Een tweede vestiging inrichten

1. De vestiging aanmaken

In Instellingen maak je de vestiging aan met een naam en een adres. Daarna verschijnt hij in de filters op het roosterbord en in het overzicht Vestigingen onder Rapportage.

Een vestiging draagt zijn eigen inrichting:

• bezettingsnormen per dag en per dagdeel, eventueel per rol;
• dienstsjablonen met eigen tijden en kleuren;
• roosterregels die alleen voor die locatie gelden.

2. De inrichting kopiëren

In plaats van dat allemaal opnieuw in te voeren, exporteer je de inrichting van een bestaande vestiging als bestand. Dat bestand bevat de locatiegegevens, de dienstsjablonen en de bezettingsnormen.

Bij de nieuwe vestiging lees je dat bestand in. Voordat er iets gebeurt zie je een voorbeeld: wat er zou worden aangemaakt, wat er al bestaat en wat er zou worden overgeslagen. Pas als dat klopt bevestig je.

3. Wie mag bij welke vestiging

Aan een manager wijs je toe welke vestigingen hij beheert. Buiten die vestigingen kan hij niets wijzigen; zo’n poging wordt geweigerd en vastgelegd. HR, planners en beheerders werken over de hele organisatie.

Let op: een manager zonder toegewezen vestiging ziet niets buiten zichzelf. Dat is bewust: liever te weinig toegang dan per ongeluk alles. Het betekent wel dat je die toewijzing niet moet vergeten. Zie rollen en rechten.

4. Medewerkers over meerdere locaties

Een medewerker kan op meerdere vestigingen werken. Let daarbij op twee dingen die los van elkaar staan: de vestigingen waar iemand werkt, en de vestigingen die iemand beheert. Dat zijn twee verschillende instellingen.

5. De reistijdmatrix

Werk je met mensen die op een dag op twee adressen staan, vul dan de reistijd tussen die locaties in: het aantal minuten van A naar B. Die matrix vul je zelf; er wordt geen kaart- of routedienst geraadpleegd.

Daarna kun je de bewaking aanzetten. Er zijn drie standen:

• Uit: er wordt niets gecontroleerd. Dit is de standaard.
• Waarschuwen: een te krappe planning geeft een melding waar je bewust langs kunt.
• Weigeren: een te krappe planning wordt geblokkeerd.

Staat een paar locaties niet in de matrix, dan wordt er niets aangenomen: het geldt dan als nul reisminuten. Vul de matrix dus af voor de combinaties die in de praktijk voorkomen.

6. Het vestigingsprofiel lezen

Onder Rapportage, tab Vestigingen, heeft elke vestiging een profiel met een weekmatrix: hoeveel bezetting er minimaal nodig is, tegenover hoeveel mensen er normaal werken. Daaruit rolt een formatiegat: een reeks aaneengesloten weken waarin de beschikbare contracturen onder de benodigde uren zakken.

Dat is een ander signaal dan onderbezetting op een dag. Onderbezetting los je op door te schuiven; een formatiegat betekent dat er structureel te weinig contracturen zijn en dat je moet gaan werven of inhuren.

In hetzelfde scherm zit een verkenning van wat er gebeurt als een specifieke medewerker vertrekt, en een prognose van de loonkosten per vestiging.

7. Hoeveel vestigingen mag ik?

Dat hangt af van je pakket; de actuele grenzen staan op de prijzenpagina. Groei je over een grens heen, dan blijft alles wat er al staat gewoon werken. Alleen het toevoegen van een nieuwe vestiging wordt dan geweigerd, met uitleg en de weg naar een groter pakket erbij.

Kort samengevat

• Een vestiging draagt eigen normen, sjablonen en regels.
• Exporteer de inrichting van een bestaande locatie en lees hem in bij de nieuwe.
• Het voorbeeldscherm laat zien wat er zou gebeuren voordat je bevestigt.
• Werken op een vestiging en een vestiging beheren zijn twee verschillende instellingen.
• De reistijdmatrix vul je zelf; bewaking staat standaard uit.
• Een formatiegat is een wervingssignaal, geen roosterprobleem.