De autopiloot stap voor stap aanzetten

1. Begin met kijken, niet met publiceren

Je vindt de autopiloot in Instellingen, onder Automatisering & bewaking, bij Autopiloot. Bovenaan staan twee blokken die niets veranderen. "Klaar om aan te zetten?" kijkt na wat hij nodig heeft: of hij in je abonnement zit en of er bijvoorbeeld bezettingsnormen, dienstsjablonen en basisroosters staan. Zonder normen ziet hij geen open plekken, dus loop dit eerst na.

"Wat de autopiloot gaat doen" is de vooruitblik: in gewone zinnen wat hij doet en wanneer, en achter "Waarom en controles" op grond van welke instelling en wat er nu is nagekeken. De vooruitblik rekent met de opgeslagen instellingen. Zolang de autopiloot uit staat, meldt hij dat er niets automatisch gebeurt. Dat gaat alleen over de autopiloot zelf: de schakelaars onder Zelf laten doen werken ook als hij uit staat. Zo biedt het programma bij een ziekmelding de diensten van de zieke aan als open dienst; die schakelaar staat standaard aan. Zet je niveau 1 aan en sla je op, dan zie je direct wat er gaat gebeuren. Vanaf dat moment vult hij ook echt: binnen een half uur zet hij diensten in concept op open plekken in de lopende week en de twee weken erna, voor zover die weken nog concept zijn. Kijk dus eerst of je normen kloppen. Medewerkers zien die diensten pas als jij de week publiceert. Bekijk de vooruitblik een paar keer, op verschillende momenten in de week; met "Vernieuwen" haal je de stand van dat moment op. Herken je wat er staat, dan is dat het moment om verder te gaan. Herken je het niet, dan is er iets in je normen of sjablonen dat eerst aandacht nodig heeft.

Zet ook het nachtelijke conceptvoorstel aan als dat nog uit staat. Je vindt het in Instellingen, onder Zelf laten doen, en standaard staat het aan. Het rekent elke nacht een voorstel door voor de week over twee weken en schrijft niets weg. Is er iets te vullen, dan zie je het in Vandaag en pas je het zelf toe. Een week of drie meelezen met dat voorstel vertelt je meer dan welke uitleg dan ook.

2. De vier niveaus

• Niveau 0, Uit. Er verandert niets aan je huidige werkwijze. Dit is de standaard.
• Niveau 1, Auto-concept. De autopiloot houdt je conceptweken bij: hij rolt basisroosters uit en vult open plekken waar de bezettingsnorm om vraagt. Een norm voor een bepaalde rol vult hij nog niet zelf; zo'n dienst zet je voorlopig zelf op het bord. Publiceren doet hij niet, dus alles blijft van jou. In een week die al gepubliceerd is, voegt hij niets zelf toe; zijn voorstel voor een open plek gaat dan naar HR.
• Niveau 2, Auto-publiceren. Niveau 1 plus zelf publiceren, maar uitsluitend als de controle vooraf niets vindt, en hoogstens één week per dag. Een week waarvan medewerkers al een rooster hebben, publiceert hij niet opnieuw; staan daar nog diensten in concept, dan krijgt HR een melding. Vindt de controle wel iets, dan krijgt HR ook een melding en publiceer je de week zelf zodra het rooster klaar is.
• Niveau 3, Volledig zelfrijdend. Niveau 2 plus alle overige taken: alle tien staan aan. Dat zijn onder meer een opgepakte open dienst toekennen (behalve bij meeruren: die wacht op HR), dienstwissels goedkeuren zolang er geen harde regel wordt overtreden, verlof goedkeuren binnen de regels, en elke eerste van de maand de loonexport van de maand ervoor klaarzetten en de weken vergrendelen, mits er niets meer openstaat en elke dienst cao-dekking heeft.

In de praktijk is niveau 1 een prettige plek om een paar maanden te blijven. De concepten van de komende weken staan klaar als je maandagochtend begint, en jij houdt elke publicatiebeslissing.

3. Of tien losse taken

Zijn de niveaus te grofmazig, zet hem dan op Aangepast. Dan kies je per taak of hij aanstaat:

• concept bijwerken;
• open plekken vullen;
• een week publiceren als de controle vooraf niets vindt;
• opgepakte open diensten toekennen;
• dienstwissels goedkeuren zolang er geen harde regel wordt overtreden;
• verlof goedkeuren binnen de regels, nooit als de bezetting onder de ondergrens komt;
• dagen afvinken waarop elke klokregistratie is afgesloten en klopt met het rooster;
• bij een rood aandachtssignaal, zoals ziekte, de diensten als vervangingsvraag op het bord zetten;
• de periode afsluiten;
• HR melden als een open dienst te lang open blijft.

