Een fout in de uren rechtzetten

1. De medewerker vraagt een correctie aan

De eerste route is de beste, want de medewerker weet zelf het beste hoe zijn dag liep. In de app ziet hij zijn eigen registraties. Klopt er iets niet, dan dient hij een correctieverzoek in met een toelichting.

Zolang het verzoek open staat kan hij het intrekken. Jij ziet het terug op je dagscherm als openstaand punt, en je keurt het goed met de juiste begin- en eindtijd, of je wijst het af met een reden. Meerdere verzoeken tegelijk goedkeuren kan ook; je krijgt dan per verzoek de uitkomst te zien in plaats van één samenvatting.

Deze route staat standaard uit. Je zet correctieverzoeken organisatiebreed aan bij Instellingen, onder Functionaliteiten; zolang ze uit staan, is er alleen de HR-route.

2. HR corrigeert rechtstreeks

Soms is er niets om goed te keuren, bijvoorbeeld als iemand helemaal vergeten is te klokken. Dan kan HR zelf een registratie aanpassen, er een toevoegen of er een verwijderen. Dat is een HR-recht; een planner heeft het niet.

Bij elke registratie zit een tijdlijn: wie heeft wanneer wat aangepast. Dat is niet bedoeld om iemand te controleren, maar om over drie maanden nog te kunnen uitleggen waarom een uur anders is dan de tablet zei.

3. De dag afvinken

Als de uren van een dag kloppen, vink je de dag af. Dat kan per vestiging of voor de hele organisatie in één keer. De dagcheck is een van de drie dingen die de loonexport tegenhouden, dus dit is geen administratieve plichtpleging maar de laatste controle vóór de uitbetaling.

Je kunt de tool schone dagen zelf laten afvinken. Hij doet dat alleen als aan drie voorwaarden is voldaan: elke registratie is uitgeklokt, er staat geen correctie te wachten, en waar er gepland was komt de geklokte tijd binnen een kwartier overeen met het rooster. Alles wat daarbuiten valt blijft handwerk. Deze automatische stap staat standaard uit.

4. Wat de loonexport tegenhoudt

Voordat je de uren kunt ophalen, moeten drie dingen opgelost zijn in de periode. Ze staan in het scherm met de reden erbij:

• een klokregistratie die nog niet is uitgeklokt;
• een correctieverzoek dat nog op een beslissing wacht;
• een dag met klokactiviteit die nog niet is afgevinkt.

Zie de uren naar de loonadministratie voor de rest van die route.

5. Na het vergrendelen kan het niet meer

Zodra je een week vergrendelt, worden handmatige klokcorrecties in die week geweigerd, net als dienstmutaties. Dat is de bedoeling: een periode die naar de salarisadministratie is gegaan moet niet meer onder je handen veranderen.

Moet het toch, dan ontgrendelt HR of beheer de week. Dat kan alleen met een reden, en zowel het vergrendelen als het ontgrendelen wordt vastgelegd in het logboek.

6. Welke route hoort bij welke fout

• Verkeerde tijd, medewerker weet het. Correctieverzoek door de medewerker.
• Vergeten in te klokken. HR maakt de registratie aan.
• Vergeten uit te klokken. De medewerker krijgt na afloop van zijn dienst een herinnering met een knop om alsnog uit te klokken. Blijft hij openstaan, dan corrigeert HR.
• Dubbele registratie. HR verwijdert er één.
• Week al vergrendeld. Ontgrendelen met reden, corrigeren, opnieuw vergrendelen.

Kort samengevat

• Laat de medewerker de correctie aanvragen waar dat kan.
• HR kan rechtstreeks corrigeren, toevoegen en verwijderen.
• Elke wijziging is terug te zien met wie en wanneer.
• De dagcheck is de laatste controle vóór de loonexport.
• Een vergrendelde week accepteert geen correcties meer.