Medewerkers importeren uit een CSV
BeheerderLeestijd ongeveer 5 minuten
Voor een handjevol mensen typ je ze gewoon in. Vanaf een stuk of tien is importeren sneller. Je uploadt of plakt een CSV, de tool herkent de kolommen zelf, en je ziet een voorbeeld met wat er zou gebeuren voordat er ook maar iets wordt weggeschreven.
Je vindt de import in de tool op Mensen, tab Import & koppeling, sectie CSV-import.
1. Het bestand voorbereiden
Elk personeelssysteem kan een lijst als CSV exporteren, en anders doet Excel dat ook. De eerste regel is de kopregel met de kolomnamen; daaronder één regel per medewerker. De scheiding is een puntkomma.
Je hoeft de kolommen niet in een bepaalde volgorde te zetten en geen kolommen weg te halen.
2. Kolommen die worden herkend
De tool probeert je kopregel zelf te begrijpen en kent daarvoor meerdere schrijfwijzen per veld:
- Naam: als één veld, of gesplitst in voornaam en achternaam;
- E-mailadres: ook herkend als "e-mail" of "email";
- Rol: ook herkend als "functie". Daarin staat de rol in de app: medewerker, planner, manager, HR of beheerder. Een functienaam zoals verpleegkundige kent de import niet; die regel wordt rood.
- Contracturen: ook herkend als "uren", "uren/week" of "contract uren";
- Afdeling: ook herkend als "team";
- Vestiging: ook herkend als "locatie";
- Telefoon;
- Contracttype: ook herkend als "dienstverband";
- Startdatum: ook herkend als "in dienst";
- Geboortedatum.
Herkent hij een kolom niet, dan wijs je hem zelf toe in een keuzelijst. Kolommen die je nergens aan koppelt worden simpelweg genegeerd; je hoeft ze dus niet uit je bestand te verwijderen.
3. Afdelingen en vestigingen koppelen
Staat er in je bestand een afdelings- of vestigingsnaam die nog niet in de tool bestaat, dan vraagt de import waaraan die gekoppeld moet worden. Zo voorkom je dat "Zorg", "zorg" en "Afdeling Zorg" drie verschillende afdelingen worden.
4. Het voorbeeldscherm
Voordat er iets wordt opgeslagen zie je regel voor regel wat er zou gebeuren, met een kleur erbij:
- Groen: deze medewerker is nieuw en wordt aangemaakt;
- Geel: deze bestaat al en wordt overgeslagen;
- Rood: hier zit een fout, met de reden erbij. Denk aan een e-mailadres dat niet klopt of contracturen die geen getal zijn.
Pas als het beeld klopt bevestig je. Klopt het niet, dan pas je je bestand aan en probeer je het opnieuw.
Je kunt het rustig een paar keer proberen
De import stuurt geen enkele mail en geen enkel pushbericht naar je medewerkers. Ze merken er dus niets van totdat jij ze later bewust uitnodigt.
5. Wat er ná de import nog moet
Een geïmporteerde medewerker staat in de tool, maar is nog niet klaar voor gebruik:
- Vestiging controleren. De import geeft iedereen de vestiging uit je bestand. Een regel zonder bekende vestiging wordt rood en niet ingelezen. Werkt iemand op meer vestigingen, vink die dan aan in zijn dossier: Bewerken, bij Vestigingen (inplanbaar).
- Rollen controleren. De import geeft iedereen de rol uit je kolom rol of functie: medewerker, planner, manager, HR of beheerder. Is die cel leeg, dan wordt het medewerker. Je importeert alleen rollen onder je eigen rol: HR geen HR of beheerder, een manager alleen planners en medewerkers. De beheerder mag alle rollen. Klopt een rol niet, pas hem dan aan. Zie rollen en rechten.
- Uitnodigen voor een login. Een medewerker in de tool is niet automatisch een gebruiker die kan inloggen. Inloggen kan pas na een uitnodiging. Die stuurt HR of de beheerder met de knop Uitnodigen, bij Mensen of in het dossier van de medewerker. HR nodigt alleen iemand met een lagere rol uit; de beheerder iedereen.
- Bekwaamheden toekennen, als je daarmee werkt. Zie bekwaamheden.
6. Andere manieren om gegevens binnen te krijgen
Werk je met OurDigitalContract, onze contract- en personeelstool, dan is er een koppeling waarmee personeelsgegevens automatisch binnenkomen, met hetzelfde voorbeeld-dan-bevestigen-principe. Een burgerservicenummer of een salaris komt via die koppeling nooit binnen. Zie koppelingen voor wat er precies wordt uitgewisseld. Voor andere systemen is de CSV-import de weg; er is geen algemene open koppeling waarmee elk pakket rechtstreeks kan aansluiten.
Kort samengevat
- Puntkomma-CSV met een kopregel; volgorde van kolommen maakt niet uit.
- Kolommen worden automatisch herkend, met handmatige toewijzing als terugval.
- Onbekende afdelingen en vestigingen koppel je aan bestaande.
- Groen is nieuw, geel wordt overgeslagen, rood is een fout met de reden.
- Er gaat tijdens de import niets naar je medewerkers.
- Daarna nog: vestigingen en rollen controleren, en uitnodigen.
Verder lezen
Een tweede vestiging inrichten
Een vestiging aanmaken, de inrichting van een bestaande locatie kopiëren, en het formatiegat per vestiging lezen.
De autopiloot stap voor stap aanzetten
De vier niveaus, de tien losse taken, hoe je met de checklist en de vooruitblik ziet wat hij gaat doen, en hoe je hem weer pauzeert.
Bewaartermijnen, opruimen en anonimiseren
Welke termijn standaard voor welk gegeven geldt, de termijnen zelf kiezen, de voorstellen lezen, en pas daarna het opruimen echt aanzetten. Plus anonimiseren, met de hand of automatisch, en de inzage-export.
De personeelskoppeling instellen
Koppelen met een code, kiezen welke gegevens je binnenlaat, functietitels matchen aan je eigen types, en de openstaande punten wegwerken.
Kom je er niet uit? Stel je vraag of probeer het gratis uit.