Beschikbaarheid doorgeven en uitvragen
MedewerkerLeestijd ongeveer 4 minuten
Een rooster maken zonder te weten wie kan, is puzzelen met de helft van de stukjes. In OurTimetable geven medewerkers zelf per dag door of ze beschikbaar zijn. Je kunt daar een deadline aan hangen, zodat je niet elke maand opnieuw achter dezelfde mensen aan hoeft.
1. Wat een medewerker invult
Beschikbaarheid zit in de medewerker-app onder Regelen, en in de tool onder Rooster. Per dag zijn er drie standen:
- Beschikbaar. Je kunt die dag werken.
- Niet beschikbaar. Je kunt die dag niet.
- Nog niet ingevuld. Ook een antwoord: de planner weet dan dat hij het nog niet weet, in plaats van te denken dat je kunt.
Klikken op een dag wisselt tussen die standen. Bij elke dag kun je een korte notitie achterlaten, bijvoorbeeld "alleen ’s ochtends" of "pas na 15 uur beschikbaar".
2. Een week kopiëren
Heb je een vast patroon, dan hoef je het niet elke week opnieuw in te vullen. Vul één week in en kopieer die naar meerdere volgende weken. Verandert er later iets in één week, dan pas je alleen die aan.
3. Fijner dan een hele dag
De beschikbaarheid werkt per dag; er zijn geen dagdelen of tijdvakken in dit scherm. Heb je een vaste, terugkerende grens die preciezer is, leg die dan vast als roosterregel. Denk aan:
- niet werken na een bepaalde tijd;
- niet werken voor een bepaalde tijd;
- alleen binnen een venster op een vaste weekdag;
- geen nachtdiensten;
- niet in het weekend.
Het verschil is de bedoeling. Beschikbaarheid gaat over deze specifieke weken. Een roosterregel gaat over hoe het altijd is, tot je hem intrekt.
4. De deadline instellen
In de instellingen kun je een uitvraagmoment vastleggen: doorgeven vóór een vaste weekdag en tijd, voor de week die een aantal weken vooruit ligt. Bijvoorbeeld: elke donderdag om 12 uur, voor de week die drie weken later begint.
Als dat aanstaat gebeurt er twee dingen:
- medewerkers die voor de doelweek nog niets hebben ingevuld krijgen een herinnering;
- HR ziet een lijst van wie er nog ontbreekt, zodat je gericht kunt navragen in plaats van het hele team aan te spreken.
Zonder ingestelde deadline gebeurt er niets automatisch: geen herinneringen en geen aanmaningen. Dat is de standaard.
5. Wat de planner ermee doet
Bij het plannen staat de beschikbaarheid direct naast het rooster, zodat je niet iemand inroostert die twee weken geleden al had doorgegeven dat hij weg is. Voor het grotere plaatje is er een heatmap over het hele team: in één blik zie je welke dagen dun bezet zijn voordat je begint met puzzelen.
Beschikbaarheid is geen verlof
Niet beschikbaar zijn en verlof opnemen zijn twee verschillende dingen. Verlof verbruikt saldo en blokkeert de planning van die dag hard. Niet beschikbaar is informatie voor de planner. Wil je zeker weten dat je vrij bent, dien dan een verlofaanvraag in.
Kort samengevat
- Per dag: beschikbaar, niet beschikbaar of nog niet ingevuld, met een notitie.
- Een ingevulde week is te kopiëren naar meerdere volgende weken.
- Preciezere, terugkerende grenzen leg je vast als roosterregel.
- Een deadline levert automatische herinneringen en een lijst van wie nog moet.
- De planner ziet het naast het rooster, plus een heatmap over het team.
Verder lezen
Bekwaamheden en certificaten bijhouden
Een bekwaamheid aanmaken met een geldigheidsduur, hem toekennen, er een eis van maken bij een dienst, en op tijd horen dat er iets verloopt.
Rollen en rechten: wie mag wat?
De zes rollen en wat ze mogen, hoe je een manager aan zijn vestigingen koppelt, en waarom niemand zichzelf kan opwaarderen.
Meldingen instellen zonder je team gek te maken
Zeven soorten berichten, drie kanalen en drie standen. Wat er standaard aanstaat, wat een medewerker zelf kiest en wanneer je beter kunt bundelen.
Je rooster in je eigen agenda zetten
Een persoonlijk agenda-adres opvragen en toevoegen aan je agenda-app, wat er wel en niet in staat, en wat je doet als je de link kwijt bent.
Kom je er niet uit? Stel je vraag of probeer het gratis uit.