Precies genoeg dossier om te kunnen roosteren
OurTimetable is geen personeelsdossier en wil dat ook niet zijn. Wat er staat, is wat je nodig hebt om te kunnen plannen en uren te verwerken: contracturen, functie, vestiging, bekwaamheden en de contractdata. Gevoelige velden staan achter een apart recht, en wie het niet nodig heeft ziet ze niet.
Wat er per medewerker in staat
De basis: naam, e-mailadres, rol, functie, afdeling en aan welke vestigingen iemand hangt. Voor het plannen: contracturen per week, contracttype van voltijd tot oproep, vaste werkdagen en het type medewerker. Voor het rekenen: de klasse van de inzet, dus eigen personeel, flexpool, zzp of uitzend. En voor de tijdlijn: startdatum, einddatum van het contract en eventueel een verwachte vertrekdatum die je zelf vastlegt.
Daarnaast zijn er gevoelige velden: geboortedatum, IBAN, telefoonnummer, adres, postcode en de contactpersoon voor noodgevallen. Die zijn versleuteld opgeslagen en alleen zichtbaar voor wie het recht heeft persoonsgegevens in te zien. Een planner ziet ze niet.
De afscherming werkt met een lijst van wat wél mag, niet met een lijst van wat niet mag. Dat betekent dat een veld dat later aan de tool wordt toegevoegd standaard onzichtbaar is tot iemand bewust besluit het te tonen. Dat is de veilige kant van de vergissing.
- Contracturen, contracttype, vaste werkdagen en type medewerker
- Vestiging, afdeling, functie en rol
- Klasse van de inzet: eigen, flexpool, zzp of uitzend
- Startdatum, contracteinde en een eigen verwachte vertrekdatum
- Gevoelige velden versleuteld en achter een apart recht
- Nieuwe velden zijn standaard onzichtbaar tot je ze vrijgeeft
De attentielijst: alle mensdeadlines op één hoop
Aflopende contracten, verlopende proeftijden, verlopende certificaten, jubilea en verjaardagen wonen normaal in vijf verschillende hoofden. Hier staan ze in één lijst, gesorteerd op deadline, met een vooruitblik van zes weken.
Een certificaat dat verloopt komt uit de bekwaamheden. Een aflopend contract komt uit de contractdatum. De proeftijd wordt afgeleid uit de wettelijke maximumduur en de contractgegevens. Dienstjubilea worden geteld vanaf de startdatum, op de gebruikelijke mijlpalen van vijf tot veertig jaar. Verjaardagen verschijnen alleen als je het recht hebt gevoelige gegevens te zien; heb je dat niet, dan wordt de geboortedatum niet eens gelezen.
- Eén lijst op deadline, zes weken vooruit
- Verlopende bekwaamheden en certificaten
- Aflopende contracten en verlopende proeftijden
- Dienstjubilea van vijf tot veertig jaar
- Verjaardagen alleen voor wie dat recht heeft
Iemand die begint
Een nieuwe medewerker maak je aan met een e-mailadres. De tool maakt daar een inlog bij en stuurt een uitnodiging om zelf een wachtwoord te kiezen. Er wordt nooit een wachtwoord voor iemand verzonnen.
Komt iemand via een koppeling binnen, dan staat hij eerst als concept klaar: hij bestaat wel, maar heeft nog geen vestiging of afdeling. Die concepten plaats je in één raster tegelijk, tot vijfhonderd tegelijk, met een teller in de zijbalk zodat je ziet dat er nog werk ligt.
Wil de medewerker klokken op een tablet bij de deur, dan zet hij zelf zijn pincode. Niemand anders kan die instellen, ook HR niet. HR kan een pincode alleen wissen, waarna de medewerker een nieuwe kiest.
- Uitnodiging om zelf een wachtwoord te kiezen
- Gekoppelde medewerkers komen als te plaatsen concept binnen
- Bulkplaatsing in één raster, tot vijfhonderd tegelijk
- Teller in de zijbalk zolang er nog concepten liggen
- De pincode zet de medewerker zelf, HR kan hem alleen wissen
Iemand die vertrekt
Op het moment dat je iemand op inactief zet, gebeurt er in één keer een reeks dingen. Alle lopende sessies worden ingetrokken, zodat een openstaande laptop meteen niets meer kan. Inlogmiddelen worden verwijderd, inclusief tweestapsverificatie en eventuele toegangssleutels. Meldingen op zijn toestel worden opgezegd.
