Gegevens erin krijgen zonder overtypen, en er weer uit
De eerste avond met een nieuw systeem gaat meestal op aan overtypen. Dat hoeft niet. Je leest je medewerkers in vanuit een spreadsheet, je kopieert de inrichting van een vestiging naar de volgende, en als je een contractensysteem gebruikt kan het personeelsbestand vanzelf meelopen. Alles met een controlescherm vooraf: je ziet eerst wat er zou gebeuren.
Medewerkers inlezen uit een spreadsheet
Je plakt of uploadt de inhoud van je spreadsheet. De tool kijkt zelf of je met puntkomma’s of komma’s werkt en herkent de kolomnamen in het Nederlands en het Engels: naam of voornaam en achternaam, e-mail, rol, contracturen, afdeling, locatie, telefoon, contracttype, startdatum en geboortedatum. Ook rolnamen als medewerker, leidinggevende, personeelszaken of roosteraar worden herkend, net als voltijd, deeltijd en oproep.
Voordat er iets wordt aangemaakt krijg je een controlescherm met per regel een status: nieuw, duplicaat of fout. Bij een duplicaat of een fout staat de reden erbij. Dubbelingen worden gevonden op e-mailadres, en als je het recht hebt om persoonsgegevens in te zien ook op de combinatie naam en geboortedatum. Ontbreekt er een verplichte kolom in de kopregel, dan zegt de tool welke.
Pas als je het controlescherm goedkeurt worden de nieuwe medewerkers aangemaakt. Een import kan geen rol toekennen die gelijk is aan of hoger dan je eigen rol, en wie alleen over een eigen vestiging gaat kan alleen daar mensen aanmaken. Wordt zo’n grens overschreden, dan weigert de hele batch in plaats van er half doorheen te lopen.
- Puntkomma of komma wordt zelf herkend
- Kolomnamen in Nederlands en Engels, met veelgebruikte varianten
- Controlescherm met nieuw, duplicaat of fout per regel
- Dubbelingen op e-mailadres, en op naam met geboortedatum voor wie dat mag
- Geen rol toekennen die hoger is dan je eigen rol
- Bij een verboden regel weigert de hele import, nooit half
Een vestiging klonen of inlezen
Heb je één locatie goed ingericht, dan hoef je de tweede niet opnieuw op te bouwen. Je kopieert een bestaande vestiging onder een nieuwe naam, inclusief de dienstsjablonen en de bezettingsnormen. Er is ook een import vanuit een bestand, met dezelfde werkwijze: eerst een proefronde die niets schrijft, dan pas de echte.
De nieuwe vestiging krijgt een eigen naam die nog niet in gebruik mag zijn, en de handeling wordt vastgelegd in het logboek.
- Vestiging kopiëren met sjablonen en normen
- Of inlezen uit een bestand
- Altijd eerst een proefronde die niets schrijft
- De handeling staat in het logboek
Meelopen met je contractensysteem
Gebruik je het contractensysteem van dezelfde makers, dan hoeft een nieuwe collega maar één keer ingevoerd te worden. Wie daar in dienst komt verschijnt hier als medewerker; wie daar uit dienst gaat wordt hier gedeactiveerd, met alles wat daarbij hoort.
Je koppelt met een eenmalige code, of je werkt met een bestand als je liever zelf het moment kiest. Jij bepaalt per categorie welke gegevens je binnenlaat: contact, rooster, contract en functie. Salaris en BSN staan daar niet tussen en zijn ook niet aan te zetten. En een koppeling kan nooit rollen of rechten toekennen.
Elke nacht wordt de koppeling gecontroleerd tegen een volledig overzicht uit de bron, met een rem die een verdacht klein bestand luid weigert in plaats van je halve personeelsbestand te deactiveren.
- Koppelen met een eenmalige code, of werken met een bestand
- Vier categorieën gegevens die je los aan en uit zet
- Salaris en BSN komen structureel niet mee
- Een koppeling kan nooit rollen of rechten toekennen
- Nachtelijke controle met een rem tegen massale deactivatie
En wat je er weer uit krijgt
Uren gaan naar de salarisadministratie als CSV voor Excel of als importbestand voor AFAS. Meerdere rapporten hebben een knop om de cijfers als CSV mee te nemen. Elke medewerker kan een agenda-adres opvragen voor zijn eigen diensten. En op verzoek van een medewerker maak je een volledige export van alles wat de tool over hem bijhoudt.
Wat er niet is, is een live tweerichtings-koppeling met een salarispakket. De loonexport is een bestand dat je zelf inleest. Dat is een bewuste keuze: een bestand kun je controleren voordat het meetelt.
- Loonexport als CSV of als AFAS-importbestand
- Rapporten als CSV mee te nemen
- Agenda-abonnement per medewerker
- Volledige export van iemands eigen gegevens op verzoek
- Geen live koppeling met een salarispakket, wel een controleerbaar bestand
Waar je het aan merkt
Geen avond overtypen
Je personeelsbestand staat er binnen een kwartier in, met een controle vooraf.
Één plek waar iemand in dienst komt
De koppeling zorgt dat een nieuwe collega niet twee keer moet worden ingevoerd.
Geen verrassingen bij een fout bestand
Een half aangeleverd overzicht wordt geweigerd in plaats van uitgevoerd.
Gegevens die je bewust binnenlaat
Per categorie bepaal je zelf wat je overneemt; salaris en BSN nooit.
Uren die aansluiten op je salarispakket
Twee formaten, en een bestand dat je eerst kunt bekijken.
Nooit vast aan de tool
Je uren, cijfers en persoonsgegevens zijn er als bestand weer uit te halen.
Wat men hierover vraagt
Overschrijft een import mijn bestaande medewerkers?
Nee. Een CSV-import maakt alleen nieuwe medewerkers aan. Regels die overeenkomen met iemand die er al is worden als duplicaat gemarkeerd en overgeslagen, en dat zie je in het controlescherm voordat je bevestigt.
Komen salarisgegevens mee uit de koppeling?
Nee. Salaris en BSN zijn geen categorie die je kunt aanzetten; ze zitten structureel niet in wat de koppeling accepteert. Ook een aanleverende partij die ze meestuurt krijgt ze er niet in.
Kan de koppeling iemand beheerder maken?
Nee. Wie via de koppeling binnenkomt krijgt de rol medewerker. Rollen en rechten deel je altijd zelf uit in de tool.
Is er een koppeling met Nmbrs, Loket of AFAS?
Er is een AFAS-importbestand voor de loonexport, dus de uren komen in het gangbare formaat naar buiten. Een live tweerichtings-koppeling met een salarispakket is er niet.
Lees je eerste tien medewerkers in
Plak tien regels uit je spreadsheet in een gratis omgeving en kijk wat het controlescherm zegt. Vaak vertelt dat meteen waar je eigen lijst rommelig is.