Meldingen instellen zonder je team gek te maken

1. Drie kanalen

• In de app. Het belletje in de tool en de meldingenkaart in de medewerker-app. Dit kanaal staat altijd aan; een melding komt er dus hoe dan ook.
• E-mail. Voor wie niet de hele dag in de tool zit.
• Push. Een melding op de telefoon zelf. Die moet je eerst toestaan in je browser; daarna kun je hem per soort bericht aan- of uitzetten.

2. Zeven soorten berichten

• Verlof: je aanvraag is ingediend, goedgekeurd, afgewezen of gewijzigd.
• Correctie: een correctieverzoek op je uren is ingediend of afgehandeld.
• Rooster: de week is gepubliceerd of jouw dienst is gewijzigd.
• Ruilen: een ruilverzoek komt binnen, wordt geclaimd, beantwoord of afgerond.
• Herinnering: bijvoorbeeld dat je je beschikbaarheid nog moet doorgeven.
• Klok: de herinnering dat je nog niet hebt uitgeklokt.
• Nieuws: een mededeling van je werkgever.

3. Drie standen per combinatie

Voor elke combinatie van kanaal en soort kies je:

• Meteen. Zodra het gebeurt.
• Gebundeld. Verzameld in één bericht per dag. Ideaal voor dingen die niet op het moment zelf hoeven.
• Uit. Geen bericht via dat kanaal. Je ziet het nog wel in de app.

Instellen doe je in de medewerker-app onder Profiel.

4. Wat er standaard aanstaat

De standaardinstelling is bewust terughoudend, zodat niemand overspoeld raakt op dag één:

• in de app staat alles aan;
• e-mail staat aan voor rooster, verlof, ruilen en correcties, en uit voor herinneringen;
• push staat overal uit, behalve voor de uitklok-herinnering, want die heeft alleen zin als je hem op het moment zelf krijgt;
• nieuwsberichten sturen alleen een pushmelding als je dat zelf aanzet.

5. Waarom je niets kwijtraakt

Berichten worden niet direct vanuit de handeling verstuurd maar via een tussenstap die garandeert dat ze aankomen, ook als er even iets hapert. Een melding kan dus vertraagd binnenkomen, maar hij verdwijnt niet stil.

Dagelijkse herinneringen worden bovendien maar één keer verstuurd, hoe vaak de controle ook draait. Je krijgt dus geen vijf keer dezelfde aansporing.

6. Aan de planner-kant

Voor planners en HR geldt een ander principe. Signalen over het rooster worden gebundeld en alleen als ze nieuw zijn. Een probleem dat je hebt opgelost verdwijnt zonder dat je daar een bericht over krijgt, en een probleem dat al drie dagen bestaat wordt niet elk halfuur opnieuw gemeld.

Dat is de enige manier om te zorgen dat je meldingen blijft lezen. Meer daarover staat bij rapportage en signalering.

7. Mededelingen van de werkgever

HR kan onder Berichten een mededeling opstellen met een doelgroep: bepaalde afdelingen, vestigingen, rollen of specifieke medewerkers. Optioneel gaat hij ook per e-mail de deur uit. Je ziet daarna hoeveel mensen hem gelezen hebben en wie nog niet.

Je kunt ook instellen dat er automatisch een korte mededeling uitgaat zodra een week wordt gepubliceerd. Die staat standaard uit, en herpubliceren van dezelfde week stuurt nooit een tweede bericht.

Kort samengevat

• Drie kanalen: in de app, e-mail en push. In de app staat altijd aan.
• Zeven soorten berichten, elk apart in te stellen.
• Drie standen per combinatie: meteen, gebundeld of uit.
• Standaard terughoudend; push alleen voor de uitklok-herinnering.
• Voor planners worden signalen gebundeld en alleen als ze nieuw zijn.
• Werkgeversberichten hebben een doelgroep en een leesteller.