De personeelskoppeling instellen
BeheerderLeestijd ongeveer 7 minuten
Een nieuwe collega twee keer invoeren is niet alleen dubbel werk, het is ook de bron van bijna elk verschil tussen twee systemen. Gebruik je het contractensysteem van dezelfde makers, dan kan het personeelsbestand meelopen: wie daar in dienst komt verschijnt hier, wie daar uit dienst gaat wordt hier gedeactiveerd.
1. Wat de koppeling wel en niet doet
De koppeling gaat één kant op: van het contractensysteem naar de planning. Namen, contracturen, contracttype, vaste werkdagen en functie komen mee. Diensten, verlof en uren blijven hier, want die zijn hier ontstaan.
Twee dingen die hij nooit doet, en dat zijn harde grenzen in de code:
- Salaris en BSN komen er niet in. Die zijn geen categorie die je kunt aanzetten; ze zitten structureel niet in wat de koppeling accepteert. Ook als een aanleverende partij ze meestuurt, komen ze er niet in.
- Rollen en rechten worden nooit toegekend. Wie via de koppeling binnenkomt krijgt de rol medewerker. Alle rechten deel jij zelf uit in gebruikers en rechten.
2. Koppelen met een code
Je genereert aan de ene kant een koppelcode en plakt die aan de andere kant. Daarmee staat de beveiligde verbinding: beide kanten kennen hetzelfde gedeelde geheim en weten van welke bron de gegevens komen. Het genereren vraagt om een tweede bevestiging van je identiteit en wordt vastgelegd.
Wil je liever zelf bepalen wanneer er iets binnenkomt, dan kun je ook met een bestand werken. Dezelfde controles, alleen kies jij het moment.
Eén bron, en niets anders
De koppeling is vastgebonden aan één organisatie aan de andere kant. Komt er een bestand of bericht binnen dat bij een andere organisatie hoort, dan wordt het geweigerd vóórdat er ook maar iets wordt weggeschreven. Dat voorkomt dat het personeelsbestand van een andere BV per ongeluk in jouw omgeving belandt.
3. Kies welke gegevens je binnenlaat
Naast de instellingen aan de andere kant bepaal jij hier onafhankelijk wat je accepteert. Er zijn vier categorieën, elk apart aan of uit te zetten:
- Contact: voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer.
- Rooster: vaste werkdagen, contracturen, contracttype en cao-type.
- Contract: de contractdata.
- Functie: de functietitel.
Standaard staan ze alle vier aan. Zet je er een uit, dan wordt dat veld bij een sync genegeerd en houdt de waarde die hier staat stand. Handig als jullie bijvoorbeeld contracturen hier fijner bijhouden dan aan de contractkant.
4. Functietitels koppelen aan je eigen types
De functietitel uit de bron is een stuk tekst; jouw medewerkertypen zijn een lijst. Die twee moet je één keer aan elkaar knopen. Dat doe je in een overzicht waarin je per functietitel je eigen type kiest.
Is er geen match, dan blijft het type leeg en krijg je een waarschuwing. De koppeling gokt nooit: liever een leeg veld met een melding dan een medewerker die stilzwijgend in de verkeerde categorie belandt.
5. Het overzicht met openstaande punten
Na een sync staat er een lijst met wat er nog moet gebeuren. Elk punt heeft een knop ernaast:
- Nog te plaatsen medewerkers, die wel bestaan maar nog geen vestiging of afdeling hebben. Die plaats je in één raster tegelijk.
- Geen werkende inlog of geen pincode, met een knop om de uitnodiging opnieuw te versturen.
- Locatie of functie niet gematcht, met een keuzelijst om het alsnog toe te wijzen.
- Dubbel e-mailadres, want dat is de sleutel van een account en dus nooit iets om automatisch op te lossen.
6. De nachtelijke controle
Elke nacht wordt de koppeling gecontroleerd tegen een volledig overzicht uit de bron. Staat iemand daar wel en hier niet, dan wordt hij aangemaakt of geactiveerd. Wijkt iets af, zoals de naam of de contracturen, dan wordt het gecorrigeerd. Staat iemand hier actief en gekoppeld maar niet meer in de bron, dan wordt hij gedeactiveerd.
Daar zit een rem op. Bevat het aangeleverde overzicht minder dan de helft van de mensen die je nu gekoppeld hebt, dan wordt de hele controle luid geweigerd. Zonder die rem zou één kapot bestand je halve personeelsbestand op inactief kunnen zetten.
Wat er bij een deactivatie gebeurt, staat beschreven bij medewerkersbeheer: sessies eruit, diensten terug op het bord, openstaande ruilverzoeken weg.
7. Als er iets niet aankomt
Berichten die er definitief niet doorheen kwamen belanden in een aparte lijst. Daar kun je ze opnieuw aanbieden of afsluiten als ze niet meer relevant zijn. Zo blijft er nooit iets onopgemerkt hangen.
Kort samengevat
- Koppelen met een eenmalige code, of werken met een bestand.
- Salaris en BSN komen er structureel niet in.
- Een koppeling kan nooit rollen of rechten toekennen.
- Vier categorieën gegevens die je los aan en uit zet.
- Functietitels knoop je één keer aan je eigen medewerkertypen.
- Elke nacht een controle, met een rem tegen massale deactivatie.
Verder lezen
Medewerkers importeren uit een CSV
Welke kolommen worden herkend, hoe het voorbeeldscherm werkt met groen, geel en rood, en wat er ná de import nog moet gebeuren.
Een tweede vestiging inrichten
Een vestiging aanmaken, de inrichting van een bestaande locatie kopiëren, en de reistijd tussen adressen laten bewaken.
De autopiloot stap voor stap aanzetten
De vier niveaus, de tien losse taken, hoe je eerst met een vooruitblik kijkt wat er zou gebeuren, en hoe je hem weer pauzeert.
Bewaartermijnen instellen en opruimen aanzetten
Per soort gegeven een termijn kiezen, eerst zien wat er zou verdwijnen, en pas daarna het opruimen echt aanzetten. Plus anonimiseren en de inzage-export.
Kom je er niet uit? Stel je vraag of probeer het gratis uit.