Bezettingsnormen instellen

1. Waar een norm aan hangt

Een bezettingsnorm hangt altijd aan een vestiging en een datum. Daarbinnen kun je hem verfijnen:

• Per dagdeel. Vroeg, dag, laat of nacht. Welk dagdeel een dienst is, wordt bepaald door de starttijd. Een dienst die vanaf tien uur ’s avonds start, vóór zes uur ’s ochtends start of over middernacht heen loopt, is nacht. Van de rest is vroeg een start vóór tien uur, laat een start vanaf twee uur ’s middags, en de rest is dag.
• Per rol. Twee verpleegkundigen, of gewoon twee mensen. Laat je de rol leeg, dan telt iedereen mee.

Laat je zowel dagdeel als rol leeg, dan geldt de norm voor de hele dag en voor iedereen. Dat is een prima begin.

2. In koppen of in uren

Je legt de ondergrens vast in één van twee eenheden, niet in allebei tegelijk. Kies je koppen, dan is het "minimaal twee mensen". Kies je uren, dan is het "minimaal achttien uur zorg". Wissel je later van eenheid, dan wordt de andere leeggemaakt, zodat er geen oude waarde blijft zweven.

Koppen werken meestal beter voor diensten, uren voor werk dat je over de dag verdeelt. Er is ook een bovengrens in uren, voor als je juist niet te veel wilt inzetten.

3. Feestdagen en afwijkende dagen

Voor dagen die anders lopen, zet je een factor op die datum. Nul betekent dicht, een half is de halve norm, en een dag zonder uitzondering draait op de volle norm. Zo hoef je niet elke norm van tweede kerstdag apart te verlagen.

Er is ook een brugdagvoorstel: op basis van een jaar historie ziet de tool welke dagen tussen een feestdag en een weekend structureel rustiger waren, en stelt daar een factor voor. Dat blijft een voorstel; jij bevestigt.

4. Wat het bord ermee doet

Zodra er normen staan, rekent de tool per dag de dekking uit: de vraag uit je normen, geschaald met een eventuele feestdagfactor, tegenover het aanbod uit de geplande diensten. Dat zie je tijdens het plannen, niet in een rapport achteraf.

Wat er gebeurt als een actie de dekking onder de grens duwt, kies je zelf:

• Uit. Er wordt niets bewaakt.
• Waarschuwen. Je krijgt een melding en beslist zelf. Dit is de standaard.
• Hard weigeren. De actie wordt geweigerd.

De bewaking geldt niet alleen bij het schuiven van diensten, maar ook bij het goedkeuren van verlof. Eén uitzondering: laat je verlof automatisch goedkeuren, dan blokkeert de bezettingsrem altijd, ongeacht welke stand je hebt gekozen. Een computer die zelf goedkeurt hoort strenger te zijn dan een mens die kijkt.

5. Als je niet weet welk getal je moet invullen

Dat is de normale situatie. Daarom is er een vraagadvies per dag en dagdeel, berekend uit je eigen historie. De formule is expres simpel en staat altijd bij het advies: het gemiddelde van dezelfde weekdag over de laatste acht gepubliceerde weken telt drie keer mee, en dezelfde weekdag in dezelfde maand vorig jaar telt één keer mee, als die er is.

Zijn er minder dan drie gepubliceerde weken, dan krijg je geen advies maar de mededeling dat er te weinig historie is. Liever geen getal dan een verzonnen getal. Staat er goedgekeurd verlof op die dag, dan komt daar een notitie over de verlofdruk bij.

Een advies overnemen als norm is één klik, en die klik blijft van jou. Er zijn ook adviezen de andere kant op: plekken waar de norm structureel hoger ligt dan de vraag en dus omlaag kan.

6. Een marge instellen

Wil je met een veiligheidsmarge werken, dan kun je de ondergrens schalen. Op honderd procent is de norm zelf de ondergrens. Zet je hem hoger, dan wordt de bewaking strenger dan de norm; zet je hem lager, dan laat je wat speling toe.

Kort samengevat

• Een norm hangt aan een vestiging en een datum, optioneel per dagdeel en per rol.
• Kies één eenheid: koppen of uren.
• Een feestdagfactor schaalt alle normen van die dag in één keer.
• Bewaking in drie standen; begin bij waarschuwen.
• Het vraagadvies rekent met je eigen historie en laat de formule zien.
• Te weinig historie geeft geen advies, in plaats van een gok.