
Zakt de capaciteit drie weken of langer aaneengesloten onder de norm, dan is dat een formatiegat. Je krijgt te zien vanaf welke week het begint, hoeveel uur per week je tekortkomt, en waardoor het komt. De oorzaken zijn altijd hard: een contract dat afloopt, iemand die uit dienst is, of een verwacht vertrek dat je zelf hebt vastgelegd.
Dit is uitdrukkelijk geen voorspelling. Er wordt niets geraden op basis van gedrag, verzuimhistorie of kans. Weken zonder norm leveren geen oordeel op. Bij het gat komt een wervingsadvies: begin met werven vóór die week min je eigen wervingsdoorlooptijd, die standaard op acht weken staat.
Er is ook een gerichte variant: wat gebeurt er als deze ene medewerker vertrekt. Die berekening verandert niets, hij laat alleen zien wat er met de dekking van deze week en met de formatie van het komende halfjaar gebeurt.
- Zesentwintig weken vooruit per vestiging
- Contracturen tegenover norm-uren
- Drie aaneengesloten weken tekort is een formatiegat
- Alleen harde oorzaken: aflopend contract, uit dienst, verwacht vertrek
- Geen voorspelling op basis van gedrag of kans
- Wat-als-scenario voor het vertrek van één persoon
Waar je het aan merkt
Een norm die ergens op slaat
Het advies rekent met je eigen historie in plaats van met een onderbuikgevoel.
Onderbezetting die je ziet aankomen
De dekking staat op het bord terwijl je plant, niet in een rapport achteraf.
Feestdagen zonder handwerk
Eén factor bij een datum regelt de hele week eromheen.
Onderbouwing voor een vacature
Een formatiegat laat in uren per week zien wat je tekortkomt en waardoor.
Rust bij een vertrek
Je ziet vooraf wat het opzeggen van één contract met je bezetting doet.
Ook zien waar het te ruim is
De norm-verlaag-adviezen wijzen de plekken aan waar structureel te veel staat.
Wat men hierover vraagt
Moet ik voor elke dag een norm invullen?
Nee. Zonder norm doet de tool geen uitspraak over die dag; er valt dan niets te dekken. In de praktijk leg je normen vast voor de dagdelen die er echt toe doen en laat je de rest leeg.
Voorspelt de tool wie er gaat vertrekken?
Nee, en dat is een bewuste keuze. De enige uitstroom die meetelt is contractueel of door jou ingevoerd: een aflopend contract, iemand die uit dienst is, of een verwacht vertrek dat je zelf hebt vastgelegd. Er wordt niets afgeleid uit gedrag of historie.
Kan een bezettingsgat een dienst blokkeren?
Alleen als je dat zelf aanzet. Standaard krijg je een waarschuwing en beslis je zelf. Zet je de bewaking op hard, dan wordt een actie die onder de ondergrens duwt geweigerd.
Wat is precies een dagdeel?
Vroeg, dag, laat of nacht, bepaald door de starttijd van de dienst. Nacht is een start vanaf tien uur ’s avonds, een start vóór zes uur ’s ochtends, of een dienst die over middernacht heen loopt. Van de rest is vroeg een start vóór tien uur, laat een start vanaf twee uur ’s middags, en alles daartussen is dag.
Leg de norm van één week vast
Vul de bezetting van één drukke week in en kijk wat de dekking zegt. Vaak is dat het gesprek dat al maanden had moeten plaatsvinden.