Kies je Aangepast, dan begin je met de taken van het niveau waarop je stond. Stond de autopiloot uit, dan staan ze dus allemaal uit. Daarna zet je losse taken aan of uit. Wat hier uit staat, doet de autopiloot niet. Drie taken hebben daarnaast een eigen schakelaar onder Zelf laten doen: opgepakte open diensten toekennen, verlof goedkeuren en dagen afvinken. Staat zo'n schakelaar aan, dan gebeurt die taak toch vanzelf, ook als hij hier uit staat.

4. De vier grenzen die je zelf zet

• Hoe ver vooruit. Vanaf welke week hij het concept klaarzet en hoeveel weken. Bij "Vanaf nu" begint de reeks een vast aantal weken na de week van de weekronde, naar keuze 1 tot 4 (standaard 2). Bij "Vanaf het laatst gepubliceerde rooster" begint de reeks bij de eerste komende week waarin nog niets gepubliceerd is, en schuift zo vanzelf mee. Daarna kies je hoeveel weken er klaarstaan, van 1 tot 8 (standaard 3). De eerste week van de reeks is de week die hij publiceert; is die al gepubliceerd, dan publiceert hij bij die ronde niets.
• Publicatiemoment. Op welke weekdag en welk tijdstip hij zijn weekronde doet, onder "Wanneer en hoe streng". Dan werkt hij het concept bij en publiceert hij. Standaard zondagavond om zes uur.
• Hoe streng de controle vooraf is. Drie standen. Bij "Alleen harde blokkades" houden alleen harde overtredingen en diensten waarbij iemand een verplichte bekwaamheid mist, een publicatie tegen. Bij "Hard + dekking" mag er daarnaast geen onderbezetting zijn. Bij "Alles schoon" mag er ook geen dienst zonder cao-dekking zijn. Die laatste is de standaard en de strengste.
• Vestigingen. Je kunt hem beperken tot bepaalde vestigingen. Let op: zelf publiceren en de periode afsluiten gaan over de hele organisatie, dus met een selectie van vestigingen slaat hij die twee over.

5. De pauzeknop

Gaat er iets bijzonders spelen, een verbouwing, een fusie, een griepgolf, dan pauzeer je hem tot en met een datum die je zelf kiest. Je kiest die datum bij "Pauzeren t/m" en klikt op "Pauzeren"; dat slaat meteen op. Je instellingen blijven staan, de dag na die datum pakt hij het weer op, en eerder verder gaan kan met "Nu hervatten". Dat is prettiger dan alles uitzetten en later opnieuw inrichten.

De pauze legt alles stil wat de autopiloot doet; een weekronde die in de pauze valt, slaat hij over. Heb je onder Zelf laten doen losse taken aangezet, zoals verlof automatisch goedkeuren, dan lopen die door: die horen niet bij de autopiloot en werken ook als hij uit staat. Twee ervan staan standaard aan: bij een ziekmelding de diensten van de zieke als open dienst aanbieden, en het nachtelijke conceptvoorstel uit stap 1.

6. Wat hij aantoonbaar doet

Elke handeling komt in het logboek, zonder persoonsgegevens: wat hij deed en wanneer. In Vandaag staat onder "Wat de autopiloot deed" wat hij de laatste twee dagen deed, in gewone zinnen. Belangrijker: de autopiloot heeft geen eigen achterdeur. Hij gebruikt dezelfde routes als jij, dus dezelfde publicatie, hetzelfde toekennen van een opgepakte open dienst, dezelfde vergrendeling. Hij beslist alleen wanneer, nooit hoe.

7. Een voorstel voor de volgorde

1. Nachtelijk conceptvoorstel meelezen, drie weken lang.
2. De checklist "Klaar om aan te zetten?" nalopen en aanvullen wat ontbreekt.
3. Niveau 1 aan, minstens een maand, en de vooruitblik vergelijken met wat jij zelf zou doen.
4. Niveau 2 kiezen en bevestigen. Kies dan bij "Wanneer en hoe streng" bewust de strengheid en een publicatiemoment waarop je er nog naar kunt kijken, en sla op.
5. Pas daarna, en alleen als het rustig blijft, niveau 3 of losse taken erbij.

Meer achtergrond staat op roosterassistent en autopiloot en op achtergrondtaken.

Kort samengevat

• Standaard staat de autopiloot uit; hij doet niets tot jij een niveau of een taak aanzet.
• Loop eerst de checklist na en kijk met de vooruitblik wat hij gaat doen.
• Vier niveaus, of tien losse taken als je het fijner wilt regelen.
• Publiceren gebeurt alleen als de controle vooraf niets vindt, en hoogstens één week per dag.
• Pauzeren kan met een einddatum, zonder je instellingen te verliezen. Wat je los hebt aangezet onder Zelf laten doen, loopt door.
• Elke handeling staat in het logboek.