De autopiloot stap voor stap aanzetten

1. Begin met kijken, niet met aanzetten

Er is een vooruitblik die laat zien welke handelingen de autopiloot op dit moment zou uitvoeren, zonder ze uit te voeren. Draai die eerst een paar keer op verschillende momenten in de week. Herken je wat er staat, dan is dat het moment om verder te gaan. Herken je het niet, dan is er iets in je normen of sjablonen dat eerst aandacht nodig heeft.

Zet ook het nachtelijke planvoorstel aan als dat nog uit staat. Dat rekent elke nacht een voorstel door voor de week over twee weken en schrijft niets weg. Een week of drie meelezen met dat voorstel vertelt je meer dan welke uitleg dan ook.

2. De vier niveaus

• Niveau 0, Uit. Er verandert niets aan je huidige werkwijze. Dit is de standaard.
• Niveau 1, Auto-concept. De autopiloot houdt je conceptweken bij: hij rolt basisroosters uit en vult gaten in de bezettingsnorm. Publiceren doet hij niet, dus alles blijft van jou.
• Niveau 2, Auto-publiceren. Niveau 1 plus zelf publiceren, maar uitsluitend als de controle vooraf schoon is. Is hij dat niet, dan publiceert hij niet en krijgt HR een melding.
• Niveau 3, Volledig zelfrijdend. Niveau 2 plus zelfheling: gaten vullen, claims bevestigen, conflictvrije ruilen goedkeuren, en aan het eind van de maand de loonexport klaarzetten en de weken vergrendelen.

In de praktijk is niveau 1 een prettige plek om een paar maanden te blijven. Je week staat er al als je maandagochtend begint, en jij houdt elke publicatiebeslissing.

3. Of tien losse taken

Zijn de niveaus te grofmazig, zet hem dan op aangepast. Dan kies je per taak of hij aanstaat:

• conceptweken vullen;
• gaten helen;
• een schone week publiceren;
• geclaimde open diensten bevestigen;
• conflictvrije ruilen goedkeuren;
• verlof goedkeuren binnen de regels;
• aantoonbaar schone dagen afvinken;
• rode aandachtssignalen als vervangingsvraag op het bord zetten;
• de periode afsluiten;
• open diensten die te lang open staan escaleren.

In deze stand staan alle taken standaard uit, dus je bouwt hem van onderaf op in plaats van dat je iets moet uitzetten.

4. De vier grenzen die je zelf zet

• Concepthorizon. Hoe ver vooruit hij weken bijhoudt. Standaard tot vier weken; instelbaar van twee tot zes.
• Publicatiemoment. Welke weekdag en welk tijdstip. Standaard zondagavond om zes uur.
• Strengheid van de controle vooraf. Drie standen: alleen harde overtredingen moeten weg, of ook geen dekkingstekort, of daarnaast ook geen dienst zonder cao-dekking. Die laatste is de standaard en de strengste.
• Vestigingen. Je kunt hem beperken tot bepaalde vestigingen. Let op: taken die over de hele organisatie gaan, zoals publiceren en de periode afsluiten, voert hij alleen uit als hij op alle vestigingen mag werken.

5. De pauzeknop

Gaat er iets bijzonders spelen, een verbouwing, een fusie, een griefgolf, dan pauzeer je hem tot een datum die je zelf kiest. Je instellingen blijven staan; na die datum pakt hij het weer op. Dat is prettiger dan alles uitzetten en later opnieuw inrichten.

6. Wat hij aantoonbaar doet

Elke handeling komt in een logboek: wat, wanneer, en op welke week. Daar staan geen persoonsgegevens in. Belangrijker: de autopiloot heeft geen eigen achterdeur. Hij gebruikt dezelfde routes als jij, dus dezelfde publicatie, dezelfde bevestiging van een claim, dezelfde vergrendeling. Hij beslist alleen wanneer, nooit hoe.

7. Een voorstel voor de volgorde

1. Nachtelijk planvoorstel meelezen, drie weken lang.
2. Vooruitblik draaien en vergelijken met wat jij zelf zou doen.
3. Niveau 1 aan, minstens een maand.
4. Strengheid van de controle vooraf bewust kiezen.
5. Niveau 2 aan, met het publicatiemoment op een tijd dat je er nog naar kunt kijken.
6. Pas daarna, en alleen als het rustig blijft, niveau 3 of losse taken erbij.

Meer achtergrond staat op roosterassistent en autopiloot en op achtergrondtaken.

Kort samengevat

• Standaard staat alles uit; er verandert niets tot jij iets aanzet.
• Kijk eerst met de vooruitblik wat hij zou doen.
• Vier niveaus, of tien losse taken als je het fijner wilt regelen.
• Publiceren gebeurt alleen bij een schone controle vooraf.
• Pauzeren kan met een einddatum, zonder je instellingen te verliezen.
• Elke handeling staat in het logboek.