Zien wat het rooster kost, terwijl je het maakt
Een rooster is een begroting die je per week opnieuw opstelt, maar meestal zie je het bedrag pas als de loonrun binnen is. OurTimetable rekent mee terwijl je plant: wat kost deze week, welk deel is inhuur, en waar zit ruimte in de contracturen die je al betaalt.
Wat kost deze week
De kosten worden berekend per klasse van inzet: eigen personeel, flexpool, zzp en uitzend. Elke klasse heeft een uurtarief dat geldt vanaf een datum, zodat een tariefwijziging halverwege het jaar niet met terugwerkende kracht je historie verandert. Naast het basisbedrag komt er een schatting van de onregelmatigheidstoeslag bij.
Er is één regel die belangrijker is dan alle andere: als een tarief ontbreekt, blijft de kostenpost leeg met de melding dat het tarief mist. Er wordt nooit stilzwijgend nul euro ingevuld. Een leeg vakje met een reden is bruikbaar; een nul die niet klopt is gevaarlijk.
Bij het slepen van een dienst op het bord zie je vooraf wat de wijziging met de kosten doet, samen met wat hij met de dekking en de regels doet.
- Kosten per klasse: eigen, flexpool, zzp en uitzend
- Uurtarieven met een ingangsdatum, dus geen terugwerkende kracht
- Schatting van de onregelmatigheidstoeslag erbij
- Ontbrekend tarief geeft een leeg veld met uitleg, nooit nul euro
- Kostenverschil zichtbaar voordat je een dienst verplaatst
Hoeveel huur je eigenlijk in
Het aandeel personeel niet in loondienst wordt bijgehouden op de manier zoals de zorg dat definieert: het deel van de totale personeelsinzet dat uit flexpool, zzp en uitzend komt. En dan twee keer, want die twee getallen lopen zelden gelijk: het aandeel in uren en het aandeel in kosten. Vaak is het tweede getal het gesprek waard.
Daarnaast is er een stoplicht op je maandbudget. De vergelijking gaat naar rato: halverwege de maand wordt de helft van het budget als ijkpunt genomen, zodat je niet pas op de laatste dag ziet dat je eroverheen gaat.
- Aandeel niet in loondienst, in uren én in kosten
- De definitie die in de zorg gebruikelijk is
- Budgetstoplicht per maand, naar rato berekend
- Ook per vestiging als prognose vooruit
Zitten je eigen mensen wel vol
Inhuren terwijl je eigen mensen onder hun contracturen zitten, is de duurste fout die je in een rooster kunt maken. De benuttingsrapportage zet per medewerker de contracturen naast de geplande uren. Zit iemand structureel meer dan vier uur onder zijn contract, dan krijg je daar een signaal van.
Er is ook een poort tijdens het plannen. Zet je een dienst neer met een ingehuurde kracht terwijl er een gekwalificeerde eigen medewerker beschikbaar is met contracturen over, dan krijg je een melding met het aantal kandidaten en het verschil in euro’s. Standaard is dat een waarschuwing; je kunt hem ook op hard zetten zodat de plaatsing geweigerd wordt, of helemaal uitzetten.
- Contracturen naast geplande uren per medewerker
- Signaal bij meer dan vier uur structurele onderbenutting
- Waarschuwing bij inhuur terwijl eigen mensen beschikbaar zijn
- Met het aantal kandidaten en het verschil in euro’s erbij
- In drie standen: uit, waarschuwen of hard weigeren
Waar sijpelen de uren weg
Er zijn twee rapporten die verliesuren zichtbaar maken. Het eerste kijkt naar het verschil tussen klok en rooster: waar wordt structureel later uitgeklokt, waar begint men eerder, en waar wijkt de pauze af. Het tweede kijkt naar de stabiliteit van je rooster: hoeveel wijzigingen komen er nog nadat je hebt gepubliceerd, per afdeling en per week.
Beide rapporten zijn opzettelijk grofmazig. Ze tonen per afdeling en dagdeel, en een cel met minder dan vijf waarnemingen valt weg. Het gaat over je planning en je instellingen, niet over individuen. Dat is een harde grens in de tool, geen beleidsafspraak.
- Verschil tussen geklokte en geplande tijd, per afdeling en dagdeel
- Uitloop, te vroeg beginnen en afwijkende pauzes apart zichtbaar
- Roosterwijzigingen na publicatie per afdeling en week
- Cellen met minder dan vijf waarnemingen vallen weg
- Nooit een oordeel over een individuele medewerker
Eerlijk verdeeld, of niet
Nacht- en weekenddiensten zijn de valuta van een rooster. Het eerlijkheidsrapport laat over de afgelopen afgesloten weken zien hoe die over het team verdeeld zijn, standaard over acht weken en instelbaar tot zesentwintig, met een spreidingsmaat erbij.
Dat rapport is er niet om iemand af te rekenen, maar om een gesprek te kunnen voeren met een getal erbij. In de praktijk is het vaak het rapport dat het meest verrast.
- Verdeling van nacht- en weekenddiensten over het team
- Over de afgesloten weken, standaard acht
- Instelbaar tot zesentwintig weken
- Met een maat voor de spreiding
Waar je het aan merkt
Het bedrag vóór de loonrun
Je ziet wat een week kost terwijl je hem nog kunt aanpassen.
Minder onnodige inhuur
De poort waarschuwt zodra er een eigen medewerker beschikbaar is.
Grip op het maandbudget
Het stoplicht rekent naar rato, dus je ziet het halverwege al.
Nooit een verzonnen bedrag
Een ontbrekend tarief blijft leeg met uitleg in plaats van nul te worden.
Verliesuren zonder klopjacht
De analyse gaat over dagdelen en afdelingen, nooit over één persoon.
Een eerlijker verdeling
Je kunt laten zien hoe nacht- en weekenddiensten echt liggen.
Wat men hierover vraagt
Wat gebeurt er als ik geen uurtarieven invul?
Dan blijven de bedragen leeg en staat erbij dat het tarief ontbreekt. De urenanalyses werken gewoon door. De tool vult nooit nul euro in, want dan zou een verkeerd totaal er correct uitzien.
Kan ik zien wat een individuele medewerker kost?
De kostenrapportages werken op klasse, afdeling en vestiging. Bedragen en tarieven zitten achter het recht om persoonsgegevens in te zien, dus een planner ziet ze niet.
Wordt overwerk automatisch afgetopt?
Bij vrijwillige meeruren op open diensten geldt een weekplafond van achtenveertig uur. Verder werken de arbeidstijdengrenzen en je eigen roosterregels als rem. Kosten zelf blokkeren niets; die zie je.
Reken één week door
Vul je uurtarieven in en kijk wat een gewone week kost. Dat getal blijkt bijna altijd anders dan verwacht.