Bewaartermijnen, opruimen en anonimiseren

1. De termijnen per soort gegeven

Niet alles hoeft even lang te blijven. Elke categorie heeft een eigen termijn, met een grondslag en een startmoment erbij, zodat je later kunt uitleggen waarom die termijn geldt.

Elke termijn stel je zelf in, onder Instellingen, sectie Periode & bewaren. Dat kan alleen de beheerder. Je kiest hele jaren, tot 50 jaar. Korter dan de ondergrens kan niet. Zo kan een typefout nooit je hele historie kosten. Elke wijziging staat in het Logboek.

Bij een notitie gaat alleen de notitie weg; de dienst, het ruilverzoek of de klokregistratie zelf blijft staan. Bij een ziekmelding gaan alleen de begeleidingsgegevens weg; de ziekmelding blijft als periode staan.

2. Eerst de voorstellen, dan opruimen

Het opruimen staat standaard uit, en dat is de belangrijkste knop op deze pagina. Zolang hij uit staat, draait de opruimtaak wel, maar wist hij niets. Wel zet hij voor de andere gegevens uit de tabel per soort een voorstel in het Logboek, onder Beveiliging: hoeveel er weg zou gaan, zonder persoonsgegevens. Voor de kloktijden doet hij dat niet: dat aantal zie je nergens in de app.

Lees die voorstellen een paar maanden. Zie je aantallen die je niet verwacht, dan klopt er iets aan een termijn en niet aan je gegevens. Kies de termijn voor kloktijden bewust: wat ouder is, is na het aanzetten echt weg. Pas als het klopt, zet je het opruimen aan.

3. Anonimiseren van ex-medewerkers

Van iemand die vijf jaar geleden uit dienst ging heb je de naam niet meer nodig. Zijn uren wel, want die zitten in je historie en in je capaciteitscijfers. Anonimiseren lost dat op: de persoonsgegevens verdwijnen, de roosterhistorie blijft, onder een vast pseudoniem. Het is onomkeerbaar.

Met de hand

Er zitten drie sloten op:

• het kan alleen bij een medewerker die op inactief staat;
• je moet zijn achternaam letterlijk overtypen;
• je moet opnieuw bevestigen wie je bent, met je wachtwoord of een code.

Je doet het in zijn dossier, en alleen HR en de beheerder kunnen het. Het is onomkeerbaar, en dat staat er ook bij.

Automatisch

Bij Periode & bewaren staat ook Automatisch anonimiseren na uit dienst. Dat staat standaard uit. Als beheerder kies je daar een termijn van een tot tien jaar. De jaren tellen vanaf de dag dat iemand uit dienst ging, of anders vanaf de einddatum van zijn contract. Is er geen datum, dan gebeurt er niets.

De maandelijkse opruimtaak doet het anonimiseren, maar pas echt als ook Opschonen echt uitvoeren aanstaat. Staat die uit, dan zet hij alleen een voorstel met het aantal oud-medewerkers in het Logboek. Aanzetten of een kortere termijn kiezen vraagt opnieuw je wachtwoord of je code. Houd rekening met je eigen wettelijke termijnen, zoals zeven jaar voor de loonadministratie.

Technisch werkt het omgekeerd van wat je verwacht: er is een korte lijst met velden die bewust bewaard blijven, en alles wat daar niet op staat wordt gewist. Een veld dat later aan de tool wordt toegevoegd, valt dus automatisch onder de anonimisering.

4. Een inzageverzoek afhandelen

Vraagt een medewerker wat je van hem bijhoudt, dan maak je in één handeling een volledige bundel: zijn gegevens, zijn diensten, zijn klokregistraties, zijn verlof, zijn ziekmeldingen, zijn beschikbaarheid, zijn bekwaamheden, zijn meldingen en zijn ruilverzoeken.

Die export is voorbehouden aan HR en beheer en vraagt om een tweede bevestiging van je identiteit. Van de export wordt vastgelegd wie hem maakte en voor wie, zonder dat de inhoud in het logboek belandt.

5. Een praktische volgorde

1. Loop de termijnen door en stel ze in op jouw beleid.
2. Laat het opruimen minstens twee maanden uit staan en lees de voorstellen in het Logboek. Voor de kloktijden is er geen voorstel.
3. Bespreek de aantallen met wie bij jullie over privacy gaat.
4. Zet het opruimen aan.
5. Anonimiseer daarna de ex-medewerkers van wie je de naam niet meer nodig hebt: met de hand, of automatisch na het aantal jaren dat jullie afspreken.

Meer achtergrond staat op privacy en AVG en in de verwerkersovereenkomst.

Kort samengevat

• Elke categorie heeft een eigen termijn, grondslag en startmoment.
• Elke termijn stel je zelf in, in hele jaren, nooit korter dan de ondergrens.
• Opruimen staat standaard uit; tot dan wordt er van deze gegevens niets gewist.
• Anonimiseren doe je met de hand, of automatisch als je dat aanzet: de historie blijft, de persoon niet.
• Een inzageverzoek is één handeling en wordt zelf ook vastgelegd.