Medewerkers importeren uit een CSV

Je vindt de import in de tool op Medewerkers, tab Import & koppeling, sectie CSV-import.

1. Het bestand voorbereiden

Elk personeelssysteem kan een lijst als CSV exporteren, en anders doet Excel dat ook. De eerste regel is de kopregel met de kolomnamen; daaronder één regel per medewerker. De scheiding is een puntkomma.

Je hoeft de kolommen niet in een bepaalde volgorde te zetten en geen kolommen weg te halen.

2. Kolommen die worden herkend

De tool probeert je kopregel zelf te begrijpen en kent daarvoor meerdere schrijfwijzen per veld:

• Naam: als één veld, of gesplitst in voornaam en achternaam;
• E-mailadres: ook herkend als "e-mail" of "email";
• Functie: ook herkend als "rol";
• Contracturen: ook herkend als "uren" of "uren per week";
• Afdeling: ook herkend als "team";
• Vestiging: ook herkend als "locatie";
• Telefoon;
• Contracttype: ook herkend als "dienstverband";
• Startdatum: ook herkend als "in dienst";
• Geboortedatum.

Herkent hij een kolom niet, dan wijs je hem zelf toe in een keuzelijst. Kolommen die je nergens aan koppelt worden simpelweg genegeerd; je hoeft ze dus niet uit je bestand te verwijderen.

3. Afdelingen en vestigingen koppelen

Staat er in je bestand een afdelings- of vestigingsnaam die nog niet in de tool bestaat, dan vraagt de import waaraan die gekoppeld moet worden. Zo voorkom je dat "Zorg", "zorg" en "Afdeling Zorg" drie verschillende afdelingen worden.

4. Het voorbeeldscherm

Voordat er iets wordt opgeslagen zie je regel voor regel wat er zou gebeuren, met een kleur erbij:

• Groen: deze medewerker is nieuw en wordt aangemaakt;
• Geel: deze bestaat al en wordt overgeslagen;
• Rood: hier zit een fout, met de reden erbij. Denk aan een e-mailadres dat niet klopt of contracturen die geen getal zijn.

Pas als het beeld klopt bevestig je. Klopt het niet, dan pas je je bestand aan en probeer je het opnieuw.

5. Wat er ná de import nog moet

Een geïmporteerde medewerker staat in de tool, maar is nog niet klaar voor gebruik:

1. Vestiging toewijzen. Zonder vestiging is iemand niet inroosterbaar. Staan er nog medewerkers zonder vestiging, dan verschijnen die als eindige werklijst op Medewerkers, tab Import & koppeling, sectie Plaatsen; het menu-item Medewerkers draagt een teller zolang er iemand op plaatsing wacht. Je kunt ze in bulk plaatsen.
2. Rollen controleren. Geïmporteerde medewerkers krijgen de rol medewerker. Wie planner, manager, HR of beheerder moet zijn, geef je dat apart. Zie rollen en rechten.
3. Uitnodigen voor een login. Dat is een aparte stap onder Gebruikers & rechten. Een medewerker in de tool is niet automatisch een gebruiker die kan inloggen.
4. Bekwaamheden toekennen, als je daarmee werkt. Zie bekwaamheden.

6. Andere manieren om gegevens binnen te krijgen

Werk je met OurDigitalContract, onze contract- en personeelstool, dan is er een koppeling waarmee personeelsgegevens automatisch binnenkomen, met hetzelfde voorbeeld-dan-bevestigen-principe. Een burgerservicenummer of een salaris komt via die koppeling nooit binnen. Zie koppelingen voor wat er precies wordt uitgewisseld. Voor andere systemen is de CSV-import de weg; er is geen algemene open koppeling waarmee elk pakket rechtstreeks kan aansluiten.

Kort samengevat

• Puntkomma-CSV met een kopregel; volgorde van kolommen maakt niet uit.
• Kolommen worden automatisch herkend, met handmatige toewijzing als terugval.
• Onbekende afdelingen en vestigingen koppel je aan bestaande.
• Groen is nieuw, geel wordt overgeslagen, rood is een fout met de reden.
• Er gaat tijdens de import niets naar je medewerkers.
• Daarna nog: vestiging toewijzen, rollen zetten en uitnodigen.