En het werk komt terug bij jou: toekomstige gepubliceerde diensten gaan als open dienst het bord op, openstaande ruilverzoeken worden geannuleerd, en een klokregistratie die nog openstaat wordt afgesloten. Je hoeft dus niet zelf de agenda door om te kijken wat er nog van hem staat.
Deze route is bewust robuust opgezet: elke stap loopt apart, zodat een stap die niet lukt de andere niet blokkeert. En twee keer uitvoeren geeft hetzelfde resultaat als één keer.
- Alle sessies direct ingetrokken
- Inlogmiddelen en meldingen op het toestel opgeruimd
- Toekomstige diensten komen als open dienst terug op het bord
- Openstaande ruilverzoeken vervallen
- Een openstaande klokregistratie wordt afgesloten
Kleine dingen die veel schelen
Er is een kilometerregistratie per medewerker per dag, die met de uren mee de periode in gaat. Die vult HR in; een medewerker ziet alleen zijn eigen regels.
Op het planbord kun je een plaknotitie bij iemand voor een week hangen: "kan deze week geen avonden" of "inwerken op de nieuwe afdeling". Die notitie verschijnt ook op het dagblad van de vestiging.
Verder is er een aantal onderdelen dat standaard uitstaat en dat je bewust aanzet: of een medewerker zijn eigen gegevens mag inzien, en of salaris- of tariefinformatie zichtbaar is. Standaard staan die alle drie uit.
- Kilometerregistratie per dag, ingevuld door HR
- Plaknotities per medewerker per week op het planbord
- Notities verschijnen ook op het dagblad van de vestiging
- Eigen inzage en salariszicht staan standaard uit
Waar je het aan merkt
Geen verlopen VOG in een dienst
De attentielijst wijst het aan voordat het een probleem wordt.
Geen ex-medewerker met een werkende inlog
Uitdienst zetten trekt sessies en inlogmiddelen in één handeling in.
Geen dienst die blijft hangen
Wat een vertrekker nog stond komt vanzelf terug op het bord.
Minder gevoelige gegevens in beeld
Wie er niets mee doet, ziet ze niet, en een nieuw veld is standaard verborgen.
Een snelle start voor nieuwe collega’s
Uitnodiging, eigen wachtwoord, eigen pincode, zonder rondmailen.
Alles wat komt in één lijst
Contracten, proeftijden, certificaten en jubilea op deadline gesorteerd.
Wat men hierover vraagt
Staan er salarisgegevens in de tool?
Er is een uurtariefstructuur voor het rekenen aan kosten, en die staat achter het recht om persoonsgegevens in te zien. Zichtbaarheid van salaris of tarief richting medewerkers staat standaard uit en zet je bewust aan.
Kan een leidinggevende alle medewerkers zien?
Dat hangt ervan af of je hem aan vestigingen hebt gekoppeld. Doe je dat, dan ziet hij alleen de medewerkers van die vestigingen. Koppel je hem niet, dan werkt hij organisatiebreed. De scoping loopt via vestigingen, niet via afdelingen.
Kan HR de pincode van een medewerker instellen?
Nee. Alleen de medewerker zelf zet zijn pincode. HR kan hem wissen als iemand hem kwijt is, waarna de medewerker een nieuwe kiest. Zo blijft een geklokte tijd toe te schrijven aan één persoon.
Wat gebeurt er met gegevens van iemand die uit dienst is?
Die blijven staan zolang je bewaartermijn loopt. Daarna kan de tool het dossier anonimiseren, waarbij de roosterhistorie blijft bestaan maar niet meer naar een persoon te herleiden is. Dat staat standaard uit en zet je bewust aan.
Zet tien medewerkers erin en kijk wat je ziet
Maak een gratis omgeving, voeg een team toe en bekijk de attentielijst. Vaak staat daar iets op dat je nog niet wist.