Bewaartermijnen instellen en opruimen aanzetten

1. De termijnen per soort gegeven

Niet alles hoeft even lang te blijven. Elke categorie heeft een eigen termijn, met een grondslag en een startmoment erbij, zodat je later kunt uitleggen waarom die termijn geldt.

Elke categorie heeft ook een ondergrens. Stel je een kortere termijn in dan die ondergrens, dan wordt hij naar de ondergrens teruggezet in plaats van geaccepteerd. Zo kan een typefout nooit je hele historie kosten.

2. Eerst kijken, dan opruimen

Het opruimen staat standaard uit, en dat is de belangrijkste knop op deze pagina. Zolang hij uit staat, draait de opruimtaak wel maar schrijft hij alleen op wat hij zou opruimen: per categorie een aantal, zonder persoonsgegevens.

Laat dat een paar maanden lopen. Zie je aantallen die je niet verwacht, dan klopt er iets aan je termijn en niet aan je gegevens. Pas als de aantallen kloppen zet je het opruimen aan.

3. Anonimiseren van ex-medewerkers

Van iemand die vijf jaar geleden uit dienst ging heb je de naam niet meer nodig. Zijn uren wel, want die zitten in je historie en in je capaciteitscijfers. Anonimiseren lost dat op: de persoonsgegevens verdwijnen, de roosterhistorie blijft, onder een vast pseudoniem.

Er zitten drie sloten op:

• het kan alleen bij een medewerker die op inactief staat;
• je moet zijn achternaam letterlijk overtypen;
• je moet opnieuw bevestigen wie je bent, met je wachtwoord of een code.

Het is onomkeerbaar, en dat staat er ook bij. Wil je het niet handmatig doen, dan kun je een aantal jaren instellen waarna een inactieve medewerker vanzelf in aanmerking komt. Die instelling staat standaard uit, en zolang het opruimen uitstaat blijft ook dit een voorstel.

Technisch werkt het omgekeerd van wat je verwacht: er is een korte lijst met velden die bewust bewaard blijven, en alles wat daar niet op staat wordt gewist. Een veld dat later aan de tool wordt toegevoegd, valt dus automatisch onder de anonimisering.

4. Een inzageverzoek afhandelen

Vraagt een medewerker wat je van hem bijhoudt, dan maak je in één handeling een volledige bundel: zijn gegevens, zijn diensten, zijn klokregistraties, zijn verlof, zijn ziekmeldingen, zijn beschikbaarheid, zijn bekwaamheden, zijn meldingen en zijn ruilverzoeken.

Die export is voorbehouden aan HR en beheer en vraagt om een tweede bevestiging van je identiteit. Van de export wordt vastgelegd wie hem maakte en voor wie, zonder dat de inhoud in het logboek belandt.

5. Een praktische volgorde

1. Loop de termijnen door en pas aan waar jouw beleid afwijkt.
2. Laat het opruimen minstens twee maanden uit staan en lees de voorstellen.
3. Bespreek de aantallen met wie bij jullie over privacy gaat.
4. Zet het opruimen aan.
5. Overweeg daarna pas het automatisch anonimiseren van ex-medewerkers.

Meer achtergrond staat op privacy en AVG en in de verwerkersovereenkomst.

Kort samengevat

• Elke categorie heeft een eigen termijn, grondslag en startmoment.
• Een termijn korter dan de ondergrens wordt niet geaccepteerd.
• Opruimen staat standaard uit; tot dan zie je alleen aantallen.
• Anonimiseren houdt de historie overeind zonder de persoon te bewaren.
• Een inzageverzoek is één handeling en wordt zelf ook vastgelegd.