Bekwaamheden en certificaten bijhouden

1. Een bekwaamheid aanmaken

In Instellingen maak je de bekwaamheden aan die in jouw organisatie bestaan. Elke bekwaamheid heeft een naam en, als je dat wilt, een geldigheidsduur in maanden.

• Met geldigheidsduur. Bijvoorbeeld 24 maanden voor een reanimatiecertificaat. De verloopdatum wordt straks automatisch berekend.
• Zonder geldigheidsduur. Voor iets dat niet verloopt, zoals een diploma.

2. Toekennen aan een medewerker

In het dossier van de medewerker ken je de bekwaamheid toe met de datum waarop hij hem heeft behaald. Heeft de bekwaamheid een geldigheidsduur, dan rekent de tool de verloopdatum zelf uit: behaalddatum plus het aantal maanden. Je hoeft dus niet zelf te rekenen en je kunt geen typfout maken in een datum die je had moeten uitrekenen.

Elke toekenning heeft een status, die je terugziet als label:

• Geldig: de bekwaamheid is nu geldig;
• Verloopt binnenkort: de verloopdatum komt eraan;
• Verlopen: de datum is gepasseerd;
• Ingetrokken: de bekwaamheid is bewust weggehaald.

3. Er een eis van maken

Een bekwaamheid krijgt pas betekenis als je hem ergens aan koppelt. Dat doe je door een eis te leggen op een diensttype of op een afdeling. Zo’n eis is hard of zacht:

• Hard. Zonder deze bekwaamheid mag iemand de dienst niet draaien. Een claim op een open dienst wordt geweigerd, en de automatische planner sluit zulke kandidaten uit.
• Zacht. Het is een voorkeur. Iemand met de bekwaamheid gaat voor, maar iemand zonder wordt niet geblokkeerd.

De controle gebeurt op de datum van de dienst, niet op de dag dat je plant. Plan je in maart een dienst voor juni terwijl het certificaat in mei verloopt, dan is dat een probleem en dat merk je dus meteen.

4. Op tijd horen dat er iets verloopt

Er draait dagelijks een controle die vooruitkijkt en meldt welke bekwaamheden binnenkort aflopen. Dat komt terug als signaal in het dagscherm, zodat je kunt bijscholen of iemand anders kunt inzetten voordat het knelt.

Er is ook een tegenovergesteld signaal: diensten waarvoor niemand in je organisatie bekwaam is. Dat is geen roosterprobleem maar een personeelsprobleem, en je wilt het weten voordat de week begint.

5. Waar je het terugziet

• Bij het plannen. Zet je iemand op een dienst met een harde eis die hij niet heeft, dan word je daarop gewezen.
• Bij open diensten. Claims van medewerkers zonder de vereiste bekwaamheid worden geweigerd, met de reden erbij.
• Bij de controle vooraf. Voor je publiceert staan bekwaamheidsproblemen in de lijst met aandachtspunten.
• In het dagscherm. Verlopende bekwaamheden en onbezetbare diensten komen terug als signaal.

6. Wat er niet in zit

Er zijn geen niveaus of scores per bekwaamheid: iemand heeft hem of hij heeft hem niet. Werk je met gradaties, bijvoorbeeld beginnend en gevorderd, maak daar dan twee aparte bekwaamheden van.

Kort samengevat

• Een bekwaamheid heeft een naam en eventueel een geldigheidsduur in maanden.
• De verloopdatum wordt berekend uit de behaalddatum; je rekent zelf niets uit.
• Een eis op een diensttype of afdeling is hard of zacht.
• Er wordt getoetst op de datum van de dienst, niet op de dag dat je plant.
• Verlopende bekwaamheden en onbezetbare diensten melden zich vanzelf.
• Geen documentopslag en geen niveaus per bekwaamheid.

Meer over hoe dit doorwerkt bij het plannen staat bij beschikbaarheid, bekwaamheid en ruilen.